Как попросить что не хватает первичных документов

• В ситуации, когда продавцу, арендатору контрагенты не возвращают должным образом подписанный договор, при этом фактически пользуются его имуществом, юристы советуют обращаться в суд с иском об истребовании этого имущества из незаконного владения (ГК РФ, ст. 301).

Кто отвечает за документы

Обсуждая вопрос, как наладить эффективный документооборот компании, чтобы все документы контрагентов попадали вовремя к конечному лицу — бухгалтеру, нельзя не сказать об ответственности служб: бухгалтерской и службы менеджмента.

Если в организации не отрегулировано и не закреплено разделение обязанностей, работники могут перекладывать ответственность друг на друга: истребовать документы порой бывает не так просто, а последствия для фирмы в виде санкций ФНС вполне реальны.

Выход кроется в исполнении положений ПБУ1/2008 (утв. Приказом №106 н Минфина от 06/10/08 г.).

6. На стадии заключения договора или в уже действующем договоре стороны вправе предусмотреть штрафные санкции за несвоевременный возврат документов. Например, за несвоевременную передачу Стороне 1 документов, Сторона 2 уплачивает штраф в размере 10 базовых величин. Для определения размера штрафа применяется размер базовой величины, установленный на день его уплаты.

Почему это важно

Во-первых, за приобретение/хранение/реализацию (и т.д.) товаров и оказание услуг без соответствующих документов, а также если эти документы не соответствуют действительности, организации или предпринимателю грозит штраф до 50 БВ величин с конфискацией товаров, выручки, полученной от реализации товаров, выполнения работ, оказания услуг, или без конфискации (ч.4.
ст. 12.17.

Как попросить что не хватает первичных документов

Еще несколько полезных советов

1. Если документооборот между компаниями интенсивный, одним из пунктов договора целесообразно предусмотреть обмен сводной информацией по итогам месяца: какие документы, в каком количестве, на какую сумму сделок, кем, когда, в чей адрес отправлены.
2. Обычно пакет документов готовит поставщик, а покупатель принимает и возвращает. Однако законодательство не содержит запрета на заполнение «первички» покупателем вместо поставщика (ФЗ №402 от 06/12/11 г., ст.
   9), чтобы тот быстрее их подписал. Не будет нарушением и заполнение счета-фактуры с данными поставщика в соответствующих полях формы.

Чем тверже загуститель, тем старше запись на документе.

Чтобы определить степень полимеризации (загустения), нужно извлечь из пасты легко летучий компонент (например, фенилгликоль или бензиловый спирт) и определить его концентрацию на поверхности и в “глубине” подписи. Чем меньше соотношение этих значений, тем больше загустение, а значит, старше подпись.
Степень концентрации эксперты определяют с помощью специального прибора – хроматографа с масс-селективным детектором.

Такое исследование называется физико-химической экспертизой давности выполнения подписи. Других достоверных методик сейчас нет. Есть, конечно, всякие попытки.
Например, некоторые эксперты проводят исследования подписи с точки зрения почерковедения. Метод основан на том, что со временем подпись человека приобретает какие-то новые признаки и теряет старые.

Бывает, что первичные документы по каким-то причинам отсутствуют. Например, они потерялись при переезде фирмы или в результате чрезвычайной ситуации (пожара, ограбления и т.
п.). Чем это грозит компании? При очередной проверке налоговики обязательно обратят на это внимание и оштрафуют фирму. Что же делать?

Отсутствие первичных документов считается грубым нарушением правил учета доходов и расходов (ст.
120 НК РФ). Штраф за это нарушение составит 5000 рублей. Если же отсутствие документов привело к занижению налога, то штраф составит 10 процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 рублей.

Чтобы избежать ответственности, мы предлагаем поступить следующим образом.

Подготовьте те документы, которые есть. Экономический суд вынесет определение об оставлении искового заявления без движения и укажет на недостатки заявления. В соответствии со ст. 162 Хозяйственного процессуального кодекса Республики Беларусь у вас будет на устранение причин не более пятнадцати дней.

