Простые и эффективные формы контроля кадрового делопроизводства

Даже если в организациях нет граждан, подлежащих воинскому учету, он все равно ведется в виде предоставления отчетности о том, что граждан, подлежащих воинскому учету, в организации нет. В этом случае руководителем назначается работник организации, который предоставляет отчетность, а при появлении граждан, подлежащих воинскому учету, то же самое должностное лицо начинает выполнять уже более расширенные функции по ведению воинского учета. В случае предоставления организацией отчета об отсутствии в ней граждан, подлежащих воинскому учету, контролирующие органы проверяют достоверность этой информации и составляют акт проверки.

В организациях с иностранным капиталом, зарегистрированных на территории Российской Федерации, воинский учет также ведется, т.к.

Какие нормативы эйчар должен знать, разбуди его среди ночи, какие документы оформлять в обязательном порядке – основными правилами с порталом HR-tv.ru поделилась HR-менеджер call-центра Kolocall Юлия Рябикина.

Ранее мы с вами уже коснулись темы профессионального стандарта «Специалиста по управлению персоналом», в котором документационное обеспечение работы с персоналом выделено в отдельную трудовую функцию.

Документальное оформление всех кадровых процессов, происходящих в организации, требует наличия определенных знаний и умений.

Простые и эффективные формы контроля кадрового делопроизводства

Договоры: трудовой и гражданско-правовой

До 6 октября 1992 г. основанием для подготовки приказа о приеме на работу служило заявление работника о его намерении быть зачисленным в ряды сотрудников для выполнения определенных обязанностей; согласием работодателя выступала положительная виза директора на этом заявлении. КЗоТ с изменениями на 25 сентября 1992 г. фактически отменил значение заявления и все его функции переложил на трудовой договор.
Заключение трудового договора означает, что кандидат становится полноправным членом коллектива организации, поэтому работодатели часто изъявляют желание заключить гражданско-правовой договор, который является таковым формально, а по сути своей — трудовым. Работники кадровых служб должны уметь отличать и оформлять гражданско-правовые договоры (договор подряда, договор оказания услуг, договор поручения, лицензионный договор).

65 ТК РФ): паспорта, трудовой книжки, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, документов воинского учета (для военнообязанных), документа об образовании, а также дополнительной информации, которую сообщает о себе работник. Карточка формы Т-2 содержит общие сведения о работнике, включая общий и непрерывный стаж работы; сведения о воинском учете; приеме и переводах на другую работу; аттестации; повышении квалификации; профессиональной переподготовке; поощрениях и наградах; отпусках (ежегодном, учебном, без сохранения заработной платы и др.); социальных льготах.

В карточке формы Т-2 указываются также дополнительные сведения о работнике.

Полное официальное наименование организации за обрабатываемый период можно восстановить по бланкам для писем, приказов организации и оттиску печати.

Секретарем комиссии является заведующий архивом или ответственный за архив организации.

Функции и права ЭК (ЦЭК), а также организация ее работы определяются Положением об этой комиссии, разрабатываемым на основе Примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия (утверждено приказом Росархива от 19 января 1995 г.

К нормативам по труду относятся также нормативы режимов работы технических средств, оборудования, по которым устанавливаются оптимальные режимы протекания процесса и определяется основное (технологическое) машинное и машинно-ручное время.

Степень дифференциации или укрупнения норм определяется конкретными условиями организации производства и трудового процесса.

По сфере применения нормативные материалы для нормирования труда подразделяются на межотраслевые, отраслевые (ведомственные, профессиональные) и местные.

Межотраслевые нормы предназначаются для нормирования труда на работах, выполняемых на предприятиях (в учреждениях, организациях) двух и более отраслей экономики. При этом следует учитывать, что ст.

Данные документы, в зависимости от периодичности их составления, имеют разные сроки хранения, в связи с чем подлежат формированию в самостоятельные дела и их заголовкам присваиваются соответствующие самостоятельные индексы по номенклатуре дел.

В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций запрещается формировать в одно дело документы постоянного и временного сроков хранения.

Однако, учитывая, что квартальные и месячные планы и отчеты имеют, как правило, временный срок хранения — 5 лет, 1 год (при наличии годовых), данные документы можно формировать в одно дело, и заголовок в номенклатуре дел будет выглядеть следующим образом: «Квартальные и месячные планы работы управления и отчеты об их выполнении».

Документы о ремонте транспортных средств (сведения, акты, заявки и переписка)». Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих документы-приложения, например: «Документы к заседаниям Совета директоров общества (доклады, выступления, информации и др.)».

Если дело состоит из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем вносятся формулировки, уточняющие содержание заголовка данного тома, части дела.

Заголовки дел, включенные в номенклатуру дел, могут уточняться в процессе формирования дел в делопроизводстве.

Графа 3 заполняется по окончании календарного года.

Документы, предоставляемые по запросу работника. По запросу работника для предъявления в сторонние организации кадровая служба выдает справки о месте работы, времени работы в организации, занимаемой должности (Пример 2.42); копии и выписки из трудовых книжек, приказов по личному составу и других документов по личному составу. Общий порядок выдачи копий документов и их заверения установлен Указом Президиума Верховного Совета СССР от 4 августа 1983 г. № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (в ред. от 8 декабря 2003 г.).

Порядок заверения копии документа определен и в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Согласно п.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления и систематизируются в следующей последовательности:

• внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;
• заявление о приеме, направление или представление;
• анкета (личный листок по учету кадров);
• автобиография;
• документы об образовании;
• выписки из приказов, распоряжений о назначении, перемещении, увольнении;
• дополнения к анкете (личному листку по учету кадров), копии свидетельств о браке, аттестационные листы и др.

Не подлежат упорядочению в личных делах документы второстепенного значения, имеющие временный срок хранения: справки с места жительства и о жилищных условиях; справки о состоянии здоровья; черновики и дублетные экземпляры документов; заявления работников и копии приказов о предоставлении отпусков и командировках; обходные листы и т.п.

ГОСТ Р 6.30-2003 содержатся требования, предъявляемые к оформлению документов.

Перечни документов с указанием сроков хранения используются в качестве основных нормативных документов при определении сроков хранения и отборе на хранение документов, образующихся в деятельности организаций, независимо от формы собственности организации и от того, является ли данная организация источником комплектования какого-либо архивного учреждения.

Различаются два вида перечней: типовые и ведомственные (отраслевые).

В состав типового перечня включаются документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых организациями независимо от функционально-целевого назначения, уровня и масштаба деятельности, форм собственности.