Как правильно нумеровать отчет при подшивке
Электронный архив создается сам, не нужно документы куда-то посылать, обновления форм отчетностей, порядка расчетов, формул и т.п.
происходит централизованно и не требует никаких действий со стороны пользователей, календарь отчетности предприятия всегда актуален, под рукой, и нем только то, что нужно делать по данному предприятию, о прочих удобствах можно почитать отзывы, посмотреть видео, а главное — примерить! И не в урезанной демо-версии, а в полноценно работающей системе в течение месяца после регистрации.
Как правильно сшивать документы: общепринятые правила и практические советы
Для удобства объяснения условно пронумеруем проколы: №1 – верхний, №2 – центральный, №3 – нижний. Начинать нужно с того, что продеть иглу в отверстие №2, оставив один конец нити с обратной стороны прошивки.
- Как правильно сшивать документы: общепринятые правила и практические советы
- ВажноКак правильно нумеровать документы, страницы, листы, при подшивке, в делопроизводстве, для архива
- Как правильно нумеровать страницы документа
- Как правильно нумеровать отчет при подшивке
- Заверение документов для налоговой
- Как правильно нумеровать отчет при подшивке документов
- Как правильно сшивать документы нитками, чтобы все было по ГОСТу
- Основные принципы сшивания документов
- Обложка
- В 2 дырки
- Сроки предоставления документов
[important]Как правильно нумеровать документы, страницы, листы, при подшивке, в делопроизводстве, для архива
Нумерование листов, последующая сшивка документов, довольно важное и ответственное дело. К нумеровке прибегают бухгалтера, юристы, нотариусы.
Она важна для ИП, государственных учреждений, предприятий.
Однако сегодня, в силу новых технологий и компьютеризации всех отраслей, документирование становится больше электронным.
Но стоит отметить, что и бумажные носители все еще актуальны, востребованы при обращении во многие государственные инстанции.
Как правильно нумеровать страницы документа
Прежде чем говорить о нумерации страниц, давайте разберемся, какие документы необходимо нумеровать для сшивания.
Ознакомлению предоставлен не полный список документов, которые подлежат нумерованию.
Как правильно нумеровать отчет при подшивке
Сшивать листы лучше свободно, чтобы они легко открывались и можно снять с них копии.
Заверение документов для налоговой
Для налоговых органов заверять каждый лист не требуется. Достаточно поставить подписи на обратной стороне все прошивки.
Налоговая служба в любой момент имеет право запросить документы на проверку.
Согласно ст. 93 НК предоставляют заверенные копии. Но там нет четкого указания в заверении и оформлении прошивки.
Ранее чиновники требовали визировать каждый лист подшивки, а подписи ставили только на многостраничных документах.
Однако с конца 2015 года Минфин разрешил использовать одну подпись для заверки подшивки в налоговую службу.
За границы наклейки должны выступать только концы ниток.
Как правильно нумеровать отчет при подшивке документов
В архивные учреждения сдаются те дела, у которых прошел законный срок хранения. Срок определен законодательством для различных их разновидостей.
Например, документы о персонале, хозяйственные книги и нотариальные записи подлежат хранению 75 лет, конструкторские документы – всего 20 лет, фотодокументация – 5 лет и т. д.
Как правильно сшивать документы нитками, чтобы все было по ГОСТу
Теоретические положения Общие рекомендации по прошивке документов формата А4 можно почерпнуть из Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв.
Готовим прямоугольный листик и клеим на образовавшийся узелок.
Иногда требуется прошивка документа за уголок. Как это правильно сделать, смотрите видео.
- количество листов в одной прошивке — не более 150
- прошиваются документы таким образом, чтобы оставались читаемыми даты, визы
- инспектору налоговой может понадобиться копия документа, потому необходимо сшивать бумаги таким образом, чтобы для сканирования или другого копирования не возникала необходимость нарушать прошивку
- все листы в документе нумеруются (начало нумерации — с единицы: 1, 2, 3)
- Документы сшиваются способом в 2-4 прокола.
