В ответ на ваш запрос о предоставлении сведений

Составление ответа на письмо-запрос (оно же письмо-ответ) – стандартная норма деловой этики. Как правило, с запросами обращаются либо потенциальные партнеры фирмы с просьбой предоставить какие-либо сведения о деятельности предприятия, товарах, услугах, ценах и скидках, либо уже существующие контрагенты, например для получения информации о сроках поставки, оплаты, пересылки или корректировки документов и т.д.

ФАЙЛЫСкачать пустой бланк письма-запроса .docСкачать образец письма-запроса .doc

Ответ на запрос носит официальный характер и является частью делового документооборота фирмы.

Общие правила написания ответа

В первую очередь следует помнить о том, что ответ должен писать именно тот сотрудник предприятия, на имя которого писалось первоначальное письмо.

Нужно обязательно указывать ссылку на номер и дату входящего послания, но при этом нельзя повторять ошибки, допущенные автором запроса и нежелательно указывать на них в ответом письме (только если это не относится к конкретной деятельности фирмы).

Ответ на запрос может быть как положительным, так и отрицательным.

• Положительный ответ должен быть максимально подробным,
• а отрицательный – обоснованным и предельно корректным.

Кроме того, при отказе на запрос хорошим тоном будет сообщить его автору информацию о том, при каких обстоятельствах ответ может стать положительным.

В любом случае, ответное письмо должно быть составлено в максимально вежливой форме. Желательно избегать пустых отписок и даже при отсутствии необходимой информации писать ответ нужно сдержанно, вежливо и уважительно по отношению к автору запроса.

В ответ на ваш запрос о предоставлении сведений

Федерального закона № 59 от 24.11.2014…

Продолжается описанием сути запроса

Просим предоставить информацию об обращениях граждан, поступивших в апреле 2015 года.

В письме-запросе часто устанавливается срок

Информацию просим предоставить до 30.04.2015.

Образец письма-запроса

Письмо-ответ. Письмо-ответ — самый распространенный вид делового письма, так как является ответным письмом на все виды деловых писем.
Отличаются от других тем, что имеют ссылку на номер и дату письма, на которое отвечают. Начинаются, как правило, так:

В ответ на ваш запрос…

В ответ на ваше письмо…

Затем идет изложение ответа

Сообщаем, что за апрель 2015 года в наш адрес поступило 26 обращений граждан.

Образец письма-ответа

Письмо-просьба.

В ответ на ваш запрос о предоставлении сведений о доходах

Письмо можно сразу начинать со слов благодарности.

Благодарим Вас за оказанное содействие в сборе средств.

Завершается письмо фразами

С наилучшими пожеланиями…

Надеемся на дальнейшее сотрудничество.

Надеемся на продолжение сотрудничества.

Образец письма-благодарности

Сопроводительное письмо. Это письмо мы прилагаем к документам или товарам с целью подтверждения их официального направления и доставки.

Направляем Вам отчет за 2014 год по сбыту продукции со склада № 2.

Виды документов и их количество, наименования товара можно указывать в тексте или в приложении:

Статистические данные на 2 л.
в 1 экз.

Образец сопроводительного письма

Письмо-напоминание.

В ответ на ваш запрос о предоставлении сведений из егрн

Письмо-просьба начинается с описания ситуации и причин, которые побудили нас обратиться:

В связи со сложившейся ситуацией на производстве…

Продолжается описанием самой просьбы

Просим Вас обеспечить поставку машин в кратчайшие сроки.

Завершается письмо стандартными фразами

С уважением…,

Заранее благодарим за участие…,

С наилучшими пожеланиями….

Образец письма-просьбы

Письмо-благодарность. Этот вид письма может быть как ответом на письмо-просьбу, так и инициативным выражением признательности за оказанные услуги или помощь.

