Как заполнять чек лист при аудите

Например, при проверках соблюдения стандартов мерчендайзинга, в чек-листе как правило прописывается проведение следующих мероприятий:

• Мониторинг текущего наличия товаров (фейсинг и sku)
• Общая оценка качества работ и соблюдения стандартов
• Наличие POS материалов
• Проверка соответствия ценников, срока годности товаров
• Проверка промо и маркетинговых акций
• Контроль цен, дистрибуции, уровень доступности рекламных материалов
• Оценка работы торговых представителей и промоутеров

Чек-лист проверки магазина

При проведении проверок и торговых аудитов магазинов, стандартный чек-лист обычно разбивается на категории (зоны) проверки и критерии (области) проверки.

Проводится регулярный мониторинг транспортных средств, доставляющих пищевую продукцию? □ □□14. Документация с требованиями к транспорту доступна? □ □□15.

Как заполнять чек лист при аудите

Другие документы организации, содержащие цели

5 Прошли ли работники организации подготовку в области БП?

Раздел 7 «Вспомогательные средства»

Организация должна представить в документированном виде доказательства прохождения подготовки работников по программам в области БП

Копии документов о прохождении подготовки. Например, свидетельства, удостоверения, протоколы и т.п.

6 Определен(ы) ли поток(и) создания ценности для потребителя?

Раздел 8 «Операционная деятельность»

Организация должна представить доказательства разработки потока(ов) создания ценности для потребителя(ей)

Карта потока создания ценности.

Есть PRP вредителям □ □□61.Ведутся записи контроля вредителей □ □□62. Есть договор со специализированной службой □ □□63. Есть карта приманок (ловушек) □ □□64 Места приманок (ловушек) известны работникам □ □□65.

Все яд имеют сертификаты □ □□Отходы66.Есть PRP по отходам? □ □□67. Отходы удаляются при определенном % заполнения баков? Определены места расположения баков? □ □□68.

Баки для отходов по цвету и форме отличаются от баков для годной продукции? □ □□69. Контейнеры с отходами плотно закрываются, содержатся в чистоте и опустошаются в определенные периоды? □ □□70.
Места расположения мусора (сбора отходов) удалены от производственных цехов? □ □□Персональная гигиена71. Есть PRP по гигиене? Проводится регулярный мониторинг персональной гигиены руководителем группы HACCP, все корректирующие действия предпринимаются незамедлительно? □ □□72.

Перечень процессов.
Схема взаимодействия процессов.

Преимущество таких сервисов состоит не только в более удобном и быстром сборе данных, включая фотографии, но и в предоставлении руководителю отчетности и аналитики, которая в динамике покажет эффективность проведения проверок, инспекций и аудитов, позволит выявить самых «злостных нарушителей», аутсайдеров и самые «проблемные зоны». Одним из лидеров среди таких решений является сервис Ритейлика.

Облачный сервис Ритейлика представляет собой единое, централизованное хранилище данных по проверкам и состоит из веб-сайта и мобильного приложения. В сервисе, помимо стандартных справочников, имеется мощный конструктор чек-листов, позволяющий легко создавать неограниченное количество чек-листов любой сложности и любого размера для разных типов оценок (да/нет, баллы, выбор из списка, числовая/количественная оценка).

— ее распределение, обеспечение доступностью, восстановление и использование

7.5.3-4*

— хранение и обеспечение сохранности, включая четкость

7.5.3-5*

— управление изменениями (например, управление версиями)

7.5.3-6*

— сохранение документов в течение установленных сроков, а также их удаление

7.5.3-7*

Документированная информация внешнего происхождения, определенная организацией как необходимая для планирования и функционирования СМБП, должна быть соответствующим образом идентифицирована и находиться под управлением

Сумма баллов:

Максимум баллов: 58

Таблица 5 (Поправка.

У всех работников есть учебные материалы □ □□84. Весь новый персонал перешел через обучение, охватывающее необходимость информирования о болезни, правильное мытье рук / правильное использование перчаток и требования личной гигиены □ □□85. Весь персонал имеет необходимую компетентность □ □□86 Записи по обучению ведутся регулярно? □ □□Управление потенциально опасной продукцией и жалобами87. Есть обязательная документированная процедура? Все инциденты, жалобы на продукцию регистрируются и по ним проводятся обязательные корректирующие действия □ □□Изъятие продукции88. Есть процедура изъятия и все отзывы и изъятия происходят по процедуре? □ □□89. Все требуемые формы заполняются? □ □□Производство продукции90. Используется правило 2часа/4час по всем шагам от производства до заморозки или реализации ? □ □□91. Пищевая продукция с аллергенами готовится отдельно? □ □□92.

Источник: автором статьи на английском языке является Марк Хаммар – сертифицированный в ASQ (American Society for Quality, – ред.) специалист по качеству и деловому совершенству. В сфере качества эксперт трудится с 1994 года. У него есть опыт работы в сфере аудитов, улучшения процессов, написания процедур для систем управления качеством и систем экологического менеджмента.

Марк Хаммар – сертифицированный главный аудитор по стандартам ISO 9001, AS 9100, ISO 14001.

Внутренний аудит является самым важным инструментом проверки СМК (Система менеджмента качества, – ред.) или любой другой системы менеджмента. Из требований ISO 9001:2015 очень ясно, что внутренний аудит является ключевым элементом вашей системы.

А коль уж вы заинтересованы в понимании того, как функционируют ваши процессы – еще и главное средство сбора информации.

Карты процессов

3 Введена ли в действие политика в области СМБП?

Раздел 5 «Лидерство»

Политика в области СМБП должна быть представлена в документированном виде и иметь признаки приверженности высшего руководства организации ценностям и принципам БП

Политика в области СМБП. Политика интегрированной системы менеджмента. Другие документы, содержащие направления и намерения в области СМБП

4 Установлены ли цели СМБП?

Раздел 6 «Планирование»

Организация должна представить доказательства установленных целей СМБП для соответствующих функций и уровней организации

Цели на уровне организации. Цели на уровне процессов. Цели на уровне потоков создания ценности.

Только что мы в основном говорили о первой части. Практическую реализацию на предприятии остальных положений ISO 9001 проверить будет сложнее. Однако и эта задача по плечу любому. Зависит от специфики конкретного проверяемого процесса, конечно. Как известно, многие компании для оценки деятельности прибегают к ключевым показателям эффективности (KPI – Key Performance Indicators, – ред.), в том числе, когда добиваются соответствия ISO 9001:2015. Владельцы процессов выбирают один или несколько индикаторов, измеряя конкретный показатель которых можно с уверенностью делать выводы о состоянии процесса.

Я это говорю к тому, что если KPI у вас внедрены и поддерживаются владельцами процессов, то оценку эффективности СМК на основе имеющихся KPI можно включить в качестве одного из элементов чек-листа внутреннего аудита.