Нить выводится на тыльную сторону и завязывается.
- На узел клеится листок бумаги (ее размер 3х5 см) с заверительной надписью и печатью.
- Журнал учета прошивается с использованием твердого переплета.
В случае большого объема применяется специальное приспособление.
- Следующий шаг – это проделывание дырок. После сшивание документа он должен читаться. Для этого дырочки проделываются на расстоянии до 1,5 см от края.
Их должно быть не меньше 3-х штук, если документы важные – 5.
Сначала наметьте точки на месте проколов. Центральное отверстие должно находиться на середине листа, два других на расстоянии 3 см от него вверх и вниз, если их пять, то следующие тоже на расстоянии 3-х см соответственно.
- Если листов до 5-ти — отверстие проделываются иглой или дыроколом, в более толстых делах – шилом.
Методических рекомендациях Росархива, приказе Министерства культуры России за 2005 года №536, инструкции Центрального банка по документоведению и в ГОСТе 51141, которые регулируют правила хранения документов.
Основные принципы сшивания документов
Рассмотрим основные принципы правильного сшивания различных документов.
Обложка
Перед самой прошивкой документов следует подумать о картонной обложке для каждой папки. Они бывают:
- Стандартные. Их размер 22,9 на 32,4 см, они нужны, чтобы сшить листы бумаги стандартного размера.
- Нестандартные. Они нужны, если размер бумаг отличается от обычного формата А4, в таком случае форма и пропорции обложки коррелируют с форматом подшиваемой бумаги.
- Для длительного хранения. Они имеют произвольный формат, но изготовлены из особо твердого картона.
Для облегчения процесса прокалывания бумаги берем молоток.
- Сколько делать отверстий? Это зависит от требований организации, которая запрашивает документы. Проколы должны равномерно располагаться по левому полю.
ВниманиеОтверстия делаются по середине листа, расстояние между ними — 3 см.- Для особо важных документов проделывается пять отверстий. Это самый надежный способ защиты бумаг от подмены.
- Заверяем документ: готовим листик бумаги размером 4 на 5-6 см.
Указываем на нем количество прошитых листов цифрами и прописью. Дописываем здесь же должность, фамилию, имя и отчество того, кто заверяет документы.
- Наносим клей и накладываем этот лист на то место, где находится узелок и сходятся нитки.
Короткие концы ниток выводим за листик, чтобы они свободно свисали. Заверяющий документы ставит подпись.
С ее помощью можно сброшюровать любые виды документов. Подобным образом, например, оформляют договор с проектно-сметной документацией.
Чтобы не отвлекаться во время сшивания, стоит запастись:
- нитками;
- иголкой (штопальной);
- шилом;
- ножницами;
- канцелярским клеем;
- бумажным стикером 4 х 6 см.
Далее с левой стороны титульного листа делаются отверстия на расстоянии 3 см друг от друга на поле без текста. Количество отверстий будет зависеть от того, какая предполагается схема сшивания.
В 2 дырки
Это самая простая прошивка.
По данной схеме в ФМС прошивают домовую книгу. В данной схеме прошивки 2 прокола не всегда могут располагаться в середине листа.
К процедуре предъявляют определенные требования.
Во время налогового контроля налогоплательщик обязан представить все требуемые документы. Существует несколько способов:
- лично, представителем;
- заказным письмом;
- в электронном виде через личный кабинет в ФНС или при помощи телекоммуникационных каналов связи.
Способ представления организация выбирает сама. Бумажные экземпляры сдают в виде заверенных копий. Налоговый орган всегда может потребовать оригиналы для ознакомления. Это возникает при обнаружении несоответствия сведений.
Заверенные копии сшивают определенным образом.
Сроки предоставления документов
Истребованные налоговыми органами документы во время камерных и выездных проверок предоставляют в десятидневный срок (20 дней для консолидированной группы).