Правила уничтожения невостребованных трудовых книжек

Ни в коем случае нельзя по собственной инициативе высылать невостребованную трудовую книжку письмом, пусть даже и самым что ни на есть ценным, или отправлять с курьером. Это можно делать только с разрешения работника!

Если работник, к сожалению, умер, то трудовую книжку предстоит вернуть его родственникам.
Им высылается аналогичное письмо.

Правила уничтожения невостребованных трудовых книжек образец

(утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526; далее – Правила 2015).

Правила 2015 содержат 7 форм описей:

• опись дел постоянного хранения (Приложение 14);

• опись дел по личному составу (Приложение 15);

• опись дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения (Приложение 16);

• опись электронных дел, документов постоянного хранения (Приложение 17);

• опись электронных дел, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения (Приложение 18);

• опись дел структурного подразделения (Приложение 23);

• опись электронных дел, документов структурного подразделения (Приложение 24).

■ Составлению и оформлению описей дел посвящен раздел 3.7 Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002; далее – Основные правила).

временных (до 10 лет включительно)

временных (свыше 10 лет), в т. ч. по личному составу

постоянного.

В архив организации передаются только документы временных (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения, поэтому описи составляются только на эти категории дел.

Как хранятся в организации дела временных сроков хранения (до 10 лет включительно)?

Словарь кадровика Опись дел структурного подразделения (сдаточная опись) -систематизированный перечень заголовков дел, отобранных для передачи в архив организации, содержащий учетные и справочные данные о делах (индекс дела, заголовок дела, крайние даты документов дела, количество листов и др.)

На дела временных сроков хранения (до 10 лет включительно) описи не составляются – учет этих дел ведется по номенклатуре дел за соответствующий год.

Правила хранения и уничтожения невостребованных трудовых книжек

В случае получения такого согласия отправить трудовую книжку по почте с соблюдением соответствующих правил. Невостребованную трудовую книжку хранят 75 лет.

Акт об отсутствии работника на рабочем месте

Уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте

Источник: https://www.pro-personal.ru/article/462925-chto-delat-s-nevostrebovannoy-trudovoy-knijkoy

Составляем опись дел

Любой документ в организации проходит длительный путь от создания до помещения в архив.

Одной из функций архива является учет – систематизация дел, создание научно-справочного аппарата и документов архивного учета.

Многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов.

В этом случае в описи указывается заголовок только первого тома, а заголовки всех остальных томов, если они помещены на одной странице, обозначаются словами «То же».

Если наименование многотомного дела переходит на следующий лист, то необходимо заголовок дела повторить полностью. При внесении в опись последнего тома после номера тома добавляется слово «Последний» (Пример 10).

■ «Крайние даты». Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную, творческую и иную документацию (протоколы, стенограммы, письма, доклады и т.д.

), для которой точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, то есть даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело (п.

Особое внимание уделите сохранению почтовых квитанций, так как в случае трудового спора именно они помогут доказать, что уведомление было отправлено своевременно.

Однако уволенный работник может так и не дать письменное согласие получить трудовую книжку по почте по указанному адресу, и тогда работодателю ее необходимо хранить «до востребования».

Наша справка

Алгоритм действий по отправлению трудовой книжки по почте работнику (при письменном согласии на то работника):

Шаг 1. Составить уведомление о необходимости работнику явиться за трудовой книжкой либо дать свое согласие на отправление ее по почте.

Шаг 2. Зарегистрировать уведомление в Журнале регистрации.

Все составляют данный акт от руки и произвольно.

Мы вывели лишь ряд правил, которые должны быть присущи данному документу:

• в нем должно содержаться полное название организации;
• в центре должно крупными буквами быть написано название самого акта;
• также не забываем вписать саму дату, когда акт был написан;
• в акте должен быть кратко изложен весь процесс, касающийся списания трудовых;
• обозначается количество списанных документов, а также причины списания каждого;
• не забудьте перечислить состав комиссий по инвентаризации и ликвидации;
• заканчиваться документ должен постановкой печати и подписями всех участников списания трудовых книжек.

Стоит заметить что данный акт составляется на листах А4, в двойном экземпляре.

Для составления описи можно использовать форму описи из Приложений 14 и 16 к Правилам 2015 (Пример 9).

СВОДНАЯ ОПИСЬ ДЕЛ ОРГАНИЗАЦИИ

В структурных подразделениях организации составляются описи дел структурных подразделений: постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу (Приложения 23, 24 к Правилам 2015), на основе которых в архиве организации составляются годовые разделы соответствующих сводных описей дел, документов (Приложения 14–18 к Правилам 2015). Описи дел структурных подразделений вместе с делами постоянного хранения и по личному составу передаются специалисту, ответственному за архив.

Часто в отделах заниматься этим совершенно некогда, поэтому к составлению описей дел структурных подразделений приходится подключаться работнику, ответственному за архив, и прямо указывать, какие документы и дела необходимо включить в опись.