Как приспособиться к работе в openspace

Как в тюрьме живем! Очень тяжело разговаривать с клиентами, когда буквально под ухом у тебя матерятся. Мы постоянно делаем им замечания, но их хватает на полчаса-час, не больше. Я уже устала от такого «соседства!» — жалуется Мария.

Бороться с негативными факторами не только можно, но и нужно.

О пользе тишины

Шум — главная причина жалоб и неудобств в open space. Основания вполне серьезные — постоянный гул, который царит в открытом офисе, может подорвать мотивацию. В Journal of Applied Psychology было опубликовано исследование, в основу которого лег эксперимент. 40 женщин — офисных сотрудниц в течение трех часов находились в условиях «неинтенсивного шума», симулирующего обычные звуки открытого офиса. Другая группа три часа находилась в блаженной тишине.

Да-да, именно для этого и придуманы переговорные комнаты.

Впрочем, часто нужно поговорить по телефону или быстро провести рабочее совещание на месте, но при этом важно поддерживать ровный рабочий фон.

Но иногда даже ради небольших переговоров нужно выходить в переговорную. Например, это касается переговоров с внешними контрагентами. Чужаки всегда в первую очередь отвлекают и тревожат сидящих в кабинете людей, так уж устроено коллективное сознание еще с древних времен.
По возможности не приглашаем посторонних для переговоров в кабинет, отвлекая тем самым своих коллег, — используем для этих встреч только переговорные комнаты

4. Мы координируем свои планы друг с другом. Любая внутренняя несрочная встреча сначала назначается по календарю Outlook на удобное для всех время.

Вопросам приглашения на встречи следует уделить особое внимание.

По сути, кабинеты, только без сплошных стен. Так коллеги могут быстро задавать друг другу вопросы, решать сложные задачи.

Сергей Бехтерев, «Как работать в рабочее время. Правила победы над офисным хаосом». – М.: «Альпина Паблишер», 2018.

Практика показывает, что примерно половина рабочего времени в офисе используется неэффективно из-за царящего там хаоса, и приходится работать дольше, чтобы выполнить хотя бы часть плана. С помощью приведенных в этой книге правил и рекомендаций вы существенно повысите эффективность своей работы и сможете посвятить освободившееся время самому важному: семье, здоровью, спорту, образованию, друзьям и другим целям, на которые вас не хватало раньше.

Тема продуктивной работы сотрудников, находящихся в одном помещении, в большинстве случаев неинтересна и непонятна генеральным директорам, сидящим в отдельных кабинетах.

Если индикатор красный – сотрудник занят и не желает ни с кем разговаривать, если зеленый – то готов к беседе.

Добавьте живой растительности

Человек – это часть природы, поэтому она имеет влияние на его комфорт и продуктивность. Мы можем этого не замечать, но если в процессе работы в поле нашего зрения будут находиться живые растения, то продуктивность резко повысится, а количество ошибок снизится. Крупные корпорации устраивают в своих офисах целые парки и сады, выделяя для этого отдельный этаж или крышу здания.

Каждый сотрудник может прийти в сад, где растут разные растения, и провести там несколько минут. Даже такое короткое слияние с природой позволит набраться сил и приступить к работе с новыми силами.

Хотя бы установите высокие горшки с живыми растениями в помещениях офиса. На окнах, в коридорах, на полу. Выберите растения, не требующие особого ухода.

Частенько нам приходится наблюдать, как один сотрудник кричит другому через весь Open Space что-то вроде:

— Васяяяяя! Можешь сейчас уделить мне пять минууут?

— Не могууу!

— А когда сможееешь?

— Через пять минут скажууу!

— Хорошооо, я спрошу через пять минууут!

И так может повторяться несколько раз. Бескультурье, конечно, но раз уж оно встречается, то давайте с ним бороться. <…

5. Ругань, разборки, негатив.

Общее пространство — место для позитива и драйва.

Негативное настроение у нас принято выветривать на улице. Любой может попросить «негативщика» выйти погулять на 5-10 минут.

Это очень важное правило, обязательное для многих российских кабинетов и Open Space. К сожалению, уровень культуры во многих российских компаниях позволяет людям выяснять отношения при всех.

Но в конечном итоге получилось место с высоким уровнем шума, полным отсутствием личного пространства и огромным количеством «цифровых» и «человеческих» раздражителей.

Несколько десятков психологических исследований доказали, что вреда от открытой планировки офиса все-таки больше, чем пользы: высокий уровень стресса, натянутые из-за постоянной раздраженности отношения с коллегами и общее снижение чувства удовлетворенности работой.

«Да у нас соседний отдел кроме как матом, никак не разговаривает.

Если сотруднику необходимо сосредоточиться, он может пойти туда вместе со своим ноутбуком.

Можно создать специальное рабочее пространство с большим открытым столом, за которым сотрудники могут обсуждать детали совместного проекта, продолжая при этом работать и не мешать своим коллегам, нуждающимся в тишине.

Располагайте отдельные зоны офиса правильно

Если ваш персонал работает в офисе Open Space, это еще не означает, что все рабочие и нерабочие задачи он будет выполнять в одном месте. В любом случае, нужна комната для отдыха, кухня, переговорная комната. В части компаний оборудуют телефонную будку, в которой сотрудники могут поговорить по телефону, не мешая своим коллегам.

Располагать все зоны нужно так, чтобы сотрудники тратили мало времени, чтобы до них добраться.

Общение не по работе Решение:

• Выходить с личными разговорами из кабинета, дабы не отвлекать остальных.

Проблема №3: Переговоры на рабочем месте, которые не касаются остальных присутствующих в кабинете Решение:

• Переговоры друг с другом, которые не касаются остальных присутствующих в комнате, вести только в переговорных.
• Все переговоры в open space вести спокойным деловым тоном, поддерживая рабочий фон.
• По возможности не приглашать посторонних для переговоров в кабинет, отвлекая тем самым своих коллег, — использовать для этих встреч только переговорные комнаты.

Проблема №4: Частые отвлечения на чужие незапланированные вопросы Решение:

• Мы координируем свои планы друг с другом.

Но люди имеют свои предпочтения и потребности. Кому-то нужно общение с коллегами во время работы, поэтому большие перегородки между столами будут только мешать. Кто-то же может работать только в тишине, поэтому ему необходимо полу изолированное рабочее пространство.

Создать отдельное рабочее место для каждого работника вам не удастся. Да и сам формат этому противоречит. Но сделать несколько вариантов рабочих мест, чтобы каждый мог выбрать то, которое ему больше нравится, вы вполне можете.
Многие современные компании, помимо традиционного офиса, создают еще и дополнительный, похожий на библиотеку. Там нельзя громко разговаривать друг с другом, включать музыку, принимать телефонные звонки.