Имеет ли право отдел кадров давать информацию паспортные данные работника
Обработкой персональных данных занимаются чаще всего кадровые службы.
Оператором обработки является любая организация, которая собирает и хранит данные. То есть абсолютно любая организация.
- Правовая база
- Имеет ли право отдел кадров давать информацию паспортные данные работника
- Административная ответственность
- Как корректно отказать в предоставлении сведений
- Доступ к персональным данным
- В каких случаях персональные данные можно сообщить третьему лицу
- В каких случаях персональные данные нельзя передать третьему лицу
- Если инспектор ГИТ обнаружит копии паспортов в личных делах, то сообщит об этом в Роскомнадзор
Правовая база
О персональных данных в российском правовом поле информируют:
- Конституция России.
- Трудовой кодекс.
- Федеральный закон «О персональных данных» №152-ФЗ.
- Кодекс об административных правонарушениях.
- Уголовный кодекс.
Конституция гарантирует, что каждый гражданин имеет право на личную, семейную или профессиональную тайну, имеет право контролировать распространение информации об этом, пресекать это распространение.
Кодексом и иными федеральными законами; 8) работники и их представители должны быть ознакомлены под роспись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области; 9) работники не должны отказываться от своих прав на сохранение и защиту тайны; 10) работодатели, работники и их представители должны совместно вырабатывать меры защиты персональных данных работников.
Статья 87. Хранение и использование персональных данных работников Порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливается работодателем с соблюдением требований настоящего Кодекса и иных федеральных законов.
Статья 88.
Имеет ли право отдел кадров давать информацию паспортные данные работника
В соответствии с ч. 1 ст.
— они стали известны работнику в связи с исполнением им трудовых обязанностей;
— уволенный работник дал обязательство не разглашать такие сведения.
Об этом говорится в пункте 43 постановления Пленума Верховного суда РФ от 17.03.2004 № 2.
Административная ответственность
За разглашение информации о персональных данных работников на виновника может быть наложен административный штраф в размере, предусмотренном статьей 13.14 КоАП РФ, а именно от 4000 до 5000 руб.
Как корректно отказать в предоставлении сведений
В компании должен быть разработан и утвержден локальный нормативный акт, в котором регламентируется порядок обработки, хранения, использования и защиты персональных данных работников, — положение о персональных данных работников (ст. 8, п. 7 и 8 ст. 86, ст.
Установите порядок уничтожения материальных носителей персональных данных самостоятельно. Как правило, для этого создают комиссию или назначают ответственное лицо, о чем издают приказ в произвольной форме (образец ниже).
Исключите несанкционированный доступ к копиям личных документов сотрудников.
3 ст. 4 Закона № 152-ФЗ, п. 13 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 15 сентября 2008 г. № 687).
Скачать и распечатать образец
Зафиксируйте уничтожение персональных данных в специальном журнале или акте о прекращении обработки персональных данных (образец ниже).
Трудового кодекса РФ).
Доступ к персональным данным
Персональные данные относятся к информации, доступ к которой ограничен (ст. 2, 3, 5 и 6 Закона № 152-ФЗ).
В каких случаях персональные данные можно сообщить третьему лицу
Персональные данные предоставляют третьим лицам, когда необходимо предотвратить угрозу жизни и здоровью работника и в других ситуациях, установленных Трудовым кодексом или иными федеральными законами (ст. 88 ТК РФ, ст. 7 Закона № 152- ФЗ).
В каких случаях персональные данные нельзя передать третьему лицу
В пункте 4 разъяснений от 14.12.2012 специалисты Роскомнадзора разобрали несколько ситуаций, когда нельзя предоставлять персональные сведения о работнике.
Так, нельзя передавать данные о работнике, если:
— с запросом обратился человек или организация, не уполномоченные федеральным законом на получение таких сведений.
В зависимости от того, закон или локальный акт обязывает работника представить копии, действует разный порядок их получения.
Комментарий в тему
Иван ШКЛОВЕЦ, заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости (Москва)
Если инспектор ГИТ обнаружит копии паспортов в личных делах, то сообщит об этом в Роскомнадзор
Трудовой кодекс хранение копий в личных делах не предусматривает. Если они понадобились вам для конкретной цели, каждый раз получайте их у сотрудника и оформляйте отдельное согласие на обработку данных.
Такие случаи возникают нечасто и в них всегда заинтересован работник.
За хранение копий в личных делах на постоянной основе компанию могут привлечь к административной ответственности. Нарушает ли работодатель законодательство о персональных данных, проверяет Роскомнадзор.
Работодатель сталкивается с вопросом о персональных данных постоянно.
Даже когда потенциальный сотрудник еще не работает в организации, а только направляет резюме — он уже предоставляет в распоряжение работодателя свои персональные данные. Постоянная работа с личными данными происходит при кадровом делопроизводстве — организация ежедневно коммуницирует с внешним миром, служба кадров обрабатывает огромный массив документов и во всех содержатся чьи-либо личные сведения.
Персональные данные — это любая информация, относящаяся к конкретному лицу непосредственно.
Это информация, при помощи которой можно идентифицировать человека.
Получение, хранение, уточнение, корректировка и иные действия с данными — это их обработка.
Закона N 152-ФЗ обработка персональных данных может осуществляться только в установленных данной статьей случаях. Одним из таких случаев является получение от субъекта персональных данных согласия на их обработку (п.
1 ч. 1 указанной статьи). Буквальное толкование данной нормы позволяет заключить, что в иных случаях получение согласия на обработку персональных данных не требуется. В частности, п. 5 ч. 1 ст. 6 Закона N 152-ФЗ допускает обработку персональных данных в случаях, когда такая обработка необходима для исполнения договора, стороной которого либо выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных. Также согласно п. 2 ч. 1 ст.
Статья 89. Права работников в целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у работодателя В целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у работодателя, работники имеют право на:полную информацию об их персональных данных и обработке этих данных;свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей персональные данные работника, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом;определение своих представителей для защиты своих персональных данных;доступ к относящимся к ним медицинским данным с помощью медицинского специалиста по их выбору;требование об исключении или исправлении неверных или неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением требований настоящего Кодекса или иного федерального закона.
В статье мы разобрали, как обезопасить себя, если получаете у сотрудников копии личных документов.
Получайте копии документов, только чтобы предоставить сотруднику гарантии и компенсации
Сведите к минимуму обработку копий личных документов сотрудников, хранение которых вызывает претензии у проверяющих (схема ниже). Используйте данные, которые указали в трудовых договорах и личных карточках, при необходимости попросите сотрудника предъявить необходимый документ и перепишите из него нужную информацию.
Есть случаи, когда Роскомнадзор и суды признавали обработку копий неправомерной, даже если они нужны по закону, чтобы, к примеру, назначить пособие. Обосновывали это тем, что работодатель обрабатывает избыточные сведения.