Как правильно прошить документы
Для начала документацию необходимо соответствующим образом подготовить. Все листы складываются в ровную стопочку, поле чего делаются 2 или отверстия вертикальном направлении, причем отверстия должны быть строго симметричны относительно друг друга. Для особо важной документации применяется более надежное сшивание в 5 отверстий. Шаг между отверстиями выдерживается величиной не менее 30 мм. Если сшиваемая документация состоит из нескольких листов, то сделать отверстия можно иглой или обычным канцелярским дыроколом, для более объемной стопки применяют шило, в крайнем случае, молоток с гвоздями или даже дрель. После подготовки следует проверить, верно ли собраны бумаги и нумеруются их;
- Шитье. Для сшивки применяют шпагат, прочную нить или даже ленту. Бумаги прошивается два раза, хвосты сшивки выводятся наизнанку тома документации и связываются в узелок.
- Как правильно прошить документы
- Как правильно прошить документы: подробные схемы с описанием
- В две дырки
- Как правильно прошить документы в 5 прокола
- Как правильно прошить документы украина
- В две дырки
- Как правильно прошить документы в 2 прокола
- Исправления
- Как правильно прошить документы рб
- Как правильно прошить документы в 4 прокола
- Нумерация листов
- Где сшить документы, в каком месте
- Как правильно прошить документы в 3 прокола
- Законодательное обоснование
- Как правильно прошить документы для архива
- Заверительная надпись
- Как правильно прошить документы в 2 дырки
- Как сшивать и заверять документы – мнение Минфина
- Как правильно прошить документы для налоговой
- Формирование документов для налоговой
Как правильно прошить документы
Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76, а также в приказе Министерства культуры РФ № 536 от 2005 года, утверждающем типовую инструкцию по делопроизводству, Инструкции Центрального банка России, Методических разъяснениях по порядку заполнения отдельных форм документов, утвержденных Приказом Министерства по налогам и сборам от 2003 года и ГОСТом Р 51141. Кроме того, требования к прошиванию бумаг разрабатывались и отраслевыми ведомствами (например, Министерством по налогам и сборам).
Как правильно прошить документы: подробные схемы с описанием
Существует несколько вариантов того, как правильно подшить документы нитками, ведь эту процедуру можно выполнить как в две дырки, так и в три, четыре и даже пять.
В две дырки
Прошивка бумаг в две дырки — это самый простой способ их скрепления, и чаще всего его используют при оформлении бумаг, не имеющих особой важности.
Как правильно прошить документы в 5 прокола
Полное описание ознакомиться тут.
- В папке для проверки можно сшить не более 150 страниц.
- Нумеруют со страницы следующей за описью.
- Сшивку выполняют в несколько слоев нитки. Минимально две, максимально четыре.
- Формирование узелка и размещение фиксатора только на тыльной стороне папки.
- Листик/фиксатор имеет прямоугольную форму 5 на 5 см.
- Заверение фиксатора выполняется по стандартам ГОСТа.
ИнфоОзнакомьтесь с правилами и возможными ошибками.Важно! Передавая сшитую папку инспектору, обязательно приложите сопроводительный лист. В нем указывается полный перечень предоставленных документов, инспекция, в которую предоставляется папка.
Инспектор имеет права запросить оригиналы для проверки копий.
Предоставляется папка только с поверкой, правильно сшитая. В противном случае ее вернут на доработку.Как правильно прошить документы украина
ВажноНа описи должна быть указана такая информация:- название документа, дата;
- перечень всех подшитых документов, их количество, подпись руководителя.
Пройдя первый этап, можно приступать к главному этапу прошивки.
В две дырки
- перед тем, как дыроколить листы, их нужно поровнять. Чтобы сделать два отверстия можно использовать дырокол или обычную иглу;
- затем нужно нитку (желательно использовать прочную) пропустить через два отверстия таким образом, чтобы ее концы встретились с тыльной стороны;
- нитки нужно связать.
На узел наклеивается прочная бумага, зачастую в виде треугольника. На наклеенной бумаге ставится печать.
Это один из самых простых способов прошивки документации.
Остальные варианты встречаются чаще, но по выполнению сложнее.
Обратите внимание! Склеивают узел для того, чтобы не произошла потеря листов.
Как правильно прошить документы в 2 прокола
Сверху на бумагу ставится печать таким образом, чтобы ее оттиск был как на заверительной бумаге, так и на последнем листе.
Можете образец «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью» скачать в Ворде (Word) — ЗДЕСЬ.
Исправления
При прошивке делопроизводитель может допустить целый ряд ошибок, которые, к счастью, можно исправить. Рассмотрим самые распространенные из них:
- не вложена часть бумаг.
Случается, что в уже прошитый документ делопроизводитель не прикрепил какую-то его часть. В этом случае есть два решения: можно подшить недостающую часть в виде отдельного тома, либо же перепрошить документ заново.
