Ведение кадрового делопроизводства это что

В нем прописана правовая форма предприятия, учредители, сфера деятельности, порядок приема и увольнения руководителя, его полномочия. Многие внутренние нормативные акты компании составляются на основании положений Устава.Правила распорядка труда (далее — Правила)

• Наличие документа предусматривают ст. 189, 190 ТК РФ. Он устанавливает порядок приема на работу и увольнения сотрудников, права, обязанности сторон соглашения, режимы труда и отдыха, систему поощрений и взысканий, прочие вопросы касательно трудовых отношений на предприятии.
• Правила утверждает директор. При наличии в организации профсоюза, учитывается его мнения по поводу принятия документа. В организациях, где персонал трудится ненормированный рабочий день, должен существовать Перечень соответствующих должностей и профессий. Он оформляется в виде приложения к Правилам.

Статья 189.

Это требование распространяется на все документы, содержащие персональные данные.

Шаг 7. Составить календарь-планировщик. Многие важные документы приходится регулярно обновлять или утверждать заново.

Например, график отпусков следует составлять ежегодно, а коллективный договор — переоформлять минимум раз в три года. Чтобы у компании в дальнейшем не было проблем, следует заранее распланировать работу с ключевыми документами.

Электронный кадровый документооборот в организации

Для упрощения организации кадрового делопроизводства многие предприятия чтобы уйти от бумажной волокиты внедряют систему электронного документооборота.

Рассмотрим далее основные преимущества:

• Уменьшение ошибок.

Ведение кадрового делопроизводства это что

• Журналы учёта приказов, документация по ознакомлению сотрудников с распоряжениями.
• Положения об обучении и аттестации сотрудников, их личные карточки, трудовые и так далее.

Большая актуальность такой работы возникает, как правило, перед проверками в результате сильной запущенности делопроизводства или в связи с увольнением ответственного сотрудника или смене руководителя, а также в ряде других, не менее важных ситуаций.

Ошибки при ведении кадрового делопроизводства

Кадровое делопроизводство важнейшая составляющая организации, доверив эту работу человеку неопытному, может стать чревато рядом допущенных ошибок, которые, в свою очередь, могут привести к административной и материальной ответственности предприятия перед проверяющими органами.

Подробнее о допускаемых ошибках

1.

Большое предприятие вынуждено арендовать или выделять собственные площади под архив, который крайне неудобен и занимает много места.

Ответственность за отсутствие кадрового делопроизводства

Отсутствие обязательной кадровой документации, ведение и наличие которой прямо предписано Трудового Кодекса РФ, относится к случаям нарушения законодательства о труде.

За отсутствие или неправильное ведение обязательной кадровой документации предусмотрена административная ответственность, установленная в п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Так, за нарушение законодательства о труде и об охране труда налагается штраф:

• на должностных лиц — в размере от 1000 до 5000 руб.;

• на лиц, осуществляющих индивидуальную предпринимательскую деятельность, — от 1000 до 5000 тыс. руб.

• Проверка правильности приема сотрудников, перемещений, кадровых перестановок, увольнений.
• Определение законности режима труда на предприятии.
• Особенности у ИП с наемными работникамиПредприниматель принимает персонал на работу по стандартному сценарию.

Договор заключается в несколько этапов:

• Получение необходимых бумаг.
• Оформление заявления.
• Составление и подписание соглашения.
• Формирование приказа на прием.
• Заведение карточки Т-2.
• Внесение записи в трудовую.
• Свои особенности имеет трудоустройство граждан, разговаривающих на английском языке.

Ведение на малом предприятии

• В данных организация кадровыми вопросами может заниматься сам руководитель или специальный отдел.
• Работодатель может передать кадровый учет на аутсорсинг.

Убедитесь, что в компании есть все обязательные документы, предусмотренные трудовым законодательством.

Вид документа

Назначение

Норма, предусматривающая его наличие

Правила внутреннего трудового распорядка

Закрепляют порядок трудоустройства и увольнения работников, режим работы и отдыха, применяемые дисциплинарные меры, права и обязанности сторон и т.д.

ст. 189 ТК РФ

График отпусков

Устанавливает сроки предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков

ст. 123 ТК РФ

Штатное расписание

Закрепляет структуру, численность и состав персонала, названия должностей

ст. 57 ТК РФ

Журнал инструктажа по охране труда

Подтверждает, что работники успешно прошли обучение по охране труда

ст. 212 ТК РФ

Инструкции по охране труда

Устанавливают нормы безопасного поведения на рабочих местах

ст.

По аналогии с определением понятия службы делопроизводства можно предположить, что структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению кадрового делопроизводства, признается кадровой службой.

Кадровая документация — это часть общих понятий, таких как делопроизводство и кадровое делопроизводство.

Кадровая документация фиксирует информацию о наличии и движении персонала, в результате все кадровые процедуры приобретают документальное оформление (например, прием, перевод, поощрение, применение дисциплинарного взыскания, командировка, отпуск, увольнение и другие).

Любой кадровый документ фиксирует юридически значимые факты, которые являются основанием совокупности корреспондирующих друг другу прав и обязанностей работника и работодателя.

Большинство кадровых документов содержат информацию, обладающую высокой социальной значимостью.

Трудовое соглашение обычно составляет юрист организации или привлеченный со стороны.

Документ должен включать следующие позиции:

• сведения о юрлице: название, адрес, телефон, ФИО и должность руководителя;
• данные паспорта сотрудника;
• должность сотрудника, типы договора (постоянный или срочный) и рабочего места (основное или дополнительное);
• перечень основных обязанностей со ссылкой на инструкцию к данной должности;
• сведения об оплате труда, доплатах, льготах, предоставлении отпусков;
• рабочий график, оплата переработки;
• причины для прекращения действия договора и иные условия;
• подписи и реквизиты сторон, печать предприятия.

Для проверки и оптимизации работы кадровиков руководство может провести внутренний или независимый аудит.

Чтобы ни у руководства, ни у ГИТ не было претензий к качеству оформления трудовых книжек, ориентируйтесь на требования:

• статьи 66 ТК РФ;
• инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России №69 от 10.10.2003;
• правил, утвержденных постановлением Правительства РФ №225 от 16.04.2003.

Внимание!

Заполняйте трудовые книжки всех сотрудников, проработавших в организации свыше пяти дней. А если работник трудоустраивается впервые, заведите ему трудовую книжку не позднее недельного срока со дня приема на работу.

Шаг 10.
Заведите личные карточки на всех сотрудников. В том числе «сезонников», надомников и принятых в штат по совместительству. Исключение — исполнители по гражданско-правовым договорам, на которых карточки не заводятся.
Используйте форму №Т-2 или ее локальный аналог.

Шаг 11.