Обязанности специалиста по кадрам за ведение графика отпусков
Чтобы не запутаться и учитывать, за какие рабочие периоды сотрудник хоть и с опозданием, но использовал отпуск, дополните график графой «За какой рабочий год предоставляется отпуск».
Планируйте в графике полный отпуск, даже если сотрудники вправе получить компенсацию за часть ежегодного отпуска, превышающую 28 календарных дней. Вопрос с компенсацией будете решать, когда работник напишет заявление. Кстати, вы и сами можете предложить ему взять компенсацию, например, дополнительного отпуска или части удлиненного основного отпуска. Закон это не запрещает.
По дополнительным отпускам есть нюанс при предоставлении отпуска за работу во вредных условиях труда. Минимум 7 календарных дней такого отпуска вы не можете заменить деньгами, работник обязан его использовать каждый год, ч. 2, 4 ст.
Это важно. Проверьте, когда у сотрудника, которого в 2018-м приняли на работу, заканчивается первый рабочий год. В зависимости от этого решайте, планировать его отпуск в графике на 2019-й или нет.
Если у сотрудника первый рабочий год заканчивается 31 января 2019-го, то в графике на этот год целесообразно запланировать его отпуск за второй год работы. Частично вы предоставите его авансом, но закон это допускает.
Если сотрудник отработал полгода и просит 28 дней отпуска, отказать нельзя.
Сократить отдых до 14 дней тоже.
Если новичок имеет право на отпуск в удобное для него время, отрабатывать 6 месяцев, прежде чем получить отпуск, он не обязан.
Обязанности специалиста по кадрам за ведение графика отпусков
Для получения учебного отпуска3 работнику необходимо предоставить в отдел кадров заявление, а также справку-вызов из учебного заведения. Предположим, такой отпуск сотруднику полагается и вам необходимо его оформить.
Справку-вызов проверьте на предмет правильности оформления, подлинности и правомерности выдачи. Она должна быть оформлена по установленной форме4 с обязательным наличием следующих реквизитов: номер свидетельства о государственной аккредитации учебного заведения; подпись должностного лица; оттиск печати с названием учебного заведения.
Листок нетрудоспособности может быть основанием для предоставления отпуска по беременности и родам.
Чтобы окончательно придать приказу юридический статус, его нужно зарегистрировать. Для этого в номенклатуре дел кадровой службы используется журнал регистрации приказов по отпускам.
схему). Оптимально, на наш взгляд, отделять документацию по ежегодным оплачиваемым и учебным отпускам от остальных видов отпусков, как это представлено в образце примерной номенклатуры дел на стр. 56.
не позднее 16 декабря года предыдущего. Чем крупнее предприятие, тем раньше должен быть начат этот процесс.
Составлять предварительные таблицы по отпускам на крупных предприятиях начинают уже с конца сентября – начала октября. Небольшие организации с числом работников до 20-30 человек могут начать распределение дней отдыха за две-три недели до конечного срока утверждения.
Порядок
Для начала необходимо издать приказ о составлении графика отпусков, его подготовке и возложить эту обязанность на конкретное лицо, отвечающее за кадровое делопроизводство. Следующим этапом проводится анализ количества дней неиспользованного за предыдущие годы отпуска, дополнительных дней отдыха и права на получение их в удобное для сотрудника время.
После того как будет оформлен приказ, его необходимо подписать у руководителя организации либо у другого должностного лица, уполномоченного на то доверенностью. Например, в некоторых компаниях правом подписи кадровых приказов обладает руководитель кадровой службы.
Буквенные обозначения на «отпускных» приказах могут быть такими: «о» – ежегодные и учебные отпуска, «од» – дополнительные, целевые, без сохра¬не¬ния зарплаты, «к» – компенсация, перенос, отзыв.
Например, приказ № 58-о.
Шаг 3: регистрируем приказ
Итак, приказ оформлен и подписан у руководителя.
Вас за это не оштрафуют.
Независимо от того, сообщил вам внешний совместитель даты отпуска по основной работе или нет, будьте готовы предоставить ему отпуск по заявлению. По основному месту работы у сотрудника могут измениться обстоятельства, а доказывать необходимость переноса отпуска работник не обязан.
Поэтому предоставьте ему отпуск в даты, о которых он просит. Не забудьте их указать в графике, а также реквизиты заявления.
График отпусков на 2019-й с отпуском совместителя, фрагмент
Главное в статьеСкрыть«Изменили даты – график надо переутвердить»
Это правда? Нет. Вносить в утвержденный график изменения или переутверждать документ в течение года не надо.
Это важно. Утвержденный график не изменяйте, а ведите его в течение календарного года, то есть регистрируйте отклонения.
СКАЧАТЬ
Так надо оформить. В первую очередь укажите в графике отпуск, который сотрудник не использовал в предыдущий рабочий год. После планируйте отпуск сотрудника в следующем рабочем году.
Если у работника есть неиспользованные отпускные дни и за другие предыдущие годы, не планируйте их в графике, но укажите в графе «Примечание».
Сотрудник может написать заявление и потребовать предоставить все или часть неиспользованных дней отпуска за предыдущие рабоче годы. Как поступить в этом случае, закон не говорит. Мы советуем – не отказывайте работнику. Компания грубо нарушила правила предоставления отпусков, поэтому в случае спора, проверяющие и суд будут на стороне работника, письмо Роструда от 01.03.2007 № 473-6-0. Более того, это в ваших интересах.
— время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на прежней работе;
— период отстранения от работы работника, не прошедшего обязательный медицинский осмотр (обследование) не по своей вине;
— время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года.
В стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, не включаются:
— время отсутствия работника на работе без уважительных причин, в том числе вследствие его отстранения от работы в случаях, предусмотренных ст.
- лица, получившие почетное звание Героя войны или Труда как в СССР, так и в РФ, полные кавалеры орденов Славы и Трудовой Славы.
Для того, чтобы документально подтвердить согласие сотрудника с установленными ему сроками отпуска, заполняется опросный лист, где отмечаются пожелания самого работника либо указывается предварительно запланированный период отсутствия, а также проставляется его личная подпись. В отдельных случаях составление этого документа может поводиться без участия работника, но тогда необходимо письменно его уведомить (не позднее, чем за 14 дней) и получить подпись о согласии с установленными сроками.
Это не означает, что сотрудник волен диктовать условия при выборе отпускного периода. Руководство предприятия имеет право устанавливать время отдыха для работников таким образом, чтобы обеспечивалось выполнение производственных задач.