В ответ на ваш запрос о предоставлении сведений сообщаем следующее

Прочитайте также полезную статью по этой теме https://delovoe-pismo.com/primery-phraz-delovogo-pisma-delovoy-slovarik/

Пример ответа на запрос об учете канцелярских товаров

Уважаемый Имя Отчество,

На Ваш запрос о предоставлении информации об учете канцтоваров в Отделе по обслуживанию клиентов сообщаем, что к сожалению, наш отдел не ведет учет канцелярских товаров.

По этой причине мы не можем предоставить Вам информацию об учете канцтоваров.

с уважением, …

Пример письма ответа на запрос о дополнительной информации.

Уважаемый Имя Отчество,

Мы получили Ваше письмо №123-1 от 12 мая 2018 года и благодарим Вас за проявленный интерес к деятельности нашей компании.

К настоящему письму прилагаем все подробные ответы на Ваши вопросы, с помощью которых Вы сможете лучше ознакомиться с деятельностью нашей компании.

В ответ на ваш запрос о предоставлении информации направляем вам

«В ответ на Ваше письмо …», «Согласно Вашему запросу …», «Согласно п.7 Договора об оказании клининговых услуг ущерб не может быть возмещен.

В ответ на ваш запрос о предоставлении информации

Какие же деловые письма согласно статистике мы используем чаще всего?

1. Письмо-запрос. В этом письме официально запрашиваются какая-либо информация, документы. Начинается письмо с обоснования причин запроса:

   В соответствии с п.

В ответ на ваш запрос о предоставлении информации сообщаем следующее

Образцы писем-ответов

ВНИМАНИЕ! Посмотрите заполненный образец ответа на запрос информации:

СКАЧАТЬ образцы писем-ответов на запрос о предоставлении информации можно по ссылкам ниже:

• Ответ на запрос о предоставлении информации
• Положительный ответ на запрос информации
• Отрицательный ответ на запрос информации

Как правильно составить документ

Ответ на запрос определенных данных составляется следующим образом:

• Шапка письма. Расположена в правом верхнем углу (иногда в левом верхнем).
  Тут прописываются полные реквизиты компании, посылающей ответ по запросу: полное наименование, ИНН, КПП, ОКПО, юридический адрес, местонахождение, контактный номер телефона, электронная почта;
• В противоположном верхнем углу указываются данные лица, направившего запрос.

В ответ на ваш запрос о предоставлении информации сообщаем

Ставим Вас в известность о том, что на основании п.6 ст.14, п.1 ст.10, ст.12 Закона РК «О порядке рассмотрения обращений физических лиц и юридических лиц», настоящее письмо может быть обжаловано или опротестовано в порядке, предусмотренном законодательством РК в вышестоящий орган или в суде.

Приложение: письмо от ТОО «Ж» на 1 листе.

с уважением, …

Пример ответа запрос о сравнительных технических параметрах

В ответ на Ваш запрос №21-1 от 12.09.2018 года сообщаем, что в насосной установке пожаротушения, заложенной в проектной документации и в предлагаемой нами установке, используются одинаковые насосы.

То есть технические характеристики этих двух установок идентичны.

с уважением, …

Если у Вас возникают сложности при написании ответов, Вы можете задать вопрос в комментариях к этой статье или бесплатно заказать письмо.

В ответ на ваш запрос о предоставлении информации направляю запятая

Деловой стиль изложения сути – обязателен. Старайтесь обращаться к заявителю максимально вежливо и сдержанно. Избегайте лишних фраз, не имеющих смысла и не связанных с сутью обращения.

Внимание! Ответ на запрос, ни при каких условиях не должен содержать грубость и ложную информацию.

Какие виды писем ответов существуют, и каковы их особенности

На практике существует несколько видов ответов на запросы о предоставлении информации.

Они делятся на две группы:

• Положительный ответ с предоставлением запрашиваемых данных – заявителю сообщается о принятом решении и сообщается та информация, которую он запрашивал;
• Отрицательный ответ – заявителю представляется мотивированный отказ с подробным указанием причин принятого решения.

Отличие двух данных категорий ответов – их содержание.