Образец номенклатуры дел 2020 года
Начинайте заполнять ее с организационных документов: локального акта об отделе, должностных регламентов сотрудников, поручений руководителя, положении о защите персональных данных и т. д. После того как напишете все документы каждой группы, определите сроки их хранения. Для этого используйте Перечень, утвержденный приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 (далее – Перечень № 558). В основном вам понадобятся разделы 7 и 8 (таблица ниже). Для документов по личному составу сроки смотрите в статьях 230, 230.1 Трудового кодекса и статье 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». В каких статьях Перечня № 558 смотреть сроки храненияПодразделСтатьи Перечня № 5587. ТРУДОВЫЕ ОТНОШЕНИЯ7.1. Организация труда и служебной деятельности561–5877.2. Нормирование труда, тарификация, оплата труда588–6017.3. Охрана труда602–6478.
Такой норматив должен быть доведен в определенные сроки, в установленном порядке.
Например, Министерством образования региона утверждается примерная номенклатура дел в школе на 2020 год с новыми сроками хранения. Данный норматив будет обязателен к применению для всех школ, подведомственных региональному министерству.
Индивидуальная опись дел создается для конкретного экономического субъекта.
То есть этот норматив предусматривает особенности с учетом видов деятельности, а также основываясь на правовых, структурных и прочих особенностях.
Правила формирования
Опись дел создается одновременно с образованием нового экономического субъекта, то есть номенклатура дел должна быть разработана и утверждена вместе с созданием учреждения.
Образец номенклатуры дел 2020 года
Если бланк содержит несколько листов, их следует скрепить между собой, пронумеровать и надлежащим образом проштамповать в конце, проставив дату составления, отметив количество страниц и заверив все подписью ответственного лица.
Документ составляется в единственном экземпляре, который после утраты актуальности передается на хранение в архив предприятия.
Образец составления номенклатуры дел
- Вначале вносится стандартная информация:
- полное наименование компании,
- дата составления документа,
- предстоящий год, на который он пишется,
- населенный пункт, в котором зарегистрирована организация.
Тут же отводится несколько строк под утверждение руководителем (сюда вписывается его должность, фамилия-имя-отчество, дата подписи).
- Далее идет основная часть, оформленная в виде таблицы.
Разрабатывая номенклатуру дел, следует руководствоваться:
- Положением о создании организации либо Уставом.
- Положением обо всех структурных подразделениях субъекта.
- Штатным расписанием на текущий год.
- Номенклатурой дел прошлых лет.
- Описями дел постоянного или временного хранения (более 10 лет).
- Регистрационными формами учреждения.
- Типовыми, а также ведомственными перечнями бумаг с указанием сроков хранения.
- Тем, каковы типовые и примерные сроки хранения документов по номенклатуре дел, доведенные вышестоящими министерствами и ведомствами.
Сфера предназначения
Ключевое назначение номенклатуры дел — это систематизировать документооборот в пределах одного субъекта — учреждения.
Люди волнуются и не знают, к чему готовиться.
Поэтому мы обратились за разъяснениями в Росархив, чтобы узнать ответы, что называется, из первых уст. Далее объясним вам, как выглядит ситуация на дату подписания этого номера журнала в печать – а именно на 15.11.2019.
Работа над проектом нового Перечня типовых архивных управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения1, уже завершается.
Для этого проверяют, какие новые документы стали составлять в середине года, какие изменения в структуре компании повлияли на документооборот, что неактуально и нужно исключить из номенклатуры дел.Ответьте на вопросы и решите, нужно ли вам срочно составлять номенклатуру делВопросОтвет (Да/Нет)ПоясненияСоставляете ли вы годовые разделы сводных описей дел документов постоянного и временного срока хранения? Если вы не составляете годовые разделы сводных описей, то номенклатура дел может быть в качестве такой описиКоличество папок с кадровыми документами меньше 10 штук? Проверьте шкафы и пересчитайте папки с кадровыми документами.
