Порядок списания бланков строгой отчетности в бюджетном учреждении

Указанные документы утверждены приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н.

О правилах хранения БСО читайте в материале «Порядок учета и хранения бланков строгой отчетности».

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! БСО нельзя путать с денежными документами, хранящимися в кассе и учитываемыми на счете 0020135000 «Денежные документы». Учреждение оплачивает товары (услуги) и получает документ, по которому эти товары (услуги) могут быть получены в будущем. К денежным документам относятся марки, оплаченные талоны на получение каких-либо товаров (топливо, обеды), оплаченные путевки и т. д.

Бухучет расходов на бланки строгой отчетности

Поскольку БСО учитываются за балансом, встает вопрос, куда отнести расходы на их приобретение.

• сличительная (сверочная) ведомость, составляемая при выявлении несоответствий между фактическими сведения и учетными данными (излишков, недостач);
• акт ревизии, оформлением которого подводятся итоги проверки.

• Документация, непосредственно относящаяся к процедуре списания и последующего уничтожения документов строгой отчетности:

• распорядительный акт руководства хозяйствующего субъекта о назначении и полномочиях особой комиссии по списанию (приказ на списание);
• акт списания БСО, составляемый по форме, содержащей нужные сведения (акт на списание).

Как списать утерянные БСО?

Сотрудник хозяйствующего субъекта, отвечающий за сохранность и целостность БСО, является материально ответственным лицом (МОЛ).

Порядок списания бланков строгой отчетности в бюджетном учреждении

ОБОСНОВАНИЕ

Списывайте все бланки, которые выдаете по назначению или передаете организациям, а также испорченные (устаревшие) бланки.

Используйте акт о списании бланков строгой отчетности (ф. 0504816).

Кроме акта (ф. 0504816) в правилах внутреннего документооборота можете установить, что для списания БСО нужно оформить приказ.

Такие правила учета БСО установлены пунктами 337–338 Инструкции к Единому плану счетов № 157н, Методическими указаниями, утв. приказом Минфина от 30.03.2015 № 52н, и разъясняются в системном письме Минфина от 26.04.2019 № 02-07-07/31230.

Важно: ранее Минфин выпускал частные разъяснения по учету БСО (например, письмо от 14.03.2019 № 02-06-10/16864).

Порядок списания бланков строгой отчетности в бюджетном учреждении в 2019

Муниципальные и государственные учреждения для этих целей с успехом используют форму 0504816 по ОКУД. Для них она утверждена законодательно и зафиксирована в качестве единственно возможной. С коммерческими же организациями процедура может быть мягче.
Компания вправе сама разработать и закрепить за собой право использовать тот или иной бланк для заполнения акта списания бланков строгой отчетности.

В процессе комплексной инвентаризации применяются такие виды описей как инвентаризационная опись:

Основных средствф.ИНВ-1ТМЦф.ИНВ-3ТМЦ, принятых к ответственному хранениюф.ИНВ-5Драгметаллов, присутствующих в деталях, полуфабрикатах и иных изделияхф.ИНВ-8аЦенных бумаг и бланков документов строгой отчетностиф.ИНФ-16

Инвентаризация БСО предполагает строгий порядок в действиях:

1. Руководящим лицом создается приказ о проведении инвентаризации.
2. С материально ответственных сотрудников берутся расписки о сохранности доверенного имущества и готовности его для обследования.
3. Ревизует фактическое наличие, таковое сверяется со сведениями аналитического учета.
4. Оприходуются избытки, списываются нехватки.
5. С ответственного работника берутся нужные пояснения.

Производится инвентаризация при членах комиссии.

Порядок списания бланков строгой отчетности в бюджетном учреждении 2018

Там расположены: код по ОКУД (он уже проставлен в прилагаемом бланке), дата подписания акта, код по ОКПО.

• Название организации. При необходимости – наименование структурного подразделения. Этот пункт особенно актуален при списании бланков строгой отчетности при проведении инвентаризации в рамках одного их подразделении компании.
• ФИО материально ответственного лица, его должность.
• Бухгалтерская информация: кредит и дебет счета, по которому проводится акт.
  Эта информация заполняется уже после поступления акта списания бланков строгой отчетности в бухгалтерию.
• Перечисление состава комиссии. Оно включает ФИО председателя (отдельно) и членов комиссии с указанием должностей.

Продолжается документ ссылкой на приказ, сформировавший перечисленную комиссию по уничтожению БСО.

Списание бланков строгой отчетности в бюджетном учреждении 2019

1 105 36 449

750

Одновременно бланки отражены на забалансовом счете

Забалансовый счет 03

750

Списаны оформленные бланки квитанций (200 шт. x 1,5 руб.)

Забалансовый счет 03

300

Пример 2.

Воспользуемся условиями примера 1 и предположим, что в связи аварией центрального водопровода затоплены отдельные складские помещения. Испорчены 3000 бланков, находившихся на хранении на складе. По факту был составлен акт о списании испорченных бланков.

В данном случае операции по списанию бланков отразятся следующим образом:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Списаны по акту испорченные бланки квитанций (3 000 шт.

Списание бланков строгой отчетности в бюджетном учреждении 2018

Если решение о списании принято в отношении бланков, находящихся на хранении (на складе) у субъекта учета, то их стоимость относится на расходы текущего финансового периода (по дебету счетов 1 401 10 172 «Доходы от операций с активами», 1 401 20 273 «Чрезвычайные расходы по операциям с активами») (Письмо № 02-07-07/31230).

Рассмотри порядок отражения БСО в учреждении на примерах.

Пример 1.

Казенное учреждение заключило с типографией договор на изготовление 5000 бланков квитанций на сумму 7500руб. (1,5руб. за шт.). Бланки оприходованы на склад, после чего 500 шт. были выданы кассиру. Кассир оформляет и выдает такие квитанции как документы, подтверждающие прием денежных средств в качестве платы за оказанные услуги.

Списание бланков строгой отчетности в бюджетном учреждении 2019 проводки

Ниже обязательно должен быть обозначен период, в который произойдет списание документов.

Основная часть акта списания бланков строгой отчетности – это таблица с перечислением пригодных к уничтожению документов. Удобство таблицы в обилии данных, которые в нее могут быть помещены. Хотя приведенная в бланке таблица предполагает указание в каждой из строк:

• Номера и серии бланка, подлежащего списанию.
• Причины списания.
• Даты уничтожения документа.

Продолжительность таблицы определяется только конкретными условиями, в частности, количеством БСО, трудностью принятия решения об их списании и пр.

Заключительная часть документа, которая может располагаться как на той же странице, так и на значительном расстоянии от начала (смотря по объему прикрепляемой таблицы), – это подписи комиссии во главе с председателем.

Каждая подпись требует расшифровки.

Списание бланков строгой отчетности в бюджетном учреждении 2018 проводки

Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 № 359. Также существуют и требования по обращению с БСО для разных отраслей.

Примерами БСО являются:

• квитанция на прием вещей в камеру хранения;
• абонементная книжка для расчетов за питание учащихся;
• туристическая путевка;
• сертификат;
• диплом;
• больничный лист.

Каждое учреждение должно установить в учетной политике применяемые им БСО.

О том, что такое бланк строгой отчетности, читайте в статье «Что относится к бланкам строгой отчетности (требования)?».

Бухучет бланков строгой отчетности

Бухучет в бюджетном учреждении регулируется Единым планом счетов и инструкцией, утвержденными приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н, а также частным планом счетов, утвержденным приказом Минфина РФ от 16.12.2010 № 174н.