Образец номенклатуры дел 2020 года

При большом объеме документов номенклатура дел поможет систематизировать ихПередаете ли вы в архив дела с учетом всех требований к их оформлению? С номенклатурой дел вы сможете правильно нумеровать и распределять документы по папкам, вовремя уничтожать и (или) сдавать их в архивУ вас централизованное делопроизводство? Если в компании есть филиалы и представительства, которые ведут свой документооборот, то пусть и головной офис, и каждый филиал разработает свою номенклатуру дел, чтобы присваивать делам номера в соответствии с принятой систематизацией дел. Так компания сможет по номерам документов определять, кто составил документ Если вы ответили «нет» три или четыре раза, рекомендуем начать составлять номенклатуру дел на будущий год.

Согласовывайте номенклатуру дел поэтапно. Каждый отдел согласовывает свой проект номенклатуры с ответственным за единую номенклатуру дел организации.

ЭПК) соответствующего архива и экспертной комиссией самой организации, если дела будут передаваться в госархив.

Утверждение НДО может быть произведено двумя способами:

• проставлением специального грифа на титульном листе документа с подписью директора, печатью организации и датой;
• изданием соответствующего приказа об утверждении данного документа.

НДО может быть утверждена только после ее проверки ЭПК, ведь может так случиться, что потребуется внести изменения в документ после получения замечаний от сотрудников госархива.

О сроках хранения документов в архиве читайте в нашей статье«Какой срок хранения документов в архиве организации?».

Как оформлять заголовки дел

Рекомендации по оформлению заголовков дел содержатся в п.

Образец номенклатуры дел 2020 года

Работа над проектом нового Перечня типовых архивных управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения1, уже завершается.

Если бланк содержит несколько листов, их следует скрепить между собой, пронумеровать и надлежащим образом проштамповать в конце, проставив дату составления, отметив количество страниц и заверив все подписью ответственного лица.

Документ составляется в единственном экземпляре, который после утраты актуальности передается на хранение в архив предприятия.

Образец составления номенклатуры дел

1. Вначале вносится стандартная информация:
   • полное наименование компании,
   • дата составления документа,
   • предстоящий год, на который он пишется,
   • населенный пункт, в котором зарегистрирована организация.

   Тут же отводится несколько строк под утверждение руководителем (сюда вписывается его должность, фамилия-имя-отчество, дата подписи).

2. Далее идет основная часть, оформленная в виде таблицы.

Основных архивных правил. Указываются названия дел в графе 2 НДО.

Подбирая заголовок для дела, необходимо позаботиться о том, чтобы он в полной мере отражал основное содержание сшитых вместе документов. Название должно быть четким и обобщающим.

Категорически запрещено использовать такие заголовки, как «Разные документы», «Общая корреспонденция» и им подобные. Такие формулировки считаются сотрудниками архивов некорректными.

В названии не рекомендуется использовать вводные слова и обороты со сложной пунктуацией.

В зависимости от характерных особенностей сшитых в дело документов устанавливается определенная последовательность терминов, использованных при формировании заголовка дела.

Это позволяет точно подсчитать количество документов, с которыми компания входит в новый год.

Кто ведет номенклатуру дел

Ведение документа может находиться в компетенции делопроизводителя, секретаря, сотрудника/руководителя отдела канцелярии или архива, кадровика – все зависит от распределения должностных обязанностей в организации. Но в любом случае, после составления номенклатура передается на подпись руководителю компании.

Правила составления

Несмотря на несколько «громоздкое» название, данный документ имеет довольно простую и понятную структуру. На сегодняшний день нет его унифицированного образца, поэтому предприятия могут писать его в произвольной форме, добавляя необходимые разделы и пункты.

2. Каждый отдел самостоятельно разрабатывает номенклатуру дел по своему подразделению.

3. Если в Перечне № 558 нет документа, который есть у вас, подбирайте наиболее близкую статью по смыслу.

Номенклатуру за прошлый год используйте как основу для научно-технической обработки дел и подготовки к передаче в архив. Сам документ также сдавайте в архив и используйте как справочник о ранее заведенных делах.

Составьте раздел номенклатуры дел отдела кадров

Номенклатура дел для отдела кадров не попадает под понятие типовой или примерной (п. 3.2.5.2 приказа Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33). Это будет индивидуальная номенклатура для конкретной организации.
Перечень документов в номенклатуре дел в каждом отделе кадров будет различный. Чтобы составить свою номенклатуру, распределите документы на группы (скачайте образец здесь). В такой последовательности и располагайте документы внутри номенклатуры дел.

Возьмите форму номенклатуры дел из приложения 7 к Основным правилам работы архивов организаций от 6 февраля 2002 г.

Это позволяет фирме отслеживать, обеспечивается ли предусмотренная законом сохранность документов в течение установленных сроков.

В номенклатуре также могут фиксироваться иные сведения, используемые в целях повышения эффективности документооборота (например, индексы дел, количество их томов, служебные отметки и примечания). В этом заключается польза номенклатуры с точки зрения систематизации управления документами.

Обеспечение сохранности документов: чем поможет номенклатура

Обеспечение сохранности кадровых документов в течение установленных законом сроков — одна из ключевых задач кадровика.

И использование номенклатуры может способствовать ее решению.

Для того чтобы хранить документы в течение установленного срока, кадровику нужно данный срок определить (для каждого дела) и сопоставить с используемыми типами документов.

Основными НПА, устанавливающими сроки хранения кадровых документов, можно назвать:

• перечень типовых документов, утвержденный приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558;
• перечень типовых документов, утвержденный Главархивом СССР 15.08.1988.

В частности, нормы, устанавливающие сроки хранения кадровой документации, содержатся в разделе 8 перечня, утвержденного приказом № 558, а также разделе 6 перечня, введенного Главархивом СССР.

Следующая задача кадровика — провести экспертизу ценности используемых в документообороте источников.

Обеспечение сохранности документов: чем поможет номенклатура

Нюансы составления номенклатуры дел кадровой службы

Структура номенклатуры отдела кадров

Утверждение номенклатуры дел кадровой службы

Где скачать образец номенклатуры дел отдела кадров на 2020 год

Итоги

Что представляет собой номенклатура дел кадровой службы

Через кадровую службу любой современной фирмы проходит огромное количество самых разных документов: локальных нормативных актов, карточек, трудовых книжек, договоров. И конечно, для их эффективного учета необходима систематизация документооборота.

Но даже если фирму теоретически устраивает ведение оборота кадровых документов вне системного подхода, в определенных случаях ей придется систематизировать его исходя из требований законодательства.

Дело в том, что в соответствии с п. 1 ст.

Данная графа заполняется в конце календарного года, когда кадровик будет точно знать количество дел, учет которых ведется фирмой.

• В 4-й графе фиксируется срок хранения каждой категории документов, а также приводятся ссылки на статьи НПА, в которых данные сроки определены.
• В 5-й графе могут быть сделаны примечания относительно использования документов, относящихся к определенному делу. Например, отражающие факт изъятия или уничтожения тех или иных документов.

Сформировав перечень категорий кадровых дел к концу года, специалист может приступать к официальному утверждению данного перечня в виде номенклатуры дел, которая будет использоваться с 1 января следующего года.

Утверждение номенклатуры дел кадровой службы

Номенклатура отдела кадров (структурного подразделения фирмы) должна быть частью сводной номенклатуры, составляемой для организации в целом.