Когда оформляется бухгалтерская справка

Оформление основной части документа, в которую включаются следующие сведения:

• суть и особенности совершаемой операции;
• информация о том, как было и что изменилось;
• предыдущие показатели;
• верный способ расчета;

3 этап.Формирование заключительной части документа, в которой отражаются дата подписания справки и подписи ответственных лиц. Такая информация необходима для идентификации лиц, ответственных за сведения в бухсправке, а также для подтверждения необходимости осуществления хозяйственной операции.

Совет! Хотя организация самостоятельно разрабатывает бланк бухгалтерской справки, она может взять за основу шаблон бухсправки 0504833, используемый учреждениями госсектора (Приказ Минфина РФ от 30.03.2015 г. № 52н).

Когда оформляется бухгалтерская справка

• Можно указать какой именно документ справка поясняет или исправляет.
• При необходимости прописываются бухгалтерские проводки.
• Если совершена ошибка, то указывают ее причину.
• При возможности указываются суммы и количественные измерители.
• Указываются ФИО и должности ответственных за составление документа, собираются подписи.
• Документ заверяется главным бухгалтером.

Некоторые виды справок необходимо зарегистрировать во внутренних регистрах организации (например, справку для отражения суммы НДС нужно отразить в книге покупок или книге продаж).

Возможно ли внесение исправлений в бухгалтерскую справку

В случае, если обнаружена ошибка в готовой бухгалтерской справке, а написать или напечатать новый документ и собрать необходимые подписи не представляется возможным, то ее можно исправить.

Когда составляется бухгалтерская справка

Бухгалтерская справка — это первичный учетный документ, содержащий сведения об операции (событии), которая должна быть отражена в бухгалтерском или налоговом учете.

Бухгалтерская справка-расчет является разновидностью бухгалтерской справки и отличается от нее только тем, что содержит расчет какого-либо показателя, который должен быть отражен в учете.

Кто и когда составляет бухгалтерскую справку (справку-расчет)

Бухгалтерскую справку оформляет единолично бухгалтер организации, когда выполняется любое из двух условий:

1) для учета какой-либо операции (события) составление другого первичного документа не предусмотрено.

Например, при исправлении ошибок в бухучете, в т.ч. сторнировочной записью.

В каких случаях составляется бухгалтерская справка

Сумма НДС (по деятельности, облагаемой ЕНВД), включаемая в стоимость приобретенного погрузчика, равна 15 254,4 руб. (38 136 руб. — 22 881,6 руб.).

В бухучете будут сделаны следующие проводки.

Содержание операции

Дт

Кт

Сумма

НДС принят к вычету

68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «Расчеты по НДС»

19 «НДС по приобретенным ценностям»

22 881,60

НДС учтен в стоимости погрузчика

01 «Основные средства»

19 «НДС по приобретенным ценностям»

15 254,40

Главный бухгалтер ——- ——————-

Вот еще примеры ситуаций, когда для подтверждения расчета можно использовать бухгалтерскую справку:

— расчет суммы процентов по полученным и выданным займам.

К примеру, если при приеме товаров документы не оформлены соответствующим образом, а заменены на справку, то расходы не будут приняты к учету. Соответственно, их нельзя будет использовать при расчете налогов;

• бухгалтерская справка используется в качестве дополнительного подтверждения фактов, уже зафиксированных в бухгалтерском или налоговом учете.

  В этой связи бухсправку нужно оформить по форме первичного документа и включить в нее подробную информацию о фактах финансово-хозяйственной деятельности компании;

• в бухгалтерской справке могут указываться не только положительные, но и отрицательные суммы (красное сторно). В основном такие справки используются для того, чтобы исправить ошибки, списать торговые наценки, откорректировать показатели материально-производственных затрат.

За II квартал 2010 г. выручка без учета НДС составила:

— по оптовой торговле — 1 200 000 руб.;

— по розничной торговле — 800 000 руб.

Общая выручка за II квартал 2010 г. (без учета НДС) равна 2 000 000 руб. (1 200 000 руб. + 800 000 руб.).

Доля для расчета суммы НДС (по облагаемой деятельности), принимаемой к вычету, составила 0,6 (1 200 000 руб.

Кроме того, в ней указываются необходимые реквизиты, наличие которых позволит признать документ действительным:

• название (бухгалтерская справка-расчет, бухгалтерская справка)
• число, месяц и год создания документа
• полное название юридического лица или ИП
• подробное описание операции (состав и форма зависят от цели использования справки)
• единицы измерения (если это предоставляется возможным)
• данные о лицах организации, которые несут ответственность за составление справки
• подписи

Форма бухгалтерской справки

Разработанной и утвержденной формы бухгалтерской справки нет. Информация о порядке составления такого документа может быть отражена в учетной политике организации, а ее форма разработана и утверждена (учетной политикой) индивидуально в пределах одного юридического лица.

Главное — разработанный бланк справки необходимо утвердить в учетной политике компании.

Бухгалтерская справка в 1С

Бухгалтерскую справку можно оформлять ручным способом или при помощи обычной компьютерной программы Microsoft Word. Однако гораздо удобнее формировать бухгалтерскую справку в 1С 8.3 Бухгалтерия, поскольку в этом случае можно заранее подготовить несколько стандартных шаблонов, используемых для операций различного характера.

Для оформления бухсправки необходимо:

• открыть раздел «Операции»;
• далее перейти в раздел «Бухгалтерский учет»;
• затем создать документ «Операции, введенные вручную».

В документе нужно внести основную информацию в содержании, то есть непосредственно описать хозяйственную операцию.
Сведения нужно вносить подробно, поскольку в дальнейшем они будут отражаться в печатной форме документа.

В этом случае проводки будут аналогичные, как и при ошибочной записи, но сумма будет иметь отрицательное значение;

• оформленные бухгалтерские справки необходимо хранить вместе с документацией соответствующего регистра учета. Например, если ошибка выявлена в начислении зарплаты, то бухсправка подшивается к табелям учета рабочего времени, ведомостям или приказам.
  Если бухсправка составлена для списания задолженности, то она подшивается к инвентаризационной ведомости по расчетам с контрагентами или актам сверки с конкретным хозяйствующим субъектом;
• бухсправка подписывается лицом, ответственным за ее составление, а также главным бухгалтером.

Кроме того, в документе указывается верная информация, которая должна быть в учете, а также отражается корреспонденция по счетам с указанием правильной суммы.

На основании такой справки исправления вносятся в бухгалтерский учет. При этом важно указать, с какой именно даты действуют эти исправления.

Бухгалтерская справка о списании задолженности

Справка используется для списания просроченной как дебиторской, так и кредиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности.
В первом случае на основании документа сумма проводится во внереализационные расходы, а во втором случае — во внереализационные доходы. Зачастую такие справки оформляют при проведении инвентаризации расчетов с контрагентами.

Бухсправка должна включать в себя информацию о том, на основании чего образовалась задолженность (номер и дата договора, ссылки на первичную документацию).