Ни в коем случае нельзя просто вложить недостающую часть в уже прошитый пакет бумаг;
- допущена ошибка в нумерации. Если в нумерации пропущен лист, то можно прибегнуть к литературной нумерации, т.
е.
Как правильно прошить документы рб
Основным правилом расстановки номеров на страницах данного документа являются следующее: «Номера расставляются в соответствии со страницей документации, а не с листом».
Номер необходимо писать в самом верхнем правом углу каждой странички, изображая его арабскими цифрами. Цифры должны быть такого размера, чтобы они не попадали на текст документа.
Опись в нумерацию листов не входит.
Существуют следующие важные моменты процесса нумерации:
- Если среди документов, которые сшиваются, присутствуют письма, то номер проставляется сначала на конверте письма, а затем каждый листочек самого письма, вложенного в этот конверт, нумеруется;
- Если документ обладает большим объемом листов, то его следует разбить на тома, каждый из которых необходимо прошить отдельно.
Как правильно прошить документы в 4 прокола
Такое складывание дает более экономичное расходование пространства, к тому же спереди очень хорошо видно, что и где хранится!
Преимущества подготовки:
- Процесс архивации почти не занимает у сотрудников время.
- Приучает изначально складывать документы аккуратно.
- Приложенные сверху реестры позволяют гл.бухгалтеру быстро принять-проверить документы, а сотрудникам быстро находить нужные документы внутри дела уже в течении текущего года.
Нумерация листов
Где сшить документы, в каком месте
https://www.youtube.com/watch?v=5si-YoCM9kg
Сшивка проводится только по левому краю. Именно с этой стороны по стандарту располагаются поля. Сшитые листы должны быть идеально расположены, без выступов.
Как правильно прошить документы в 3 прокола
Подобная процедура оформления обусловлена практическими причинами, обеспечивающими невозможность случайных потерь отдельных листов, а также мерами безопасности. Стоит выяснить, как правильно прошить многостраничный документ.
Законодательное обоснование
На сегодняшний день общих нормативных принципов сшивания документации по ГОСТу не предусмотрено.
Главный стандарт ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело», содержащий в себе терминологические определяющие документооборота, не регламентирует порядок прошивки официальных бумаг.
Среди нормативных актов, на которые следует опираться при подготовке материалов в государственные органы, выделяются следующие:
- рекомендации Росархива № 76 от 23.12.2009 г.;
- приказ Министерства культуры № 536 от 08.11.2005 г.
Как правильно прошить документы для архива
В полученные проколы продевается подходящая нить (если нитка тонкая, то она пропускается дважды), концы которой закрепляются узлом на тыльной стороне подшивки.
Поверх связанных нитей прикрепляется прямоугольный лист (4 на 8 см) так, чтобы концы оставались видимыми. На наклейке указывается количество пронумерованных и прошнурованных листов и данные сотрудника, производившего сшивку.
Как правильно прошить документы РБ? Так же, как это описано в статье выше.
Заверительная надпись
Данная процедура является обязательной и проводится после прошивки и нумерации всего материала.
Как правильно прошить документы в 2 дырки
Для больших объемов используют специальные устройства – скоросшивающие машины.
Как сшивать и заверять документы – мнение Минфина
Чаще всего вопросом «как сшивать документы» задаются те, кто получил требование из налоговой, представить заверенные копии первички. Не понятно, как в этом случае оформить пакет. Нужно ли заверять каждый лист по отдельности, или поставить «копия верна» только на последнем листе подшивки.
Минфин «показания» довольно часто меняет, например на этот случай было выпущено письмо Минфина от 07.08.14 г. № 03-02-РЗ/39142.
Как правильно прошить документы для налоговой
Главное – неукоснительно придерживаться их.
Формирование документов для налоговой
Как правильно прошить и опечатать документы для ФНС? Подготовка бумаг в это учреждение практически не отличается от стандартных типовых процессов, для которых подробно описаны приведенные выше рекомендации. Однако все-таки имеются некоторые отличия от прошивки материалов, передаваемых в архив. Официальные документы сшиваются специальной нитью или шпагатом. В обычном порядке проделывается 3 отверстия, для бухгалтерских отчетов необходимо 5. Опечатываются прошитые бумаги полоской 3 на 5 см, которая наклеивается поверх связанного узелка из ниток.
Хотя с недавних пор для заявлений и учредительных документов, подаваемых в Налоговую службу, подшивка не обязательна.
Каким именно образом (в том числе – прошивкой или переплетом) должна быть обеспечена сохранность документов в архивах организаций – об этом Закон не говорит.
Однако он определяет, что любая передача документов в государственный или муниципальный архив производится только в отношении упорядоченных документов (статья 23), а упорядочение архивных документов – это комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению таких единиц хранения (дел) в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти (статья 3).
Как известно, такие Правила утверждены в 2009 г.