Образецответа на необоснованную жалобу в книгу халоб и предл

Сотрудники в недоумении, владелец тоже.

Жалобы просто игнорируются.Книга жалоб: ответ на жалобу.«Тушим огонек, чтобы избежать пожара» Как правило, записи в «жалобную» связаны с претензиями к предприятию.

Часто люди обижаются на «неправильное» обслуживание. Т. е. претензии связаны с сервисом. Конечно, не все, но большинство.

Жалобы на более серьезные нарушения направляются в контролирующие госорганы – прокуратуру, Роспотребнадзор.

Хотя перед этим и делаются попытки урегулировать ситуацию с магазином.

Но вернемся к книге отзывов. «Клиент всегда неправ».

Правильно отвечаем в книге жалоб и предложений

В тексте должны быть четко прописаны принятые меры, либо основания, из-за которых претензия не будет рассмотрена.

Предприниматели или организации, получившие жалобы, могут ответить отказом на предъявляемые к ним требования лишь при наличии для этого законных оснований:

• при отсутствии аргументированной позиции заявителя;
• при неисполнении обязательств в связи с наличием форс-мажорных обстоятельств, оговорённых сторонами в заключённом договоре;
• при предъявлении жалобы не к тому лицу (например, в другой магазин);
• при неисполнении обязательств по вине самого потребителя.

Кроме этого, текст ответа на претензию всегда должен оформляться в официально-деловом стиле, без употребления некорректных или грубых высказываний.

7 (499) 350-80-69 (Москва) 7 (812) 309-75-13 (СПб)

Это быстро и бесплатно !

Как правильно ответить на претензию покупателя? Содержание ответного письма зависит от конкретной ситуации.

Образецответа на необоснованную жалобу в книгу халоб и предложения

Но, в случае с крупным сетевым бизнесом это не представляется возможным. Поэтому в сетевых заведениях записи могут рассматривать локальные руководители — территориальные управляющие, либо управляющие или менеджеры отдельной точки.

Лица, которые не занимают руководящие должности не имеют права на рассмотрение и ответы на записи в книге отзывов и предложений.

Нужно ли реагировать на любую запись?

Записи в книге отзывов и предложений считаются официальными письменными обращениями, которые требуют ответа.

В самой книге ответ должен быть дан на каждую имеющуюся в ней запись.

Образецответа на необоснованную жалобу в книгу халоб и предложений

Руководство должно проявлять в таких случаях гораздо большую гибкость, ведь надо не только дать обоснованный ответ, но и постараться сохранить клиента.

Личный звонок позволяет уточнить все подробности по обращению, а также показывает заинтересованность руководства в решении проблемы.

Отреагировать на жалобу клиента звонком можно гораздо быстрее, чем ответить в письменном виде. Это позволяет избежать часто ненужной огласки проблемы.

Возможные нюансы

Нередко приходится сталкиваться с жалобами, которые написаны под влиянием эмоций и не всегда носят обоснованный характер.

Но нужно постараться отбросить в сторону все эмоциональное описание и дать ответ по существу обращения.

Сложнее всего приходится руководителям предприятий в сфере торговли и услуг.

Образецответа на необоснованную жалобу в книгу халоб и предложение

Заявитель имеет право присутствовать на проверке, а также обжаловать ее результат в суде.

Ответ на претензию

Бывают клиенты, которые достаточно хорошо освоили положения законодательства, что помогло им грамотно оформлять свою претензию. Обычно аргументированной претензия считается, когда приобретенный товар был ненадлежащего качества, или качественный, но такой, который можно законно обменять.

Продавец в таких ситуациях сразу понимает, что клиент прав.

И теперь спорить совершенно бесполезно. Раззадорив спор можно добиться только потери большого количества драгоценного времени, потери существенной суммы денег и даже своей запятнанной репутации.

Еще один плюс в согласии, это то, что остальные заметят, что продавец все аргументы учел и такому законопослушному человеку в случае получения некачественного товара можно смело доверять.

Но если потерпевший не оставил номер, то вины компании не будет.Электронная почта является менее официальным способом оповестить потребителя. Обычно используется для дублирования телефонного ответа.

Также часто ее используют, чтобы оповестить о реакции на благодарность.Внимание! Если жалоба обоснована, то телефонное оповещение обязательно.

