Образец приказа о направлении работника в командировку с оплатой гсм
Всю необходимую информацию вносит сам работник.
Служебная записка содержит основные сведения:
- название организации;
- сведения о работнике;
- место назначения;
- длительность поездки;
- информацию об автомобиле.
К служебной записке прикладывается путевой лист и другие бумаги, подтверждающие осуществление командировки. При отсутствии подобных документов удостоверить этот факт необходимо должностному лицу принимающей организации. Для этого в документе делается соответствующая запись и подтверждается печатью и подписью.
Расходы
Практически все траты командированных работников подлежат возмещению работодателем (ст. 168 ТК РФ).
ИнфоОбщая информацияИспользование служебных поездок работодателями регулируется Трудовым кодексом и другими нормативными актами. При этом он обязан гарантировать отправленному в командировку лицу возмещение всех его расходов. Оформление служебной поездки осуществляется согласно установленным правилам.
Сотрудник может ехать на собственном или служебном автомобиле, а также использовать для поездки общественный транспорт.
Минимальный срок служебной командировки не установлен. Исходя из этого, сотрудник может пробыть в командировке один день и получить соответствующее возмещение.
Использование служебных поездок работодателями регулируется Трудовым кодексом и другими нормативными актами. При этом он обязан гарантировать отправленному в командировку лицу возмещение всех его расходов. Оформление служебной поездки осуществляется согласно установленным правилам.
Сотрудник может ехать на собственном или служебном автомобиле, а также использовать для поездки общественный транспорт.
Срок командировки во многом зависит от следующих факторов:
- объем задания;
- сложность выполнения поручения;
- дополнительные характеристики задания.
Максимальных сроков у служебной поездки также нет.
Только данное решение нужно зафиксировать в своей учетной политике.
И нужно помнить, налоговые инспекторы не вправе исключать расходы по таким путевым листам из налогооблагаемой базы.
Новый бланк 2019 года
Корректировки, которые были внесены в Приказ Минтранса России, потребовали изменения утвержденной формы путевого листа. Компании и индивидуальные предприниматели должны доработать бланки, чтобы они содержали все обязательные данные.
Так, необходимо предусмотреть место для заполнения сведений о техническом состоянии автомобиля перед работой и после нее, владельце ТС, ОГРН и ОГРИП. При этом отметка ставится с указанием даты и времени, а также с подписью ответственного сотрудника и ее расшифровкой.
Логичным с точки зрения наглядности и проверки корректности представляется внесение данных о техническом состоянии автомобиля в табличной форме.
- суточные, которые сотрудник тратит на еду и другие нужды;
- проезд (траты на бензин);
- аренда жилья;
- прочие расходы.
Что касается размера суточных, то для работников государственных учреждение законом установлен свой максимум. Частные организации имеют право самостоятельно устанавливать сумму, но есть нюансы.
Максимальный размер суточных, который не облагается НДФЛ, в 2019 году составляет 700 рублей для поездок по России и 2, 5 тыс. рублей для загранкомандировок.
Остальные командировочные так же рассчитываются, исходя из бюджета организации.
Важно
Для получения аванса сотрудник обязан написать заявление с указанием необходимой суммы. Его подписывает руководитель, а затем передает в бухгалтерию.
Деньги подчиненному перечисляются на банковскую карту или выдаются наличными.
Служебный автомобиль: НДФЛ и страховые взносы Независимо от того, какую систему налогообложения применяет организация, с компенсации документально подтвержденных расходов на проезд в командировку на служебном автомобиле не нужно платить:
- НДФЛ (п. 3 ст.
Оформление командировки на личном транспорте
Но по ним должно быть видно, что сотрудник действительно сначала ехал в другой город, а потом из него возвращался (письмо Минфина России от 20 апреля 2015 г. № 03-03-06/22368). Конечно, у работника помимо служебной записки должен быть путевой лист.
Ведь он обосновывает количество израсходованного горючего, а значит, нужен для списания расходов на бензин.
Форма № 3 спец.
Для легкового такси
Форма № 4
Для автобуса
Форма № 6
Для строительной машины на автомобильном ходу
Форма ЭСМ-2
Приведем самые распространенные бланки путевых листов 2019 г., а потом расскажем про оформление путевых листов приказа 152 на 2019 год.
Образец заполнения путевого листа в 2019 году на легковушку
Актуальный бланк для легкового автотранспорта представлен в окне ниже, этот документ можно скачать:
Образец заполнения путевого листа в 2019 году на грузовик
Для грузовиков наиболее часто применяют две формы: 4-с и 4-п. Первую, когда начисляют зарплату водителю или вознаграждение перевозчику по сдельным расценкам. Вторую — при использовании повременного тарифа.
Данный порядок утвержден Министерством транспорта РФ в содержании Распоряжения № АМ — 23 — р.
Размер выплат за использование персонального средства передвижения для служебной поездки не должен превышать 1500 рублей в месяц. Если затраты, понесенные сотрудником, превышают обозначенную сумму, они подлежат налогообложению.
Это касается командировок подчиненного на личном автомобиле в пределах России. Если предполагается рабочая поездка за пределы Российской Федерации, налоговым сборам подлежат суммы свыше 2500 рублей.
Основанием для предоставления компенсации служит приказ руководителя.
При ДТП или осуществлении ремонта
Перед направлением подчиненного в командировку на личном автомобиле, директор компании должен убедиться в наличии страхового полиса на машину.
В третью строку нужно записать названия подразделений, в которых работают сотруднику. В четверную — названия их должностей, как это указано в штатном расписании.
Следующая строка должна включать в себя сведения о поездках. Она, в свою очередь, разделяется на несколько подстрок.
В пятую и шестую нужно записать название страны и города, куда предстоит поездка, а также название принимающей организации.
Следом идут седьмая и восьмая строки – в них нужно записать дни начала и окончания поездок по каждому из работников.
В девятую вносятся количество дней поездки по каждому командированному. В десятой строке необходимо изложить краткое содержание цели поездки.
Одиннадцатая строка — в ней указывается источник средств, из которых производится оплата командировки.
Как правило, путевой лист изготавливается в типографии.
Лицевая сторона включает в себя следующие реквизиты:
- серия, номер и дата оформления документа;
- наименование организации;
- марка машины и госномер;
- данные водителя и его прав;
- информация о задании водителю;
- сведения о технической исправности автомобиля.
Оборотная сторона путевого листа легкового автомобиля состоит из таблицы, в которой имеется 6 граф:
- номер по порядку;
- код заказчика;
- место отправления/назначения;
- время выезда/возвращения;
- пройденный километраж;
- подпись водителя.
Далее идет информация о результатах работы водителя за смену, а именно: количество часов, километраж и расчет заработной платы.
Для того чтобы работодатель возместил специалисту оплату проезда на личном автомобиле, командированный сотрудник должен предоставить:
- путевой лист;
- служебную записку;
- документы, подтверждающие расходы на покупку топлива для заправки транспортного средства.
- Оплата расходов производится привычным образом – путем наличного или безналичного расчета.
- Трудовым Законодательством РФ не запрещено выплачивать денежные средства, предназначенные для оплаты транспортных расходов, до отправки сотрудника в командировку.
- Такое возможно по договоренности между работодателем и подчиненным.
Какие документы нужно оформить для списания ГСМ?
При возмещении денежных средств, потраченных работником на заправку личного автомобиля, учитывается информация, отраженная в Распоряжении Министерства транспорта РФ №АМ-23-р.