На стадии заключения договора пропишите в нем, как вы будете обмениваться с контрагентом документами, а именно:

• какими способами вы и ваш партнер будете обмениваться документами;
• за чей счет будет происходить пересылка.

А если вы уже работаете с контрагентом, но документы от него получаете с опозданием, рекомендуем закрепить вышеуказанные условия в дополнительном соглашении к уже действующему договору.

Например, можно использовать следующие формулировки:

Стороны признают юридическую силу документов, исходящих от Стороны 1 по электронной почте: [email protected], от Стороны 2: [email protected] site.by. Стороны обязуются обеспечить доступ к адресам электронной почты, указанным в настоящем пункте, только лицам, уполномоченным принимать решения по настоящему Договору.

Очень похожую мастику используют в гелевых ручках и струйных принтерах. «Чаще всего она на органической, а не на водной основе. Давность здесь также можно установить в течение полугода, – пояснил Станислав Шаповалов, – а вот материалы, используемые в лазерном принтере, со временем не изменяются. Значит, определить по ним, когда был напечатан документ, эксперт не сможет. Правда, есть возможность установить подделку документа, напечатанного на лазерном принтере.

Письмо от его имени или звонок по телефону могут ускорить получение нужной первички и счетов-фактур.

Но прежде чем отправлять директора к партнерам, проведите инструктаж. Объясните начальнику, для чего нужны оригиналы, какие налоговые риски возникнут у вашей компании без документов контрагента.

Опытом делится: Марина Артюшенкова — гл. бухгалтер ООО «Пресс Бюро»:

— Вопрос по документам, которые задерживают контрагенты, для меня очень актуален! В основном пишу им письма или звоню. Убедила директора помогать мне — он тоже звонит и пишет.

Совет четвертый: заполните документы вместо продавца

Бывает, когда от продавца документов не дождаться, проще самим заполнить первичку и счета-фактуры вместо него.

Как ускорить возврат подписанных документов от партнера

1. Начинаем с себя:

• назначаем ответственных лиц за возврат документов;
• устанавливаем конкретные сроки по их возврату.

Совет: распределение данных функции между различными подразделениями и сотрудниками лучше всего прописать в регламентах, положениях об отделах и других документах, а также прописать в локальных нормативных правовых актах.

Возможно, вам также будет полезно: «Бесплатные шаблоны локальных нормативных актов»

2.

Чтобы избежать подобных недоразумений, мы рекомендуем, прежде чем начать работу, провести инвентаризацию.

Если же инвентаризацию провести не удалось, и новый бухгалтер приступил к работе, то советуем связаться с предыдущим бухгалтером и потребовать от него письменных объяснений, почему те или иные первичные документы отсутствуют. Затем составьте акт об отсутствии документов. Таким образом, ответственность за отсутствие документов с вас, как с нового бухгалтера, будет снята.

Еще один неприятный момент, который грозит предприятию в такой ситуации, – доначисление налогов и начисление пеней.

Дело в том, что расходы, не подтвержденные документально, нельзя учесть при расчете налога на прибыль. В противном случае налоговики посчитают, что налоговая база по налогу на прибыль была занижена, и доначислят налог, а также взыщут пени.

Как правило, в верхнем левом углу указываются реквизиты организации, составляющей запрос, а в правом верхнем углу указывается адресат.

К обязательным реквизитам отправителя, относятся:

• его полное наименование;
• адрес;
• контактный телефон.

• Далее необходимо указать дату и номер регистрации документа в журнале исходящей корреспонденции.

Некоторые организации также указывают тему письма (например, о получении архивной справки).

• По центру бумаги необходимо поместить обращение к адресату документа. Как правило, оно имеет следующий вид: «Уважаемый(ая) ……..!».
• Написание основного содержания письма. В начале текста целесообразно разместить доходчивое разъяснение причины своего обращения, а затем запросить конкретную документацию.