Прошивка документов для госинспекции образец
В зависимости от уровня важности сшитой документации может потребоваться заливка подписи и печати клеем.
Некоторые бумаги можно скреплять не полностью, а скреплять только левый уголок бумаги, примером такой документации могут быть кассовые чеки.
Документы, которые могут храниться не более 10 лет, нет нужды сшивать они могут храниться в скоросшивателе.
В некоторых предприятиях для облегчения процесса сшивки присутствуют брошюраторы, но подобная сшивка не годится для архивного хранения документации.
Видео-инструкция
Для того чтобы более полно представлять себе каким образом происходит процесс сшивания документов следует также просмотреть видео-инструкцию данного процесса.
Одним из важнейших факторов успешной деятельности компании является грамотное оформление документации и правильное ведение процессов документооборота.
- 2-3 листа сшиваются обычной нитью.
Ее необходимо сложить вдвое для прочности. Процесс прошивки начинается с того, что в листах проделываются отверстия. Прошивку производят с задней стороны собранных вместе листов.
- Иглу вводят сначала в среднее отверстие.
Лучше использовать двойную прошивку. Когда сшивание завершено, иголку с ниткой вводят в центральное отверстие и выводят на заднюю сторону собранных вместе документов. Оставшийся конец нитки нужно завязать узелком.
Как прошивать документацию ниткой
Подготовка принадлежностей:
- иглы с нитью подходящей толщины
- документов, которые необходимо прошить
- шило или другой инструмент для проделывания проколов в бумаге
- печати организации
- клея канцелярского
Прошиваем документ в 3 этапа:
- Готовим бумаги для прошивки.
Оформление обложки
Перед тем как правильно прошить документ, требуется подготовить все необходимые материалы. Для каждой отдельной папки необходима картонная обложка.
Среди обложек выделяют:
- стандартные, которые имеют размер 22,9 на 32,4 см, применяемые для типовых бумаг;
- нестандартные, используемые для листов большего формата, отличного от А4;
- длительного хранения – изготовлены из более прочного материала и могут иметь произвольную форму (рассчитано для документов со сроком хранения более 25 лет).
Для сдачи в госорганы применяется бескислотный картон. На обложках указывается опознавательная информация, необходимая для быстрого и удобного поиска папки среди других материалов.
Как подшивать документы нитками на 2, 3 и 4 дырки, а также на уголок
Документы сшивают для обеспечения их целостности. Последовательная нумерация, а также скрепление листов шнурком или нитками полностью решают эту задачу.
Иногда шнуровка необходимо согласно правилам, установленным в организации, иногда — согласно законодательству.
В этой статье мы рассмотрим как правильно прошить документы в делопроизводстве.
Какие документы необходимо сшивать?
В делопроизводстве чаще всего сшивают документацию для того чтобы передать ее в архив, либо при предоставлении ее в банк и другие финансовые учреждения. Также прошивка документов требуется при сдаче отчетности во внебюджетные фонды и в ФНС.
Документ необходимо не только прошить, но и пронумеровать.
Если проверка касается соблюдения требований охраны труда в организации, то инспекция может запросить, например, инструкции по технике безопасности, журналы регистрации инструктажей и т. п.
Порядок ознакомления проверяющих с документами организации зависит от формы проводимой проверки: выездная или документарная.
Представление документов при документарной проверке
Как представить документы по требованию трудовой инспекции при документарной проверке
В ходе документарной проверки инспекторы в первую очередь знакомятся с уже имеющимися у них документами по организации (актами предыдущих проверок, материалами рассмотрения дел об административных нарушениях и т. п.).
В принципе, если хочется попробовать работать без бумаги, либо сократить её, а также делать все расчеты с легкостью, то можно обратиться к онлайн-бухгалтерии номер один в России — «Контур Бухгалтерии» от всем бухгалтерам известной компании СКБ Контур.
Самым популярным участком бухгалтерии, для которого используют онлайн-бухгалтерию, является зарплатный — у него самый доступный тариф — 1500 руб в квартал (включая отчетность)! Это очень интересная альтернатива 1С, причём работать можно с выгруженными из 1С базами!
Правила сшивания документов ГОСТ
Федеральный закон «Об архивном деле» обязывает организации обеспечивать сохранность архивных документов в течение установленных сроков хранения (статья 17).
ФЗ).
В частности, трудовая инспекция может запросить: – учредительные документы организации, а также приказы, подтверждающие полномочия ее должностных лиц; – трудовые договоры с сотрудниками; – личные карточки сотрудников; – штатное расписание; – трудовые книжки сотрудников, книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также приказ о назначении лица, ответственного за учет, ведение и хранение трудовых книжек; – приказы по кадрам (прием, перевод, отпуск, увольнение и т. п.); – правила внутреннего трудового распорядка; – локальные нормативные акты об оплате труда (например, Положение об оплате труда, Положение о премировании); – сведения об отсутствии задолженности по зарплате; – ведомости, записки-расчеты, а также иные документы, касающиеся начисления и выплаты зарплаты; – табели учета рабочего времени и т.
Если в нумерации листов допущено много ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа.
В конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле, вносятся также исправления во внутреннюю опись, или опись составляется заново.
При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче в архив допускается по согласованию с ним употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.
После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела.
Кроме того, нужную отметку может поставить и частный предприниматель, но в любом случае лучше, чтобы подпись стояла одновременно и на стикере, и на листе.
Подписывая прошитые документы, управляющий берет на себя ответственность за их содержимое или назначает ответственным за достоверность другого сотрудника путем подписания соответствующего приказа.
И нужно ли туда вносить запись об установлении ненормированного рабочего дня.
Поэтому любому делопроизводителю и человеку, сталкивающемуся в своей деятельности с большим количеством документации, важно знать, как правильно прошивать документы.
По истечении года после завершения дел материалы сдаются в архив конторы. Если такового не имеется, то передаются на государственное или муниципальное хранение.
Одним их важнейших требований к прошитым документам является неприкосновенность. Поэтому в случае упущения какого-либо листа или материала просто так вставить его не получится.
Для этого потребуется расшивать дело и формировать его заново либо оформлять пропущенный документ отдельно.
Складывайте документы по датам составления и таким образом, чтобы их впоследствии было удобно просмотреть.
Для того чтобы уберечь титульный лист от разрыва, практично в месте прошивания подложить полоски картона, и уже сквозь них пропускать нить. Для обложки лучше использовать картонные папки с надписью «Дело».
Они могут иметь разную толщину и размеры.
Отсутствие единого стандарта, дающего разъяснения по вопросу сшивания документов, довольно часто приводит к возникновению споров относительно их оформления. При подаче бумаг в госструктуры нужно иметь в виду, что в некоторых из них требования, предъявляемые к их оформлению, могут отличаться от стандартов, принятых в делопроизводстве.