Письмо о предоставлении документов в читаемом виде

Указание о направлении в его адрес запрашиваемых данных может быть дано в случае обращения головного предприятия в нижестоящую организации, дочернюю фирму, обособленное подразделение.

И письмо-запрос, и письмо-ответ являются документами, обладающими юридической значимостью. Для того, чтобы это условие было соблюдено, такие письма составляются и оформляются в строгом соответствии с действующими государственными регламентами. Регламентами устанавливаются не только требования к оформлению и наличию обязательных реквизитов, но и к текстовому содержанию письма о предоставлении информации.

Какая информация может быть предоставлена по запросу

Конечно, информация ограниченного доступа, содержащая государственную, коммерческую или служебную тайну не будет предоставлена третьим лицам, не имеющим прав на такие сведения.

Основное назначение – дать правильное представление адресату, какие именно документы были посланы и главное – какая цель преследуется отправителем.

Хотя формально компания не обязана составлять сопроводительные письма, однако в деловом документообороте это довольно устоявшаяся норма, которой следует придерживаться. Оно позволяет решить сразу несколько задач:

1. Прежде всего, именно оно содержит основные разъяснения отправителя, которые он хочет довести до адресата. В данном случае это имеет значение, поскольку деловая переписка – это опосредованное общение, которое должно быть предельно понятно обеим сторонам.
2. В сопроводительном письме приводится и опись документов – по сути, дублируется сам перечень полного названия и количества документов, которые были отправлены.

Письмо о предоставлении документов в читаемом виде

В иных ситуациях необходимо подробно расписать мотивы, направленного запроса, чтобы у адресата не оставалось вопросов.

Что должно входить в содержание?

В настоящее время нет единого образца письма-запроса о предоставлении документов. Как правило, такая бумага составляется на усмотрение лица, которое ее запрашивает. Тем не менее данный документ должен содержать в себе следующие разделы:

1. «Шапку» письма.
2. Регистрационный номер и дату составления.
3. Обращение к адресату по имени и отчеству.
4. «Тело» документа.
5. Подпись и печать.

Как составить — пошаговая инструкция

Составление письма-запроса о предоставлении документов, можно представить в виде пошаговой инструкции:

1. Необходимо составить «шапку» документу.

Письмо о предоставлении документов в читаемом видео

• в связи с тем, что…
• в целях разрешения ситуации…
• для развития бизнеса…
• для достижения лучших результатов в…
• для разрешения конфликтных ситуаций…

Просьбу желательно начинать со следующих слов:

• Просим Вас оказать поддержку в решении вопроса…
• Обращаюсь к Вам с просьбой…
• Прошу сообщить/прислать/доложить мне…
• Прошу Вашего согласия на…

Затем можно написать, какую выгоду получит адресат при положительном ответе на вашу просьбу или объяснить всю важность и необходимость решения вашего вопроса.

ООО «Дари добро» Центр помощи многодетным и малоимущим семьям Уважаемый Александр Геннадьевич, Просим Вас принять участие в нашей акции «Собери ребенка в школу» и рассмотреть вопрос о выделении школьных принадлежностей для ее проведения.

Структура письма, запрашивающего документы, немногим отличается от других писем-запросов:

• «шапка» (реквизиты отправителя, должность и ФИО получателя);
• дата, исходящий номер;
• название запроса, отражающее характер просьбы;
• личное обращение (кроме запросов в госорганы);
• суть просьбы;
• вежливая фраза про сотрудничество и благодарность;
• завершение документа (подпись, печать).

ФАЙЛЫСкачать пример письма-запроса о предоставлении документов .doc

ООО «Персефона» г. Солнечногорск Московской области, ул.Почтовая, 19 Тел. (49626) 722-34-18, факс (49626) 722-34-20 ИНН 2192847361, КПП 50010007 Директору АКБ «Финресурс» А.П. Реутову

10.02.2016 года, исх.

НК РФ).

Составляем ответ на требование

Ответ на требование о предоставлении документов составляется в произвольном виде. По сути, это сопроводительное письмо к передаваемым документам.

Соответственно, если требование содержало исключительно запрос документов, в письме нужно подтвердить, что такие документы организация предоставляет и привести перечень передаваемых документов. Если в требовании есть и иные вопросы, в ответе необходимо будет дать пояснения по каждому пункту.

Ответ на требование ИФНС подписывает руководитель организации.

Если документы затребованы в рамках проведения налоговой проверки самого налогоплательщика, то предоставить документы по требованию необходимо в течение 10 рабочих дней со дня получения требования (ч. 3 ст.

• Далее ставится подпись руководителя организации, а также печать.

Кроме того, в самом конце запроса необходимо указать исполнителя документа, а также контактный номер телефона, по которому с ним можно будет связаться, в случае возникновения вопросов.

Скачать образец письма с запросом о предоставлении документов

Как оформить ответ?

Любой запрос предполагает получение ответа на него. Всего можно выделить две разновидности ответа на письмо-запрос:

1. положительный;
2. отрицательный.

Итак, для наглядности, порядок составления ответа на запрос документов, можно представить в виде следующей инструкции:

1. «Шапка» ответа — составляется по аналогии с письмом-запросом.

Поскольку письмо-запрос – официальный документ, писать его следует на фирменном бланке. Образец письма-запроса можно скачать здесь. Как писать? Начинать запрос лучше с краткого объяснения причин обращения.

Просто потребовать сведения без указания причин (да ещё и в ультимативной форме, как делают некоторые) – дурной тон.

При его оформлении нужно придерживаться определенных правил, о которых поговорим в этой статье.

Необходимость составления запроса

У любого хозяйствующего субъекта в ходе производственной деятельности может возникнуть необходимость в оформлении запроса к официальной структуре с просьбой о предоставлении информации или документов. Примеров таких запросов множество:

• Письмо коммерческому партнеру с просьбой о предоставлении прейскуранта на услуги.
• Запрос юридического лица в ФНС о новых нормативах по составлению отчетности.
• Запрос кредитно-финансового учреждения о финансовом состоянии клиента и его деловой репутации и пр.

Запросы относят к корреспонденции, на которую распространяются стандартные правила делопроизводства. Плюс при их составлении учитываются правила, присущие только такому виду документов.

Копии документов прошу направить по электронной почте, оригиналы документов прошу направить почтой России или курьерской службой.

Заместитель коммерческого директора И.И.Степнов Образец №5.