В архив организации сдают договора аренды
Примерная форма номенклатуры дел
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ УТВЕРЖДАЮ
наименование должности НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ руководителя организации на 200__год (подпись) расшифровка подписи
_________________________________ дата(место составления) ____________________________________________________________________________(наименование раздела) Индекс делаЗаголовок дела (тома, части)Кол-во делСрок хранения дела и номера статей по перечнюПримечание1234503-01 03-02… Годовые бухгалтерские отчеты организации Документы бухгалтерского учета организации …1постоянно не менее 5 лет
Наименование должности руководителя службы ДОУ организации (подпись) Расшифровка подписи
«__» __________200_г.
ОДОБРЕНО
Протокол заседания
Экспертной комиссии организации
от «__» __________200_г.
С:Документооборот» позволяет заполнять акт автоматически из дел, срок хранения которых истек. При этом в акт нельзя внести незаконченные дела и дела, срок хранения которых еще не истек (рис.
1).
Рис. 1
Акт о выделении к уничтожению дел составляется автоматически из выбранных к уничтожению дел по установленной Правилами хранения форме.
Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.
Электронные дела подлежат уничтожению на общих основаниях.
В архив организации сдают договора аренды
арендодателем, то подход к сроку хранения договоров аренды и документов к ним должен быть совершенно иным. Самое главное – экспертиза ценности, определение необходимости и значимости для организации документов об имуществе (основных средствах) и основном виде ее деятельности. Арендодатель должен иметь состав документов, которые подтверждают:
- законность и историю владения объектами недвижимости,
- содержат их техническое описание и схемы,
- подтверждают стоимость (включая амортизацию и затраты на эксплуатацию),
- законность распоряжения правами на объекты,
- расчеты с арендаторами,
- уплату налогов и т.п.
Без комплекса этих документов организация-арендодатель не сможет подтвердить свои права на владение и распоряжение объектами недвижимости, данные документы необходимо иметь в течение всего срока деятельности организации, т.е.
Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения печатается в двух экземплярах. Описи одобряются сначала ЭК организации, а затем утверждаются ее руководителем.
В конце описи делается итоговая запись, в которой цифрами и прописью указываются количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговаривается наличие литерных и пропущенных номеров в нумерации дел в описи.
Сводная опись считается законченной, если число заголовков дел нескольких или одного годового раздела достигло 1000.
Дата
………………………………(место составления)
о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
На основании …………………………………………………………………………………….(название и выходные данные перечня документовс указанием срока их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда № ……………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
(название фонда)
Итого ……………………………………………….. дел за годы ……………………………….
(цифрами, прописью)
Описи дел постоянного хранения за ……………………………… годы утверждены, а по
личному составу – согласованы с ЭПК…………………………………………………………
(наименование архивного учреждения)
Протокол № …………….
Передача в архив
Процедура передачи на хранение договоров в архиве, сроки которых уже истекли, может отличаться в зависимости от предприятия.
В некоторых случаях сотрудники просто сшивают документы между собой и кладут в темный уголок, который и считается архивом.
Кроме того, как мы уже отметили, для акционерных обществ теперь утверждены свои сроки хранения документации.
Дела временного хранения (до 10 лет включительно) принимают по номенклатурам дел.
Если отдельные дела необходимо оставить или выдать для текущей работы, архив организации оформляет выдачу этих дел во временное пользование.
Сотрудник архива, принимая дела, тщательно сверяет каждое дело с описью, проверяет правильность формирования и оформления дела.
Вместе с делами в архив передаются регистрационные карточки на сдаваемые документы для пополнения ими справочного аппарата архива.
До передачи в государственные архивы документы, подлежащие государственному хранению, хранятся в архивах организаций и предприятий в течение сроков, установленных Главархивом России.
И только после того, как он пройдет, начинается процедура уничтожения.
Особенности хранения
В целом есть специальные рекомендации по тому, как именно должен выглядеть и работать архив. В идеале хранение договоров о материальной ответственности, расчетов с контрагентами, трудовых договоров и аналогичной подобной документации должно происходить в проветриваемом и сухом помещении.
При этом сами бумаги располагаются на стеллажах (открытых или закрытых). Если они относятся к бланкам строгой отчетности или документам с грифом «коммерческая тайна», то должны присутствовать специальные сейфы.
В принципе, никто этот момент не проверяет, ведь это именно рекомендации, соблюдать которые выгодно самому предприятию. Суть очень проста: если за саму систему хранения не штрафуют, то вот за отсутствие тех бумаг, которые обязаны быть, частенько наказывают.
В настоящее время при составлении номенклатур дел и определении сроков хранения договоров мы используем следующие утвержденные типовые перечни:
- Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее – Перечень 1), приказ зарегистрирован Минюстом России 08.09.2010 № 18380.
- Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2007 № 1182 (далее – Перечень 2).