Как заполнять чек лист при аудите
Критериями оценки является степень выполнения требований, приведенных в ГОСТ Р 56404.При оценке выполнения требований СМБП применена трехбалльная система: 0, 1 и 2 балла.Процедура присвоения баллов следующая:
0 баллов — требование стандарта не выполняется;
1 балл — требование стандарта выполняется не в полном объеме (частично);
2 балла — требование стандарта выполняется в полном объеме.При выставлении баллов применяются следующие правила:- оценка может быть только целым числом баллов, оценка в полбалла запрещена;- при проведении оценки в первую очередь оцениваются требования с формулировкой «должен»;- в случае если требование с формулировкой «должен» не выполняются или выполняются не в полном объеме, т.е.
Это может быть осмотр, интервью, опрос, изучение документации или другой способ оценивания.
- На третьем этапе необходимо ввести или вписать результаты контроля в соответствующий столбец чек-листа.
- Также в ряде документов бывает и пункт с комментариями аудитора. Если он присутствует в контрольном списке, то его необходимо заполнить до перехода к следующему вопросу.
Образец чек-листа для внутреннего аудита вы можете скачать здесь.
Образец чек-листа для внутреннего аудита
Само понятие чек-листа применяется не только для контроля за сотрудниками и организационными процессами.
Эта форма проверки часто используется и для самоанализа своей деятельности, поэтому бланк контрольного списка способен принимать своеобразные виды. Чек-лист внутреннего аудита имеет определенные задачи, направленные на контроль за деятельностью компании.
Как заполнять чек лист при аудите
Сумма баллов определяется по каждому из разделов ГОСТ Р 56404, а также общая сумма по всем разделам. Для прохождения сертификационного аудита необходимо набрать два балла по каждому применимому требованию с формулировкой «должен», т.е.
выполнить в полном объеме все требования с формулировкой «должен».
Нокаут-вопрос
Раздел ГОСТ Р 56404
Комментарии
Примеры
1 Определена ли область применения СМБП?
Раздел 4 «Организационная среда (контекст)»
Область применения должна быть представлена в виде документированной информации
Руководство по СМБП. Политика в области СМБП
2 Определены ли процессы, входящие в область применения СМБП?
Раздел 4 «Организационная среда (контекст)»
Организация должна представить доказательства разработанных и применяемых процессов организации, входящих в область применения СМБП
Перечень процессов.
Схема взаимодействия процессов.
Внутренний аудит является самым важным инструментом проверки СМК (Система менеджмента качества, – ред.) или любой другой системы менеджмента. Из требований ISO 9001:2015 очень ясно, что внутренний аудит является ключевым элементом вашей системы.
А коль уж вы заинтересованы в понимании того, как функционируют ваши процессы – еще и главное средство сбора информации.
Обязательное требование
4.1-1*
Организация должна определить:
— внешние факторы (среду), относящиеся к ее целям и влияющие на способность достигать целевого результата(ов) СМБП
—
1
Требование с формулировкой «должен» не выполнено в полном объеме
4.1-2*
— внутренние факторы (среду), относящиеся к ее целям и влияющие на способность достигать целевого результата(ов) СМБП
+
Оценивается при выполнении обязательных требований 4.1-1
4.1-3
Высшему руководству организации следует рассмотреть:
а) социальные, культурные, законодательные, технологические, экономические и конкурентные факторы (среду)
Не оценивается
0
Требования не проверяются, т.к.
СМК преследуют две основные цели:
- показать, что процессы эффективны с точки зрения запланированных результатов, идентифицированных в системе качества, также именно внутренний аудит удостоверяет, что все процессы, которые нужны СМК по стандарту ISO 9001, функционируют в организации на самом деле;
- продемонстрировать, что процессы эффективно внедрены и поддерживаются в рабочем состоянии.
Задача с чек-листами, таким образом, сводится к тому, что нужно опираться при их подготовке на всю необходимую информацию, чтобы можно было гарантированно получить два только что упомянутых выхода из бизнес-процесса внутреннего аудита.
