Журнал информирования сотрудников
Если это требование самого первого лица, то постарайтесь получить хотя бы его письменное указание. Данное информирование может проводить как секретарь, так и сотрудник кадровой службы.
Обучение
Следует обязательно доводить до сотрудников сведения о возможности повышения профессионального уровня. Это могут быть тренинги, курсы повышения квалификации, семинары и конференции, особенно если они связаны с перспективами карьерного роста сотрудников. Кроме того, следует информировать коллектив о предстоящих аттестациях, а после их проведения – об их итогах. Информируют об этом, как правило, сотрудники кадровой службы.
Документационное обеспечение управления
Внутренние распорядительные документы (приказы, распоряжения) доводятся до сведения сотрудников. Ознакомить коллектив с приказами по организации (кроме кадровых) обязан секретарь.
Как правило, имиджем организации занимаются либо организации-имиджмейкеры, либо внутреннее подразделение организации – отдел маркетинга и рекламы, отдел по связям с общественностью.
Корпоративная культура – модель поведения внутри организации, система ценностей, принципов, сформированная в процессе функционирования компании и разделяемая всеми членами коллектива. Как правило, это вводная информация для будущих сотрудников предприятия, о которой им рассказывают работники кадровой службы.
Информация о корпоративной культуре представляет собой сведения:
• о корпоративном стиле: дизайн помещений, символика компании, корпоративные цвета, дресс-код, принятый в компании (информирует отдел управления персоналом);
• формуле вежливости – модель общения, принятая в организации.
Журнал информирования сотрудников
КАК НАЛАДИТЬ ОБРАТНУЮ СВЯЗЬ В ОРГАНИЗАЦИИ
Обратная связь – следствие информирования, и направлена она снизу вверх, в отличие от информирования. Руководство любой организации всегда интересуют результаты работы подразделений и отдельных сотрудников, реакция коллектива на те или иные события, предложения по совершенствованию работы, информация о возможных правонарушениях, злоупотреблениях и иные сведения из недр трудового коллектива. Рассмотрим, какие методы используются для обратной связи.
Докладные и пояснительные записки
Создают сотрудники в рабочем порядке по производственным вопросам и подают руководителю на рассмотрение, который принимает соответствующее решение (Пример 5).
Отчеты сотрудников о проделанной работе
Эту форму обратной связи применяют наиболее часто.
• шаблоны писем и договоров (ссылка);
• инструкцию, как построить эффективное общение с клиентом: схему (скрипт) телефонного разговора, схему переговоров, схему работы с возражениями (ссылка);
• формы отчетов о работе и информацию о периодичности их предоставления;
• информацию о командировках: правила оформления документов для командировки, пребывания в командировке (перечень гостиниц для проживания, транспортных и пассажирских компаний, услугами которых допускается пользоваться, и т.д.); приказ с утвержденными размерами суточных; правила составления и предоставления авансового ответа по возвращении из командировки (ссылки);
• схему начисления бонусов и штрафов за выполнение/невыполнение плана продаж;
• принципы распределения зон ответственности в отделе продаж.
Журнал оповещения сотрудников с локальными
Для решения каких-либо споров и вопросов просматривается вся история переписки. Например, может выясниться, что файл не был отослан или адресат его не находит. В таком случае пересылают первое исходное сообщение с рекомендациями, как нужно настроить свою электронную почту, чтобы важные сообщения не терялись.
Сотрудники организации могут обратиться к вам с просьбой разослать объявление частного характера, поэтому следует сразу определить границы дозволенного (или полностью отказаться от подобной рассылки) и порядок работы с такими просьбами.
Также будут поступать поручения от сотрудников и руководителей различного уровня сделать то или иное объявление, касающееся служебных обязанностей.
В таких случаях следует:
• требовать у данного лица, чтобы оно само сформулировало текст сообщения и указало список рассылки, кому отправить данное сообщение.
Работодатель самостоятельно определяет степень детализации приводимой информации.
Главное при разработке текста не забывать об основных целях уведомления:
- информировать о предстоящих изменениях в трудовом законодательстве в части трудовых книжек;
- довести законодательно установленный срок (не позднее 31.12.2020), в течение которого нужно передать работодателю заявление о выбранном способе ведения трудовой книжки;
- сообщить сотрудникам иную важную информацию: о последствиях неподачи указанного заявления, действиях работодателя по выдаче на руки бумажной трудовой книжки при выборе сотрудником электронного способа ее ведения и т.
Рассмотрим основные инструменты и каналы информирования.
Интранет
Информационный корпоративный портал (интранет) – это автоматизированная система, объединяющая в себе различные информационные корпоративные сервисы, адаптированные под служебные и профессиональные потребности сотрудников. Другими словами, это массив разнообразной информации, необходимой сотрудникам организации для выполнения их служебных обязанностей, и предназначенный для повышения эффективности труда и взаимодействия между подразделениями.
Значимость корпоративного портала многократно возрастает в случае, если организация имеет разветвленную структуру с филиалами, территориально удаленными друг от друга, а также при активном разъездном характере работы значительной части сотрудников, т.к.
• инструкция по соблюдению режима безопасности внутри организации;
• инструкция по работе с документами, имеющими гриф «для служебного пользования» и «конфиденциально»;
• перечень сотрудников, которые имеют доступ к информации о коммерческой тайне организации, и т.п.
В зависимости от вида и свойства информации в организации выстраивается система информирования. Чтобы система была эффективной, необходимо для каждого конкретного случая передачи информации:
• определить содержание и объем передаваемой и получаемой информации;
• определить круг лиц, до которых необходимо донести информацию;
• установить периодичность и сроки передачи информации;
• определить ответственных, кто будет информировать конкретных лиц или группы;
• выбрать формы предоставления информации и каналы, исключающие ее искажение;
• наладить обратную связь, т.е.
Состоит из следующих столбцов:
- порядковый номер;
- дата создания уведомления;
- регистрационный номер;
- Ф.И.О. специалиста, направившего уведомление, и его должность;
- сведения о сотруднике, которому оно направлено;
- дата вручения;
- отметка об ознакомлении.
Так может выглядеть журнал регистрации:
Каждая организация составляет журнал по своему усмотрению, добавляя, убирая или объединяя столбцы. Также в продаже имеются готовые журналы в удобном книжном формате с уже напечатанной основой.
Таким же образом ведется и журнал по технике безопасности. Подробнее об этом читайте тут.
к содержанию ↑
Правила ведения и хранения
За сохранность и ведение документа отвечает ответственный специалист отдела кадров или делопроизводитель (если есть).
Образец уведомления работников об электронных трудовых книжках представлен ниже:
Скачать образец уведомления
Образцы разнообразных уведомлений вы можете найти на нашем сайте:
- «Как написать уведомление о расторжении договора — образец»;
- «Уведомление о применении льготы по НДС — образец»;
- «Уведомление о контролируемых сделках: новый бланк».
Итоги
Уведомление сотрудников о переходе на электронные трудовые книжки — обязательный для всех работодателей документ, с помощью которого необходимо не позднее 30.06.2019 проинформировать работников об изменениях в трудовом законодательстве в части ведения трудовых книжек.