Ндфл при возмещения своему работнику по найму жилья
И если вы готовы отстаивать свое мнение перед контролирующими органами, изучайте подход 2.
ПОДХОД 2 (рискованный, но выгодный)
Его суть заключается в том, что расходы на аренду квартиры — это не оплата труда работника. Но несмотря на это, такие затраты обоснованны и экономически оправданны. Без них работодатель не сможет нормально организовать производственный процесс.
Тогда для целей налогообложения прибыли учесть расходы в виде арендной платы можно в полном объеме в составе прочих расходовподп. 10, 49 п. 1 ст. 264 НК РФ; Постановление ФАС ЦО от 15.02.2012 № А35-1939/2010.
Дохода у работника не возникает, и НДФЛ с него удерживать не надо. Эту точку зрения, кстати, поддерживают и судып. 2 Постановления ФАС ЗСО от 02.09.2011 № А70-10656/2010; Постановление ФАС МО от 21.03.2011 № КА-А40/1449-11.
Но суды с этим не согласны. Они отмечают, что оплата организацией проживания иногороднего работника является обустройством на новом месте жительства, поскольку обеспечение жильем граждан, переехавших на работу в другую местность, предусмотрено п. 3 Постановления № 677. Следовательно, оплата аренды квартир для работников является компенсационной выплатой и подпадает под действие п.
3 ст. 217 НК РФ (постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 11.09.2013 № А19-2330/2013, Московского округа от 21.03.2011 № А40-36395/10-107-192, Волго-Вятского округа от 24.06.2008 № А43-28282/2007-37-943, Поволжского округа от 16.03.2006 № А72-5629/05-6/435, № А72-5959/05-6/450).
Обратите внимание, что, по мнению финансистов (письма от 30.06.2014 № 03-04-06/31385, от 23.11.2011 № 03-03-06/1/773, от 23.07.2009 № 03-03-05/138), положения ст.
Ндфл при возмещения своему работнику по найму жилья
В документе необходимо четко зафиксировать сумму, которую арендатор должен будет платить за квартиру, а также указать порядок оплаты: в каком виде (наличными или на расчетный счет), в какие сроки, каковы последствия просрочки платежа.
Чтобы арендодатель не мог поднимать арендную плату каждый месяц, необходимо прописать в договоре, что пересмотр платы может производиться не чаще одного раза в год и по соглашению сторон.
- Трехсторонний договор аренды жилого помещения.
При подписании договора на аренду квартиры для сотрудника между тремя сторонами арендодателем будет являться владелец жилплощади, арендатором – компания-работодатель, а специалист будет выступать в роли третьей стороны, у которой есть свои права и обязательства.
Квартира в этом случае предоставляется исключительно для того, чтобы там проживал работник организации.
Особенности оплаты аренды
Только в одном случае у работодателя возникает обязанность по оплате аренды: когда он пригласил на работу иногороднего сотрудника. В других случаях руководитель может не возмещать траты.
Однако компенсацию он может выплачивать добровольно.
В этом случае соответствующие обязательства, взятые добровольно, нужно прописать во внутренних актах. К примеру, это может быть коллективное соглашение.
Рассмотрим варианты оплаты:
- Аренда квартиры, оформленная самой компанией.
- Жилье арендует именно сотрудник.
Работодатель просто возмещает его затраты.
Следует отметить, что у чиновников на сей счет иное мнение. В письме Минфина РФ от 26.08.13 № 03-04-06/34883 сказано, что «дата получения дохода в рассматриваемом случае определяется как дата оплаты найма квартиры, включая авансовые платежи.».
Кстати, помимо этого, работодателю нужно также выступить налоговым агентом по НДФЛ и в отношении лица, предоставившего свое жилое помещение в аренду (если, конечно, арендодатель не зарегистрирован в качестве ИП).
Ведь в данном случае работодатель является источником выплаты дохода.
ФНС, расходы компании-работодателя на оплату аренды жилья для работника могут быть отнесены к расходам, которые можно применить в целях оптимизации налоговой базы по налогу на прибыль (или УСН «доходы минус расходы»), если:
- Соответствующие расходы будут документально подтверждены, и будут иметь связь с экономической деятельностью организации (той, которая направлена на получение фирмой доходов).
- Расходы будут классифицированы как:
- начисления сотрудникам в денежной или натуральной форме (в том числе представленные компенсациями в рамках трудовых правоотношений);
- начисления, прописанные в трудовых соглашениях.
Расходы, о которых идет речь, могут быть применены для уменьшения налогооблагаемой базы предприятия, если будут закреплены в трудовом договоре как разновидность заработной платы, представленной в натуральном виде.
Перечисление арендной платы арендодателю отражается по счету 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».
