Как правильно указать приложение в документе

В конце страницы вставляют «разрыв страницы», чтобы приложения не смещались при открытии файла в другой версии Microsoft Word.

Перенос таблиц в приложении

Если файл больше одного листа, его продолжение переносят на следующий лист, приписывая при этом «продолжение приложения №…». Это касается, в первую очередь, таблиц.

В них при переносе на следующую страницу дублируют головную часть. Это делается для удобства чтения таблицы на следующей странице.

При переносе таблицы указывают «продолжение таблицы №…»

Пример оформления продолжения таблицы на следующей странице с продублированной головной частью

Изображения и иллюстрации в приложении

К изображениям относятся и отсканированные документы.

Как указать приложение в документе

Здесь могут присутствовать ссылки на другие документы.

• Основная. Прописывается главная цель обращения. Здесь же можно отразить доказательства, привести анализ ситуации.
• Заключение. Завершение текста – целевое действие. К примеру, здесь можно сформулировать свою просьбу/требование.

Не существует идеальных писем.
Содержание документа напрямую зависит от множества факторов. К ним относится степень знакомства, необходимость в официальном обращении, правила, актуальные для конкретной ситуации.

Составление письма по ГОСТ

Подробные требования к письму приведены в ГОСТ Р 6.30-2003. Для составления используются листы формата А4 или А5.

Как указывать приложения в документе

Не все так просто, как кажется с первого взгляда

С первого взгляда складывается впечатление, что приложение, а также реквизит «Отметка о наличии приложения» просто невозможно оформить неправильно. Существует ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
Требования к оформлению документов» (далее — ГОСТ Р 6.30–2003), в котором закрепляются правила оформления реквизитов организационно-распорядительных документов. И если возникают какие-либо вопросы, связанные с оформлением приложений, то большинство ­обращается к тексту ГОСТа Р 6.30–2003.

Этот фрагмент документа действительно может прояснить некоторые моменты, связанные с оформлением приложений. Но, к сожалению, на все вопросы в нем нельзя найти ответы.

Как правильно указать приложение в документе

Следует также помнить, что выполнение поручений руководитель делегирует исполнителям. Поэтому при подписании директором следует указать контакты исполнителя, чтобы получателю не пришлось тратить время на розыск ответственного лица. Печать в данном случае не является обязательной.

При получении адресат присвоит документу входящий номер и дату, которые делопроизводитель впишет вручную или при помощи штемпеля.
По данному реквизиту легко можно будет отследить этапы прохождения и уточнить, на какой инстанции рассмотрения обращение находится в тот или иной момент.

Письма

Письмо – это документ управленческого характера, являющийся основой входящей и исходящей корреспонденции. Различают самые разные его разновидности. Правила оформления зависят от конкретного вида.

Сопроводительное письмо к документам не должно давать оценкуПример недопустимой формулировкиСледует писать«Надеемся на скорую встречу»«Надеемся на дальнейшее сотрудничество»«Приветствуем самого нашего любимого клиента»«Уважаемый Иван Иванович!»«В ответ на Ваше вопиюще необоснованное требование»«В ответ на требование от 20.07.2017 №321Н»«Считаем сделанную Вами оценку крайне безграмотной»«Направляем подтверждение сроков и качества»«Специалисты Вашей компании плохо разобрались в вопросе»«Прошу ознакомиться с приложениями и предоставить ответ в установленные законодательством сроки»

Кто подписывает письмо

Подписать обращение может руководитель направления, менеджер, главный бухгалтер, руководитель организации. В данном случае следует соблюдать этику общения. Если текст содержит обращение к руководителю компании, то и подписать его должен равный по должности руководитель.

Как указывать приложение в документе

Начнем с основных правил:

• на фирменном бланке;
• с указанием даты и регистрационного номера.

Рассмотрим подробнее образец сопроводительного письма о направлении документов, на какие основные разделы можно разбить текст и какую информацию в них отразить.

О направлении ответа на претензию

Тема, определяющая его цель

Сопроводительное письмо передаваемых документов

Конкретное обращение к руководителю, желательно адресное, с указанием имени и отчества

Уважаемый Иван Иванович!

В ответ на Вашу претензию прилагаю подтверждения того, что заявленные требования выполнены в сроки, указанные в Договоре поставки.

Изложение сути с подведением итогов и выражением надежды, благодарности и пр.

По полученной от Вас информации имели место факты нарушения пунктов 2.3 и 3.6 Договора.

Правильно оформить приложение к документу помогает реквизит «Отметка о приложении».

Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» отметка о приложении содержит сведения о документе (документах) прилагаемом к основному документу.

Отметка о приложении может располагаться:

• после текста на сопроводительном документе;
• в тексте основного документа;
• на самом приложении.

Отметка после текста оформляется под текстом от границы левого поля (то есть без пробелов).

Правила оформления приложений

1. Если приложение названо в тексте документа, то отметка выглядит следующим образом:

   Приложение: на 2л. в 1 экз.

2. Если не названо, то указываем полностью:

   Приложение: 1. Договор об указании услуг на 5 л. в 1 экз. 2.

, а указывается только в тексте документа.

Как оформляются приложения к распорядительным документам

На первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:

Приложение N к приказу ООО «Звезда» от 21.08.2018 N 156

Реквизит выравнивается по левому краю или центрируется относительно самой длинной строки.

Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение.

Приложение 1

УТВЕРЖДЕНО приказом ООО «Мечта» от 18.06.2018 N 118

Надеюсь, что с оформлением приложением все стало понятно.

Поговорим о том, как правильно и в полном соответствии с правилами делопроизводства оформить приложения к сопроводительным письмам.

Лучше всего правила оформления приложений освещены в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Добавить тут нечего, поэтому просто процитирую документ:

«Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л.

в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

2.

При оформлении приложений справочного характера к распорядительным, плановым, отчетным и другим документам приложения должны быть оформлены как полноценные документы, то есть должны содержать название вида документа (справка, график, сводка, перечень, список, план и др.), заголовок к тексту документа, например:

Справка о суммах налоговых отчислений

Справка о сумме задолженности предприятия

Список членов комиссии по оценке собственности предприятия

График выполнения работ по договору

План мероприятий по реализации постановления Правительства Российской Федерации от … № … «О…» и др.

Приложения визируются должностными лицами, ответственными за их подготовку.

Как правильно написать сопроводительное письмо к документам

Как писать сопроводительное письмо к документам

Единой унифицированной формы письма не существует.

2. То же на флэш-карте в 1 экз.

Таким образом, сопроводительное письмо и приложения к нему – это самостоятельные документы, каждый из которых имеет свои регистрационные данные.