Можно ли испотльзовать выписку банка подотчет
При этом нужно приложить и выписку по счету корпоративной карты.
Материалы Системы Главбух по вашему вопросу:
https://www.1gl.ru/#/document/11/18541/
Обоснование
Как оформить приобретение товаров, работ и услуг через подотчетное лицо
Как проверить авансовый отчет
При поступлении авансового отчета заполните в нем расписку (отрывную часть отчета) и передайте ее сотруднику. Она нужна для подтверждения, что отчет принят к проверке. А проверка заключается в следующем.
Во-первых, проконтролируйте целевое расходование денег. Для этого посмотрите, на какие цели сотрудник получил деньги от организации. Эти данные указаны в документе, который послужил основанием для выдачи подотчетных сумм. Например, в расходном кассовом ордере, приказе, заявлении и т. д.
Отчет о целевом расходовании денежных средств по корпоративной банковской карте представляется держателем директору организации не позднее трех рабочих дней со дня проведения расчетов по карте.
В данном разделе стоит рассмотреть еще один интересный вопрос, связанный с выдачей подотчетных сумм в безналичном порядке: можно ли перечислять подотчетные суммы на зарплатную карточку работника?
Сразу отметим, что ответственности за перечисление подотчетных денег на ту же банковскую карту, на которую перечисляется его зарплата, не установлено. К числу кассовых нарушений эти действия не относится (ст.
15.1 КоАП РФ).
Имеется положительная арбитражная практика по этому вопросу.
Например, в постановлении от 11.02.2008 № А52-174/2007 ФАС Северо-Западного округа указал, что организация правомерно перечислила на «зарплатный» счет сотрудника подотчетные денежные средства.
Актуальным является вопрос: как оформить авансовый отчет, если перерасход подотчетных средств работодатель возвращает на карту работника.
Например, в авансовом отчете (по форме № АО-1) предусмотрены строки только для реквизитов расходного ордера, по которому выдана перерасходованная сумма. Логично при этом добавить в применяемую унифицированную форму еще одну строку для реквизитов платежного поручения, по которому осуществляется перечисление денег.
Пример
ООО «База» 7 июня были выданы денежные средства под отчет:
— менеджеру Иванову И.И.
для покупки канцелярских принадлежностей — на банковскую карту сотрудника перечислено 1 000 руб.;
— директору Петрову П. П.
То есть до того момента, как в организацию поступят первичные документы, подтверждающие расход, средства, списанные со счета юридического лица в результате совершения операций держателем корпоративной карты, так же как и в случае снятия наличных денег, считаются выданными под отчет работнику.
О том, какую сумму и когда сотрудник снял с карты, можно узнать из банковской выписки.
2.
Суммы с кредита счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» списываются в дебет счетов:
(или) 26 «Общехозяйственные расходы»;
(или) 60 «Расчеты с поставщиками или подрядчиками»;
(или) 91 «Прочие доходы и расходы» и др.
Данную проводку нужно сделать, когда работник представит авансовый отчет, приложит оправдательные документы и отчет утвердит руководитель.
3.
В налоговом учете расходы, оплаченные картой, тоже учитываются в обычном порядке.
Эта позиция подтверждается официальными разъяснениями Минфина РФ:
- письмом от 21.07.2017 № 09-01-07/46781;
- письмом от 25.08.2014 № 03-11-11/42288;
- письмом от 05.10.2012 № 14-03-03/728.
В положении ЦБ от 24.12.2004 № 266-П также представлен список расходов, которые организациям и ИП разрешено оплачивать через карту уполномоченного физлица (см. п. 2.5):
- оплата расходов, связанных с деятельностью организации (ИП) на территории РФ;
- оплата командировочных и представительских расходов на территории РФ и за ее пределами;
- проведение иных операций, не запрещенных законодательством РФ.
См.
Сотрудник купил материалы у плательщика ЕНВД или предпринимателя с патентом
Допустим, сотрудник приложил к авансовому отчету только товарный чек или товарную накладную без чека ККТ. Принять расходы можно, если продавец платит ЕНВД либо это предприниматель на патентной системе.
Некоторые плательщики ЕНВД и предприниматели с патентами до 1 июля 2019 года вправе не применять ККТ.
наименование, порядковый номер и дата выдачи документа;
наименование организации (Ф.
И. О.
Размер выплачиваемой работнику денежной компенсации может быть повышен коллективным договором или трудовым договором. Обязанность выплаты указанной денежной компенсации возникает независимо от наличия вины работодателя.
Понятие «других выплат, причитающихся работнику» в данной статье не раскрывается, в силу чего к другим выплатам вправе отнести и затраты, произведенные работником из собственных денежных средств на служебную командировку, приобретение имущества для организации с согласия работодателя, которые подлежат возмещению работнику при утверждении работодателем авансового отчета работника, осуществившего затраты из собственных средств.
Судебных решений на данную тему не так много.
Вопрос: Подотчетное лицо расплатилось корпоративной картой в магазине,чек утерян.Возможно ли задолженность по авансовому отчету закрыть чеком с платформы ОФД?
Ответ : Да, можно.
Подтверждением расходов является кассовый чек, если сотрудник расплатился наличными или банковской картой. Когда нет кассового чека, можно использовать другие документы, которые могут подтверждать оплату:
• товарный чек (письмо Минфина от 16.08.2017 № 03-01-15/52653);
• выписку по счету корпоративной карты о совершении транзакции с указанием назначения и получателя платежа.
Еще читайте: производственный календарь 2020 с часами
Чек с платформы ОФД тоже подтверждает оплату, поэтому Вы вправе списать задолженность с подотчетника.
- в каком документе будет фиксироваться выдача и возврат карты (чаще всего у работодателя ведется журнал выдачи корпоративных карт);
- должен ли сотрудник писать заявление на выдачу карты, а руководитель издавать соответствующий приказ;
- как обеспечить защиту сведений о PIN коде (можно, например, приравнять данную информацию к служебной тайне);
- каков порядок действий при утрате карты сотрудником (лучше предусмотреть обязанность держателя незамедлительно сообщить об утрате карты в банк для блокирования операций по ней).
Передача карты сама по себе к выдаче подотчетных сумм не приравнивается. Суммы по дебету счета 71 отражаются в корреспонденции со счетами учета денежных средств в тот момент, когда подотчетное лицо воспользуется картой, т.
е. снимет с карты денежные средства или оплатит ею расходы (см.
В качестве примера рассмотрим решение Усть-Янского районного суда Республики Саха (Якутия) от 11.02.2011 № 2-13/2011, в котором судом были сделаны следующие выводы:
- включение затрат работника в счет 71 свидетельствует о согласии работодателя зачесть долг перед работником, у работодателя наступает материальная ответственность за свои действия по несвоевременной выплате работнику иных выплат, причитающихся работнику;
- если авансовый отчет так и не был утвержден руководителем, проценты рассчитываются с даты представления авансового отчета работником работодателю.
Стоит отметить, что пока отсутствуют официальные разъяснения контролирующих ведомств по данному вопросу, а также судебная практика федерального уровня, у организаций есть шанс избежать начисления процентов по статье 236 ТК РФ.
В суде можно использовать следующие аргументы.