Иначе клиент может обратиться в Роспотребнадзор с претензией.

В этом случае компанию будут тщательно проверять.Иногда, потербители оставляют вместо номера телефона и электронной почты, свой почтовый адрес. Ответ на почтовый адрес возможен, но только на усмотрение руководства компании.

Образец ответа на жалобу.
Срок рассмотрения жалоб граждан

В интернет-кафе зашла женщина.

Она просит помочь администратора отправить письмо, найти информацию и далее по списку на полчаса.

Его можно легко найти в интернете. Однако искать нужно только на тех сайтах, которым можно доверять, а не основываться на любой информации.

Будем рады видеть вас снова!

Скачать образец ответа на необоснованную претензию в книге жалоб и предложений

Также, давая обратную связь на необоснованную претензию, при наличии контактов для обратной связи, следует сообщить о рассмотрении претензии с помощью телефона/почты.

Сроки ответа на отзыв в книге жалоб и предложений

Для записей в книге отзывов и предложений, как и для всех письменных обращений есть установленные сроки, в которые они должны быть рассмотрены и отвечены.

Сроки, предоставленные для обратной связи регламентируются Законом РФ«О защите прав потребителей» от 07.02.1992 № 2300-1 и «Инструкцией о книге отзывов и предложений», утверждённой приказом Минторга СССР от 23.07.1973 № 139, но действующей по сей день.

На рассмотрение записи выделяется 5 дней. В течение этого срока должна быть составлена грамотная обратная связь в книге.

Так клиент убедится, что его проблемой занимались «на самом верху», а изложенная информация будет звучать намного убедительнее.

Структура ответа

Пример ответа на жалобу вы можете найти на нашем сайте, а сейчас речь пойдёт о том, как правильно её составить и заполнить.

Ответ на обращение обязательно начинается с шапки. В ней указываются контакты стороны, которая отвечает на жалобу, а также контакты того, кто заявлял претензию в магазин или орган.

Они должны быть идентичны тем данным, которые были указаны в самой жалобе.

Магазин ответчик должен обратиться к заявителю. Лучше всего сделать это официально, но не слишком сухо.

Обращения «Уважаемый/уважаемая» будет достаточно.

В первом абзаце излагается позиция ответчика. Если заявление было признано верным, тогда в этой части должно присутствовать и краткое извинение.

Ф.И.О., должность, роспись, число». Любая жалоба вне зависимости

Правильно отвечаем в книге жалоб и предложений

Именно для этого нужно оставлять свои контакты при составлении записи. В случае с необоснованной претензией, реакция также должна быть незамедлительной.

В тексте нужно поблагодарить клиента и написать, почему его отзыв не может быть рассмотрен. Помимо записи в самой книге, недовольного можно оповестить по телефону или по электронной почте.

Если последует служебное разбирательство, которому станет основой запись в книге отзывов и предложений, то предприятию надо знать, как связаться с клиентом.

Необязательно оставлять номер домашнего или мобильного телефона: регулярно проверяемая электронная почта тоже подойдёт. Какие товары не подлежат обмену или возврату в магазин? Ответ узнайте прямо сейчас.

к содержанию ↑ Как написать благодарность? Благодарность пишется по тем же принципам, что и жалоба:

1. Надо открыть новую страницу в книге отзывов, указать дату и время.
2. Чётко расписать то, что так порадовало клиента.
3. Сообщить своё имя и оставить контактные данные (по желанию).

Чтобы благодарность была более конкретной, стоит хвалить заведение за определённые вещи, избегая общих фраз.

В этом случае претензии излагаются в том же порядке, что и отзыв одного потребителя.

Как ответить на благодарность в книге жалоб и предложений

В какие сроки необходимо ответить на жалобу и какова ответственность за их нарушение? Книга жалоб должна проверяться регулярно, чтобы у предприятия была возможность в оговоренные законом сроки ответить на претензию.

В течение двух дней после написания обращения администрация должна ответить на соответствующей странице о том, что информация принята к сведению и на её основании пройдёт разбирательство.

Если клиент указал свои контактные данные (адрес или номер телефона), то в течение пяти дней после того дня, когда он оставил жалобу, с ним обязан связаться представитель компании и сообщить о рассмотрении сложившейся проблемы.

Когда случай серьёзный, компания может продлить срок разбирательства до 15 суток.