Выплата расчета , если сотрудник перегулял отпуск
С согласия работодателя он может уйти в оплачиваемый отпуск, не отработав шести месяцев (ч. 2 ст. 122 ТК РФ). Некоторым категориям работников работодатель обязан предоставить отпуск авансом до истечения шести месяцев, если работник изъявит такое желание (ч. 3 ст. 122 и ч. 1 ст. 286 ТК РФ).
Удержание за неотработанные дни отпуска
Удержание — очевидный способ вернуть излишне выплаченные отпускные. Однако его применение ограничено законодательством.
Право на удержание
Работодатель имеет право удержать отпускные из заработной платы работника, если отпуск был предоставлен авансом и до увольнения сотрудник не отработал все дни использованного отпуска. Такое право ему предоставляет норма ч. 2 ст. 137 ТК РФ.
Примечание. Прощение долга
Работодатель может простить работнику долг.
Если из дохода налогоплательщика по его распоряжению, по решению суда или иных органов производятся какие-либо удержания, такие удержания не уменьшают налоговую базу (абз.2 п.1 ст.210 НК РФ).
По разъяснениям Минфина, в случае, если работник возвращает работодателю фактически выплаченные ему ранее суммы отпускных, такие суммы не будут признаваться его доходом. Удержанные и перечисленные в бюджет с указанных отпускных суммы НДФЛ являются излишне уплаченными налоговым агентом. Соответственно, суммы налоговых обязательств работника по НДФЛ за налоговый период необходимо скорректировать.
Выплата расчета
Поскольку данная ситуация не является счетной ошибкой, все исправления делаются в текущем периоде.
НДФЛ
Работодатель исполняет функции налогового агента в отношении любых выплат персонала. Поэтому даже с суммы отпускных, выплаченных авансом, необходимо удерживать и выплачивать НДФЛ. Поскольку налог был удержан в момент расчета отпускных и перечислен до последнего дня месяца, в котором сотрудник уходил в отпуск, к моменту увольнения сумма НДФЛ обычно уже перечислена в бюджет.
Если работник решит возместить долг, излишне начисленной налог сторнируется.
Тогда у компании возникает переплата по НДФЛ, которую можно вернуть из бюджета в общеустановленном порядке.
Излишне удержанный НДФЛ возвращается работнику. Кроме того, бухгалтеру необходимо сдать уточняющую декларацию 6-НДФЛ за период начисления отпускных.
Если сотрудник перегулял отпуск
Этот вариант рекомендуется использовать в любом случае (даже если выплат при увольнении хватает на удержание), чтобы сведения из Расчета по страховым взносам были сопоставимы с формами 2-НДФЛ и 6-НДФЛ.
Если организация откажется от удержаний или не сможет их произвести из-за ограничений, никаких корректировок в Расчет по страховым взносам вносить не надо, поскольку суммы ранее исчисленных взносов не меняются (Письмо Минфина России от 26.07.2018 N 03-15-06/52554).
Бухгалтерский учет
Заработная плата, выплачиваемая при увольнении, а также начисленные на нее страховые взносы, являются расходами по обычным видам деятельности и признаются в периоде их начисления (п. п. 5, 16, 18 ПБУ 10/99).
Нормативно-правовыми актами не установлен порядок отражения в бухгалтерском учете операций, связанных с удержанием (возвратом) сумм за неотработанные дни отпуска.
Среднедневной заработок для этих периодов будет разным из-за применения корректирующего коэффициента.
Сумма неотработанных отпускных будет рассчитываться по усложненной формуле:
∑Онд = КД0× СЗ0 + КД1× СЗ1,
где:
КД0 и КД1 — неотработанные дни отпуска до и после повышения зарплаты;
СЗ0 и СЗ1 — средний дневной заработок, рассчитанный для оплаты отпускных и увеличенный на коэффициент соответственно.
Пример расчета авансовых отпускных
Менеджер ООО «Бриз» Гаврилов Р. Н. увольняется, использовав в текущем году отпуск стандартной продолжительности (28 дней).
Если производится корректировка НДФЛ за прошедший год, придется подавать «уточненку» 3-НДФЛ.
В тех случаях, когда работник отказывается погашать задолженность, и долг ему прощается, корректировка по НДФЛ не требуется.
Налог на прибыль
Уменьшение расходов на оплату труда (куда входят и отпускные выплаты) влечет за собой увеличение налоговой базы по налогу на прибыль. Возможные варианты действий бухгалтера:
- работник погашает долг либо компания истребует долг в судебном порядке – «лишние» отпускные сторнируются;
- компания прощает долг – сумма переплаты исключается из налогооблагаемой базы (п.49 ст.270 НК РФ).
Страховые взносы
Сторнирование сумм авансовых отпускных приводит к уменьшению базы по страховым взносам в периоде начисления отпускных.
Также полагается компенсация за полное количество дней дополнительного отпуска, если за год отработано от 11 до 12 месяцев включительно.
В случае если работник не отгулял дополнительные отпуска за несколько лет, компенсация полагается за все дни, которые работник не отдыхал.
Если у работника есть время, которое дает право но отпуск, но это время составляет менее 11 месяцев. Тогда количество неиспользованных календарных дней дополнительного отпуска, за которые положена компенсация, определяют по формуле: количество неиспользованных календарных дней дополнительного отпуска = продолжительность дополнительного отпуска : 12 мес.* количество полных отработанных месяцев.
При этом полные отработанные месяцы рассчитывают аналогично тому, как это делается для компенсации при увольнении. То есть излишки, составляющие менее половины месяца, исключаются из подсчета.
НДФЛ
Суммы выплаченных отпускных являются доходами работников, облагаемыми НДФЛ (пп. 6 п. 1 ст. 208, п. 1 ст. 210 НК РФ). НДФЛ исчисляется на дату фактического получения дохода, определяемую в соответствии со ст. 223 НК РФ (п. 3 ст. 226 НК РФ). В отношении отпускных такой датой является день выплаты доходов (перечисление на карточку работнику или выдача наличными через кассу) (пп.1 п.1 ст.223 НК РФ, Письмо Минфина России от 28.03.2018 N 03-04-06/19804, Письмо ФНС России от 13.06.2012 N ЕД-4-3/[email protected] вместе с Письмом Минфина России от 06.06.2012 N 03-04-08/8-139).
Удержание НДФЛ производится непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате работнику (п. 4 ст. 226 НК РФ).
Есть мнение, что установленные ст. 138 ТК РФ ограничения удержания из заработной платы работника применяются при каждой ее выплате, т.е. при систематических (ежемесячных) выплатах заработной платы, а не в случае окончательного расчета между работником и работодателем в связи с прекращением трудовых отношений.
× КМ],
где:
КДно и КДио — количество дней отпуска, неотработанных и использованных соответственно;
КДо — продолжительность очередного отпуска;
КМ — количество месяцев работы на данном предприятии.
Например, за время работы сотрудник фирмы часть отпусков использовал не в полном объеме, а в рабочем году перед увольнением его отдых прошел в полном соответствии с графиком отпусков. В результате на момент увольнения у него образовались «двусторонние» отпускные: не отгулянные за прошлый период (15 дней) и авансовые за недоработанный текущий год (10 дней).