Схема входящего документопотока

После рассмотрения руководителем и регистрации документы передаются исполнителям. Документ находится у исполнителя до окончательного решения вопроса. После исполнения документ должен подшиваться к делу. Дело — это совокупность документов, относящихся к определенному вопросу (папка или картотека, внутри которой документы расположены в определенном порядке.

По истечении установленного срока дела передаются на хранение в архив.

Документооборот — это движение документов от момента их создания до момента окончания работы с ними.

Рис. 2. Документооборот на предприятии

Организация документооборота имеет много общего с организацией механического конвейера (рис. 2).

В наименованиях дел, содержащих организационно- распорядительные документы, указывается вид документа и автор, например: «Приказы директора предприятия по личному составу за 1998 год». В заголовках дел, содержащих документы разного вида по одному вопросу, не связанные последовательностью делопроизводственных операций, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле. Например: «Документы о приеме, сдаче и списании имущества и материалов (акты, описи, ведомости)».
Дела по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом. В номенклатуру дел предприятия также включаются справочные картотеки, журналы учета документов.

Итак, список документов подготовлен, сроки прохождения по подразделениям установлены, а ответственные лица назначены. Переходим к оформлению.

Выбираем способ оформления

График документооборота можно оформить в виде текста, таблицы или схемы. Если организация небольшая и документов мало, то подойдет текстовая форма.

Схема входящего документопотока

Настраиваемые параметры Позволяют настроить набор полей различного типа, которые отображаются в Карточке документа.

Пример того, что мы видим в Карточке документа:

Как это выглядит в настройках. Список всех параметров.

Пример настройки одного параметра. Чуть ниже мы расскажем, как обрабатывать значения параметров при настройке бизнес логики процесса:

Обработчики (Event handlers) и Действия (Actions) – это, можно сказать, основа Flexbby Parametric.

Обработчики мониторят события, которые происходят в системе, и в зависимости от Условий производят определенные Действия.Создавать и расширять бизнес систему, используя концепцию Обработчиков (Event Handlers), как показывает наш опыт, гораздо проще.

Схема исходящего документопотока

Движение входящих документов включает, как правило, следующие этапы:

• прием и первичное рассмотрение;
• регистрация;
• передача на рассмотрение;
• вынесение резолюции;
• исполнение.

Исходящие документы – это документы, направляемые из вашей организации в любую другую.

Движение исходящих документов включает, как правило, следующие этапы:

• подготовка проекта документа;
• согласование проекта документа и доработка по замечаниям (при их наличии);
• подписание;
• регистрация;
• отправка.

Внутренние документы. Внутренние документы создаются в организации и в ней же проводят весь свой жизненный цикл.

Схема движения входящего и исходящего документопотока

Отличным источником информации о темах писем станет одноименная графа регистрационной формы – та, в которую вносят заголовок к тексту письма. Тут же в регистрационных формах видно: для входящих – кто рассматривает письмо, выносит резолюцию и исполняет задание; для исходящих – кто является автором, согласует и подписывает письмо. Рассмотрим это на примере исходящих писем. Предположим, вы проанализировали регистрационную форму для исходящих писем и выделили по темам: – переписку с государственными органами, администрациями районов города; – документы судебной переписки; – предложения о сотрудничестве; – заявки на ремонт оборудования; – письма, которые укладываются в общее понятие «переписка по профильной деятельности»; – переписку с АО «Природные ресурсы».

Опишем участников процессов делопроизводства для каждой темы писем (таблица 5 ниже).

Внутренние документы предприятия передаются исполнителям под расписку в регистрационной форме. Служба ДОУ должна систематически вести учет количества обрабатываемых документов, включая все их виды и размноженные экземпляры. Результаты учета документооборота обобщаются службой ДОУ и доводятся до сведения руководителя предприятия для выработки мер по совершенствованию работы с документами.
Регистрация документов Регистрация документов — фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях, (организационно- распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и т.д.). Регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы.

Одновременно проводится и отбор документов и дел временного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению. Формы описей и акта унифицированы (см. приложения 54 и 55)..

Конверты от поступающих документов уничтожаются за исключением тех случаев, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документов. Не вскрываются и передаются по назначению документы с пометкой «лично» и в адрес общественных организаций. Предварительное рассмотрение документов проводится работником службы ДОУ с целью распределения поступивших документов на: ‘ направляемые на рассмотрение руководителю предприятия; направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам. На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю предприятия и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности предприятия.
Текстовое описание маршрута приказа по основной деятельности

Графическое описание. В графическом описании маршрута последовательно показана каждая операция (схема 5 ниже). Чтобы его создать, нужны специальные компьютерные программы.