Образец регламента по предоставлению отпусков
Можно указать условия, при которых работник может на него рассчитывать;
- вопросы по предоставлению дополнительного отдыха, правила которых не установлены на законодательном уровне, а отданы на соглашение сторон;
- нюансы предоставления учебных отпусков сотрудникам;
- вопросы об объединении или использовании по частям отпусков, а также порядок оплаты такого времени;
- перечень необходимых документов, которые сотрудник должен предоставить при оформлении того или иного вида отдыха и т. д.
Кроме того, положение о предоставлении отпусков может содержать ответы на вопросы, касающиеся отпускных выплат.
Составляя документ, следует помнить, что его нормы не должны ухудшать существующие в трудовом законодательстве условия предоставления отдыха (согласно ст. 8 ТК РФ).
Уведомление работников — формальный, но очень важный момент
Сложно представить работника, который в пылу труда способен забыть о том, когда же для него запланирован отпуск. Тем не менее закон строго, под угрозой неблагоприятных последствий (норма ч.2 ст.
124 ТК — только способ выражения недовольства сотрудником, но ведь за нарушение трудового законодательства нанимателя и оштрафовать могут) обязывает нанимателя уведомить работников о грядущем отпуске.
Образец регламента по предоставлению отпусков
Составляем Положение о предоставлении отпусков
Поскольку Положение об отпусках не является обязательным локальным нормативным актом работодателя, его структуру и содержание он определяет самостоятельно. Для удобства Положение обычно содержит не только порядок предоставления отпусков, устанавливаемый работодателем, но и положения, являющиеся обязательными для всех работодателей и не предполагающие вариативность. Например, случаи, когда оплачиваемый отпуск по заявлению работника предоставляется до истечения 6 месяцев непрерывной работы.
При желании работодатель может утверждать, например, отдельное Положение о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска или даже самостоятельное Положение о предоставлении академических отпусков.
Большинство нанимателей предпочитают перестраховаться — знакомить сотрудников или с опросным листом (заявкой), или с графиком.
Унифицированная форма Т-7 графы для ознакомления работников не содержит
К слову, ознакомление может быть проведено разными способами:
- путём составления отдельного листа ознакомления (удобно, если организация довольно крупная);
- путём рассылки графика по электронной почте;
- путём вывешивания графика на общий информационный стенд организации.
Сегодня существует ПО, существенно упрощающее жизнь кадровика. Тот же график отпусков в организации, где я работаю, составляется автоматически — в системе SAP. Безусловно, заявки программа сама не соберёт и не проанализирует, но окажет существенную техническую помощь и, по возможности, укажет на ошибки.
- Цель
Настоящий документ устанавливает регламент, регулирующий время отдыха: выходные дни, праздничные нерабочие дни, отпуск, перерыв в течение рабочего дня сотрудников ООО «Организация», именуемого далее Организация.
- Ответственность
Сотрудник Организации подтверждает, что он ознакомлен с регламентом, полностью его понимает и будет ему следовать.
- Отпуск и свободное время
3.1. Ежегодный отпуск
3.1.1. Каждый сотрудник имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней за календарный год пропорционально количеству месяцев, проработанных в Организации.
3.1.2. Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск продолжительностью 3 календарных дня предоставляется сотрудникам с ненормированным рабочим днем.
3.1.3.
Документ подписывается работодателем и сотрудниками отдела кадров.
Четкой структуры документа не существует. Поэтому руководитель вправе формировать его по своему усмотрению.
Готовый проект согласовывается с профсоюзом организации (при наличии). После согласования он вводится в действие приказом работодателя.
В распоряжении указывается дата вступления локального акта в силу, а также лицо, ответственное за его исполнение. После подписания приказа на первой странице положения нужно проставить отметку «Утверждаю» с указанием реквизитов указа. Оба документа хранятся вместе. При этом положение является приложением к приказу.
Согласно нормам ст.
Документ должен содержать шапку и несколько разделов, касающихся предоставления сотрудникам различных видов отдыха.
Шапка
В шапке следует указать наименование предприятия, Ф.И.О. и должность работодателя и дату утверждения. Там же ставится подпись директора и печать.
Разделы
Положение состоит из нескольких разделов, краткое содержание которых представлено ниже:
- «Общие положения». Помимо законодательных актов и нормативов, в этом пункте также указывается, что именно регламентирует документ.
- «Основания и условия предоставления ежегодных отпусков».
В нем перечисляются категории работников, имеющихся на предприятии.
6.12. Отзыв работника из отпуска допускается только с его согласия. Неиспользованная в связи с этим часть отпуска должна быть предоставлена по выбору работника в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год.
Отзыв из отпуска работников в возрасте до восемнадцати лет и беременных женщин не производится.
6.13. При увольнении с Предприятия работнику выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные отпуска.
6.14. По письменному заявлению работника неиспользованные отпуска могут быть предоставлены ему с последующим увольнением (за исключением случаев увольнения за виновные действия).
2.1. Профессорско-преподавательскому составу ежегодный отпуск продолжительностью 56 календарных дней предоставляется в период летних каникул. Работникам подразделенийобслуживающих образовательный процесс отпуск предоставляется с учетом специфики образовательного учреждения также в летний каникулярный период продолжительностью 28 календарных дней.
2.2. Работникам, занятым в приемной комиссии, летних практиках и других плановых мероприятиях, ежегодный отпуск, как правило, предоставляется после окончания этих мероприятий, в случае невозможности предоставления им отпуска продолжительностью указанной в пункте 2.1 в период летних каникул, отпуск предоставляется частями, по соглашению сторон, преимущественно в летний и зимний каникулярные периоды, с учетом требований пункта 1.4 настоящего Положения.
2.3.
Законодательством предусмотрены и непроплачиваемые отпуска — порядок их предоставления отличается и установлен ст. 128 ТК РФ.
Кадровик при составлении плана по отпускам на грядущий год, а также в процессе текущей работы по оформлению отдыха сотрудников должен учитывать следующие общие моменты:
- Отпуск работнику предоставляется за его индивидуальный рабочий годовой период, который в большинстве случаев с календарным годом не совпадает. Этот период начинают исчислять со дня зачисления на работу, переводы и перемещения на период не влияют. Сдвинуть индивидуальный год вперёд может лишь «перебор лимита» (свыше 14 дней в календарном году) неоплачиваемого отпуска, а также нахождение сотрудницы в социальном отпуске по уходу за детьми.