Как вы подготовите чек-лист, чтобы удостоверить соответствие?
Внутренний аудит позволяет оценить выходы из процессов СМК путем анализа записей или прямого наблюдения аудиторов за работой сотрудников.
Данный документ раньше заполняли в виде бумажного носителя, позже стали появляться электронные версии в Word и Excel. Сейчас существуют специализированные приложения для проведения внутреннего аудита, но предыдущие методы по-прежнему актуальны.
Стандартный бланк чек-листа по проведению аудита содержит 6 столбцов:
- Номерная строка.
- Проверяемое требование ISO.
- Детализированные вопросы.
- Метод оценки проверяемого требования.
- Отметка о результате проверки.
- Комментарии аудитора или комиссии.
Само понятие чек-лист дословно переводится как «контрольный список» и может применяться даже для аудита деятельности 1 сотрудника компании.
Нормативно-правовая база
Согласно Федеральному закону от 30.12.2008 №307 «Об аудиторской проверке» регулируется составление чек-листов различных видов, но это касается внешнего аудита.
К примеру, в категорию «прилегающая территория и входная зона» могут входить следующие критерии:
- Парковка чистая
- Мусорные урны присутствуют, не наполнены
- На фасаде отсутствуют посторонние надписи
- Дверной доводчик работает
- Плитка на крыльце не разбита
- Коврики на входе присутствуют
- Внешние рекламоносители чистые, не повреждены, светятся (освещены)
- Информация на входе присутствует
Чек-лист проверки продавца
В качестве объекта проверки может выступать не только магазин, но и определенный сотрудник (менеджер, продавец). В этом случае, по чек-листу оценивается работа сотрудника, его внешний вид, знание корпоративных стандартов, умение играть «в ролевую игру» с потенциальными покупателями, выводя их на совершение покупки и допродажу.
В случае проверки магазина (супермаркета, гипермаркета), чек-лист может быть сформирован по следующим категориям:
- Прилегающая территория и входная зона
- Торговый зал
- Кассы и прикассовая зона
- Кассовая дисциплина
- Мерчендайзинг
- Реклама, маркетинг, промо
- Подсобные помещения
- Безопасность и охрана
- Работа персонала
Внутри каждой категории (зоны) чек-листа должен располагаться перечень критериев (областей) проверки. Критериев может быть любое количество, начиная от нескольких, заканчивая десятками и даже в отдельных случаях – сотнями.
ст.№1Аудиторская деятельностьст.№2Перечень основных НПД, которые также регулируют подобного рода деятельностьст.№3Что такое аудиторская организацияст.№4Что подразумевается под термином «аудитор»ст.№5Что подразумевает под собой обязательный аудитст.№6Аудиторское заключениест.№7Перечень основных правил, стандартов действий, проводимых аудиторамист.№8Обозначает полную независимость различных аудиторских организацийст.№9Аудиторская тайнаст.№10Как осуществляется контроль за качеством проведения проверкист.№11Квалификационный аттестат аудитораст.№12Порядок, а также основания для проведения аннулирования аттестата аудитораст.№22Проведение государственного контроля в рассматриваемой сфере деятельности предприятия
По возможности стоит внимательно ознакомиться со всеми нюансами законодательства, регламентирующего аудиторскую деятельность.
3 Введена ли в действие политика в области СМБП?
Раздел 5 «Лидерство»
Политика в области СМБП должна быть представлена в документированном виде и иметь признаки приверженности высшего руководства организации ценностям и принципам БП
Политика в области СМБП. Политика интегрированной системы менеджмента. Другие документы, содержащие направления и намерения в области СМБП
4 Установлены ли цели СМБП?
Раздел 6 «Планирование»
Организация должна представить доказательства установленных целей СМБП для соответствующих функций и уровней организации
Цели на уровне организации.
Цели на уровне процессов. Цели на уровне потоков создания ценности.