В бухгалтерском учете расходы организации на оплату аренды жилья для сотрудника отражают следующим образом:
Д 76 К 51 — Перечислены денежные средства арендодателю за аренду жилья
Д 70 К 76 — Оплата стоимости аренды жилья учтена в составе заработной платы
Д 26 (20, 44) К 70 — Заработная плата учтена в составе затрат
Д 26 (20, 44) К 69 — Начислены страховые взносы на заработную плату
Д 70 К 68.2 — Удержан НДФЛ при выплате заработной платы
Заполнение расчета 6-НДФЛ и справки 2-НДФЛ при выплате дохода сотруднику в натуральной форме
Заполнение расчета по форме 6-НДФЛ при выплате сотруднику дохода в натуральной форме рассмотрено в Письмах ФНС РФ от 09.08.2016 № ГД-3-11/[email protected], от 28.03.2016 № БС-4-11/[email protected]
ФНС и Минфина, в которых говорится, что подобное возмещение не является оплатой за выполнение трудовых функций работником.
И что указанные выплаты следует рассматривать как выплаты в пользу работников, которые на основании пункта 29 статьи 270 НК РФ вообще не учитываются в целях налогообложения прибыли (письма ФНС от 12.01.09 № ВЕ-22-3/[email protected], Минфина России от 17.03.09 № 03-03-06/1/155).
Конечно, в более поздних разъяснениях чиновники уже не столь категоричны, поскольку разрешают включать в расходы компенсацию в пределах 20 процентов от зарплаты. Однако на практике некоторые налоговики продолжают исключать из «налоговых» расходов всю сумму компенсации.
Поэтому крайне важно, чтобы условие о компенсации расходов на жилье было прописано в трудовом или коллективном договоре.
Что касается судов, то они в подобных спорах встают на сторону налогоплательщиков.
Следовательно, работодатель, который в этом случае признается налоговым агентом, должен включить суммы оплаты аренды жилья в доход работника, облагаемый НДФЛ.
Подобные разъяснения Минфин России давал и ранее (письма Минфина России от 19.09.2014 № 03-04-06/46997, от 22.10.2013 № 03-04-06/44206, от 30.09.2013 № 03-03-06/1/40369). При этом выводы чиновников касаются ситуаций как с предоставлением жилья сотрудникам, так и с возмещением им расходов на проживание.
Разница в том, что в первом случае договор аренды с арендодателем заключает сама компания, и она же оплачивает напрямую арендодателю сумму аренды.
Во-вторых, договор аренды может быть расторгнут и тогда неиспользованный аванс возвращается арендатору (работодателю); очевидно, что в этом случае у работника «натуральный» доход не возникнет и не мог возникать ранее, до момента получения арендной услуги.
Доход возникает лишь после того, как сотрудник воспользовался материальным благом, то есть пожил какое-то время в квартире.
Значит, удерживать НДФЛ компания должна при выплате заработной платы за тот месяц, в котором сотрудник воспользовался арендованной квартирой. Например, в январе 2014 года компания оплатила авансом аренду за февраль, март и апрель.
Соответственно, начиная с февраля, у работника появляется «натуральный» доход.
НК РФ (2017): вопросы и ответы».
Компенсации по командировкам
Однозначно решается вопрос по оплате проживания в составе командировочных выплат. ТК РФ (ст. 168) вменяет работодателю в обязанность возмещение таких расходов, и они в полной их сумме учтутся в базе по прибыли (подп.
12 п. 1 ст. 264 НК РФ). В том числе, если на это есть соответствующее решение работодателя, допускается принятие расходов на проживание в местности, откуда работник может каждый день возвращаться к основному месту жительства (письмо Минфина РФ от 10.10.2016 № 03-04-06/58957).
При условии наличия документов, свидетельствующих о величине расходов на проживание, они не попадут ни под налог на доходы физлиц (п. 3 ст. 217 НК РФ), ни под страховые взносы (п. 2 ст. 422 НК РФ, п. 2 ст. 20.2 закона «Об обязательном социальном страховании…» от 24.07.1998 № 125-ФЗ).
Она также не зависит от квалификации работников, сложности, качества, количества, условий выполнения самой работы, не являются оплатой труда работников (вознаграждением за труд).
А значит, не является объектом обложения страховыми взносами и не подлежит включению в базу для начисления страховых взносов.
Аналогичную позицию занял и ФАС Уральского округа в постановлении от 01.04.14 № Ф09-1087/14. Причем, в указанном деле обязанность по выплате по компенсации расходов по найму жилья была предусмотрена в трудовом договоре с сотрудниками.
Как видим, у чиновников одно мнение, у судей — другое.