Направляю в ваш адрес акт сверки взаимных расчетов

Ведь, по сути, переписка осуществляется между двумя руководителями.

Содержит перечень передаваемых документов: наименование, номер, дату документа. Также может содержать просьбу (подтвердить получение, вернуть, передать и т.п.). Таковы основные требования к форме. Образец к документам Прекрасным ориентиром при составлении станет проверенный практикой образец сопроводительного письма к документам.

Перед сверкой не забудьте о том, что обработка входящих платежей из Федерального казначейства может занимать до пяти дней. Отправляя документы по почте, Вы должны обязательно приложить к ним сопроводительное письмо. Некоторые фирмы, которые не хотят тратить лишнее время, могут возразить и сказать, что такого рода работа бессмысленна.

Акт сверки взаимных расчетов составляется двумя организациями.

При этом регистрационный номер такого документа (составленного совместно двумя и более организациями) состоит из регистрационных номеров документа каждой из сторон акта, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

В соответствии с п.3.22 ГОСТ в состав реквизита “Подпись” входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное — на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Пример 1.

Вице-президент Торгового дома Личная подпись В.А.

Направляю в ваш адрес акт сверки взаимных расчетов

• Просим вас в такой-то срок подтвердить (подписать) сведения и вернуть документ по указанному адресу;
• Ссылка на норму действующего законодательства, в частности, Гражданский Кодекс, например: в случае не возврата документа, равно как и отсутствия разногласий будем считать сальдо подтвержденным.

Образец заполнения сопроводительного письма к АС

Сроки для представления

Действующим законодательством не предусматривается ни форма акта сверки, ни сроки его исполнения. При грамотном оформлении хозяйственного договора стороны стараются указывать необходимость его исполнения, а также сроки проведения проверки данных.

На сегодня фактически контрагенты не имеют обязанности подписывать или возвращать акты сверок.

Направляю в ваш адрес акт сверки взаимных расчетов скачать бесплатно

Игнатов

Кроме того, согласно п.2.3.1.11 “Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения”, утвержденной Приказом Главархива СССР от 23 мая 1988 г.

N 33 (далее по тексту — Приказ N 33), все экземпляры актов сверки расчетов должны содержать подлинные подписи должностных лиц и визы согласования.

При этом если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте акта сверки расчетов, отсутствует, то акт подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель.

Обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего акт, и его фамилия (исправления можно внести чернилами или машинописным способом, например: “и.о.”, “зам.”).

Направляю в ваш адрес акт сверки взаимных расчетов заполнить онлайн

Петрухин

Допускается в реквизите “Подпись” центрировать наименование должности лица, подписавшего акт сверки расчетов, относительно самой длинной строки.

Пример 2.

Исполнительный директор Личная подпись С.А. Матросов ООО “Кафе Х”

Акт сверки расчетов должен подписывать главный (старший) бухгалтер организации. При подписании акта сверки расчетов несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

На практике бывает, что сверку расчетов по поручению руководства производит работник организации с выездом к контрагенту.

• причину проведения проверки.

Удобно разработать отдельный образец сопроводительного письма к контракту с каждой организацией, с которой существуют договорные отношения. В таком случае организация должна назначить лицо, отвечающее за актуальность реквизитов и должностных лиц контрагентов. Форма документа утверждается приказом, электронная форма должна быть доступна исполнителям.

Как направить в электронном виде

Компании необходимо решить вопрос возможности отправки корреспонденции в электронном формате.

При отправке документа по электронной почте есть два варианта его направления:

• вложением сканированного документа с подписями уполномоченных лиц;
• копированием образца в тело электронного письма.

Второй вариант допустим, когда акты сверки направляются в рамках согласованного компаниями документооборота.

Лучше всего, если образец сопроводительного письма к акту сверки будет разработан в организации, тогда работники смогут использовать утвержденную форму.

В нем можно указать предпочтительный способ получения ответа ( почтовым отправлением, на электронный адрес, курьером).

Текст может быть примерно следующий.

Для составления необходимо знать:

• должностное лицо в компании контрагента, которое имеет соответствующие полномочия;
• актуальные реквизиты компании-адресата;
• актуальные реквизиты собственной компании;
• причину проведения проверки.

Удобно разработать отдельный образец сопроводительного письма к контракту с каждой организацией, с которой существуют договорные отношения. В таком случае организация должна назначить лицо, отвечающее за актуальность реквизитов и должностных лиц контрагентов.

Рассказывает практик

Наталья БЕЛЬСКАЯ, главный бухгалтер государственного БУЗ Московской области «Жуковская стоматологическая поликлиника»

«В нашем учреждении обязанность отправлять и истребовать обратно акты сверки лежит на секретаре. Конечно, она не проводит сверку, а отвечает за наличие актов.

Бухгалтер по расчетам составляет акты и передает секретарю вместе со списком поставщиков, который формируют согласно заключенным договорам.

В случае разногласий бухгалтер распечатывает акт сверки и с сопроводительным письмом вместе с копиями документов передает секретарю. Она, в свою очередь, отправляет пакет документов контрагенту.

Распечатать акты сверки в бухгалтерской программе можно сразу, применяя групповую обработку.
Это тоже сократит время.

К ним относятся наименование, ИНН, КПП, адрес. Дополнительная информация (ОГРН, банковские счета и пр.) указывается по желанию.

Реквизиты получателя указываются в верхнем правом углу. Обязательно приводится наименование получателя. ИНН, адрес, должность получателя и иная дополнительная информация не являются обязательными, но помогают быстрее доставить пакет до нужного человека. С точки зрения принципов деловой переписки, направляя акт сверки, рекомендуется указывать получателем руководителя.

Если его имя неизвестно, указывается только должность.

Текст сопровождения

Эта часть традиционно начинается словами «Направляем вам…». Далее обобщенно указывается пакет бумаг, цель отправки просьба к получателю о порядке работы с направляемыми документами.

Регистрируется бумага в журнале регистрации исходящей корреспонденции. Что же касается срока хранения, то он един для подобного рода деловой переписки и составляет 5 лет.

Образец сопроводительного письма к акту сверки

На сегодняшний день существует единственный стандарт по оформлению писем любого назначения — ГОСТ Р 6.30-2003 от 03.03.2003.

Он обычно содержит эмблему организации и полное ее название.

В сопроводительном письме к акту сверки последовательно сверху вниз должна располагаться следующая информация:

• Наименование получателя. Если это организация, то важно внимательно прописать сотрудника компании, которому адресована бумага. В прикрепленном бланке указаны должность, фамилия и инициалы конкретного работника.
  Все это располагается в верхней правой части письма. Здесь же допускается размещение почтового адреса.
• Номер и дата составления.
• При наличии – ссылка на номер и дату предыдущего письма деловой переписки между контрагентами.
• Вежливое обращение к адресату по имени и отчеству.