При большом объеме документов номенклатура дел поможет систематизировать ихПередаете ли вы в архив дела с учетом всех требований к их оформлению? С номенклатурой дел вы сможете правильно нумеровать и распределять документы по папкам, вовремя уничтожать и (или) сдавать их в архивУ вас централизованное делопроизводство? Если в компании есть филиалы и представительства, которые ведут свой документооборот, то пусть и головной офис, и каждый филиал разработает свою номенклатуру дел, чтобы присваивать делам номера в соответствии с принятой систематизацией дел. Так компания сможет по номерам документов определять, кто составил документ Если вы ответили «нет» три или четыре раза, рекомендуем начать составлять номенклатуру дел на будущий год.
Согласовывайте номенклатуру дел поэтапно. Каждый отдел согласовывает свой проект номенклатуры с ответственным за единую номенклатуру дел организации.
НД состоит из следующих реквизитов:
Наименование реквизита
Содержание
Индекс
Цифровое обозначение заводимого дела в организации с учетом подразделений и порядковых номеров вносимого вида документа.
Наименование
Заголовки или полные наименования. В НД вносятся в зависимости от их значимости для компании.
Количество единиц хранения
Отражается количество томов, книг, частей объектов хранения. Показатель заполняется в конце календарного года.
Сроки хранения
Указываются сроки хранения документации с указанием статей действующих НПА, в которых регламентирована данная информация. Подробнее о сроках расскажем далее.
Примечания
Дополнительная информация, заполняется при необходимости.
Обратите внимание, что указывать в описи простые или обобщенные фразы недопустимо.
Росархив полагает, что, учитывая незначительные изменения структуры Перечня, переработка заголовков дел и номеров статей в номенклатуре также будет незначительная.
Если действовать по всем правилам, то надо будет после вступления в силу нового Перечня в течение 2020 года:
- издать приказ о переработке номенклатуры дел в связи с изданием нового Перечня и актуализировать номенклатуру дел (заголовки дел, сроки хранения, ссылки на статьи нового Перечня);
- согласовать новый вариант номенклатуры дел 2020 года экспертной комиссией (центральной экспертной комиссией) организации;
- а источникам комплектования ее надо будет согласовать еще «со своим» государственным/муниципальным архивом;
- исправить на обложках некоторых дел заголовки и сроки хранения.
Эти советы основаны на давно применяемых принципах работы с номенклатурой дел, которые отражены в т.ч.
Скачать таблицу сроков хранения документов в организации в 2020 году
Скачать
Где хранить
Количество необходимых экземпляров НД компания определяет самостоятельно. Например, учреждение определило следующие места хранения:
- Первый экземпляр хранится в канцелярии.
- Второй используется в работе делопроизводителя компании либо в отделе канцелярии.
- Третий используется в архиве компании.
- Четвертый передан в государственный архив при сдаче документации на хранение.
- Остальные копии переданы в структурные подразделения организации для использования в работе.
Актуальные образцы
Приведем актуальные образцы оформления документации.
Бланки допустимо использовать в работе.
Номенклатура дел организации— образец ее заполнения вы найдете в этой статье — оформляется в обязательном порядке, если документация такого предприятия используется для комплектации госархивов. Остальные предприятия могут ежегодно утверждать номенклатуру дел для их систематизации, улучшения контроля за соблюдением сроков хранения документов и правильностью ведения документооборота.
Когда составляется номенклатура дел на 2018 год
Кто занимается составлением номенклатуры дел
Порядок утверждения номенклатуры
Как оформлять заголовки дел
Где взять образец номенклатуры дел
Итоги
Когда составляется номенклатура дел на 2018 год
Составление номенклатуры дел организации производится на протяжении последнего квартала года, предшествующего отчетному.
в течение делопроизводственного года (уточнение заголовков дел, внесение заголовков дел, не предусмотренных при составлении номенклатуры дел, внесение сведений о количестве и крайних датах единиц хранения (томов, частей дела), внесение отметок в графу «Примечание» и др.), составление итоговой записи о количестве и категориях дел, сформированных в делопроизводстве федерального органа исполнительной власти в течение года…
Если организация не является источником комплектования и номенклатуру дел даже не разрабатывала (встречаются и такие), то, на наш взгляд, жизненно необходимым минимумом в этом случае будет:
- в течение 2020 года подправить заголовки и
- сроки хранения у тех дел, у которых они изменились в новом Перечне по сравнению с предыдущим 2010 года.
Как только новый Перечень будет зарегистрирован Минюстом России, т.е.