Опись дел в суде документы

При этом всегда составляется передаточная опись, даже если документ сдается в количестве 1 единица.

В образце такой описи документов сохраняется основная форма табличного представления информации. Однако вводится дополнительная графа «Крайние даты», под которой понимаются крайние даты окончания срока хранения документа. Как правило, эти даты определяются в соответствии с нормативными документами (например, маршрутные листы минимально хранятся 5 лет).

Опись дел постоянного хранения

Среди архивных документов большую группу составляют те бумаги, которые предполагается хранить постоянно.

Для удобства в учетной политике компании всегда принимается исходное решение, согласно которому оформляются все документы, в том числе и их страницы.

• Примечания – необязательный, но довольно распространенный в применении раздел, где ответственное лицо может добавить свои комментарии, касающиеся движения документации или папок с делами. Например, дело ушло в архив или документ был изъят для передачи контрагенту (или, наоборот, возвращен) и т.п.
• Итоговая отметка – это запись, в которой отражается общее количество документов, страниц, экземпляров, видов (оригиналы, заверенные и незаверенные копии).
  Приводится для удобства, чтобы нужные бумаги можно было найти сразу.

Сдаточная опись

Если документы утратили свою актуальность, а срок их хранения в официальном документообороте истек, они сдаются в архив.

ОПИСЬ ДОКУМЕНТОВ

Дело N

N п/п

Дата документа

Исходящий номер документа

Наименование документа

Номера листов

Примечание

1

2

3

4

5

6

Всего в деле

(

)

листов.

(прописью)

(цифрами)

Ответственный за делопроизводство

(подпись, фамилия, инициалы)

(дата)

Примечание.

Опись дел в суде документы

К законченной описи дел составляют общую итоговую запись и заверительную надпись (как и к годовому разделу), а также обязательно составляют оглавление, предисловие и список сокращенных слов при наличии последних в годовых разделах.

Законченной считается опись, число заголовков дел в которой достигло четырехзначной цифры.

Обязательным элементом оформления законченной описи является титульный лист, на котором указывается полное название государственного или муниципального архива, в который сдаются дела организации (для организаций, являющихся источниками комплектования этих архивов), название фонда (полное название организации), номер фонда, номер описи, название описи (постоянного хранения, по личному составу и т.п.), крайние даты дел, включенных в опись.

Опись дел структурного подразделения включает в себя следующие элементы:

• порядковый номер дела по отдельной описи каждого структурного подразделения;
• индекс дела по номенклатуре;
• заголовок дела, отражающий фактическое содержание документов в деле;
• крайние даты дела (самая ранняя и самая поздняя даты);
• количество листов в деле;
• срок хранения дела (если в опись входят документы постоянного хранения, то графу «Срок хранения» не включают в опись).

Графа «Примечание» используется для отметок об особенностях формирования и физического состояния дел, о передаче дел и т.п.

Если информации на обложке дела недостаточно для заполнения формы описи, в справочных целях используют номенклатуру дел.

Каждое отобранное для архивного хранения дело включается в сдаточную опись под самостоятельным порядковым номером.

Приложение N 9 к п. 3.27_________________________________________ (наименование арбитражного суда) ОПИСЬ ДОКУМЕНТОВ Дело N——T———-T———T————T———T—————-¬¦ N ¦ Дата ¦Исходящий¦Наименование¦ Номера ¦ Примечание ¦¦п/п ¦документа ¦ номер ¦ документа ¦ листов ¦ ¦¦ ¦ ¦документа¦ ¦ ¦ ¦+—-+———-+———+————+———+—————-+¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦+—-+———-+———+————+———+—————-+¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦L—-+———-+———+————+———+——————Всего в деле ____________________________ (______________) листов. (прописью) (цифрами)Ответственный за делопроизводство ________________________________ (подпись, фамилия, инициалы) ________________________________ (дата)Примечание.
Мембрана

16.01.2013

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК ОАО «Каска»

от 22.01.2013 № 1

Опись дел временного (свыше 10 лет) хранения

Если в деятельности организации образовываются документы временного (свыше 10 лет) хранения, то необходимо их выделить в отдельную группу и составить самостоятельную опись. Форма этой описи весьма близка к приведенной для документов постоянного хранения: добавляется графа «Срок хранения».
Правила составления и утверждения аналогичны.

Опись дел по личному составу

Для описи дел по личному составу существует установленная форма (Пример 3). Порядок ее составления и утверждения аналогичен (за некоторым исключением) порядку для описи дел постоянного хранения.

Все остальные организации могут использовать его в качестве справочного пособия.

Составление описи дел структурного подразделения (сдаточной описи дел)

Давайте рассмотрим порядок составления и оформления описи дел, передаваемых в архив организации. Но сначала остановимся подробнее на непосредственной организации работ по передаче документов в архив.

В первую очередь возникает два вопроса – какие документы требуется подготовить и за какие годы.

Архив организации комплектуется документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. В последнем случае, прежде всего, имеют виду дела по личному составу, кроме того, в архиве могут быть составлены описи дел специфических видов документов.

Дела, которые хранятся менее 10 лет, обычно в архив не попадают.

Поступающие в судебное дело новые документы вносятся впродолжение описи, которая каждый раз заверяется в таком жепорядке.

Приложение N 9 (продолжение)

—-T————T———-T————T————T————-¬¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦+—+————+———-+————+————+————-+¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+—+————+———-+————+————+————-+¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+—+————+———-+————+————+————-+¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+—+————+———-+————+————+————-+¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+—+————+———-+————+————+————-+¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦L—+————+———-+————+————+—————Всего в деле ____________________________ (______________) листов.
Также необходимо уточнить (пересоставить) итоговую запись к описи (сведения о количестве дел и подписи).

Для организаций – источников комплектования государственных или муниципальных архивов требуется согласовать свои действия по внесению изменений с архивным органом, поскольку после утверждения годового раздела описи дел для внесения изменений в нее может потребоваться решение ЭПК архивного органа.

Порядок заполнения граф описи дел постоянного хранения (см. Пример 2) аналогичен изложенному выше порядку по составлению описи структурного подразделения (сдаточной описи дел в архив).

Обычно в организации при обработке документов первоначальному годовому разделу описи дел постоянного хранения присваивают № 1, все последующие годовые разделы числятся за этим номером до образования законченной описи.