Акт выполненных работ и спецификация
Как правило, договоры стандартны и в них не всегда прописываются конкретные наименования продукции, что чаще всего связано с тем, что ее объем может быть достаточно внушительным. И здесь на помощь приходит специальное приложение к договору – спецификация.
Спецификация также составляется в письменном виде и дает полное представление о перечне товаров или материалов, их единице измерении, количестве, сортности, виде, назначении, а также прочих характеристиках и особенностях.
Наиболее актуальна спецификация, когда речь идет о договоре длительного периода действия, на основании которого товарно-материальные ценности будут поставляться от поставщика к потребителю не один раз.
Сколько спецификаций может быть к одному договору
Количество спецификаций к одному договору поставки ничем не ограничивается.
На каждую партию товара может составляться отдельный документ.
Скачать бесплатно бланк акта выполненных работ в wordСкачать бесплатно бланк акта об оказании услуг по обучениюСкачать форму акта оказанных услуг на рекламуСкачать образец акта оказанных услуг word на установку обогревателейСкачать бланк акта выполненных услуг на уборку территорииСкачать образец акта выполненных услуг в word по консультированиюСкачать бланк сдачи-приемки оказанных услуг 2020 года по перевозкеСкачать образец акта сдачи-приемки оказанных услуг 2020 года на профподготовку безработных гражданСкачать образец акта сдачи-приемки выполненных работ 2020 года на строительство теннисного кортаСкачать бесплатно образец акта выполненных работ 2020 года на изготовление бланков
Когда составляют акт
Этот документ свидетельствует о том, что на основе контракта (договора) выполнены работы или оказано обслуживание в полном объеме и в установленные сроки.
Акт выполненных работ и спецификация
Примеры таких закупок — заказы на использование интеллектуальных, профессиональных знаний исполнителя с целью выполнения потребностей организации-заказчика. В этом случае документ свидетельствует о выполнении и отражает полноту и сроки выполнения работ.
Документация о согласовании результатов является немаловажной и для организации-заказчика при составлении промежуточной и итоговой бухгалтерской отчетности об освоении выделенных бюджетных средств. Документ, подписанный обеими сторонами, является основанием для оплаты исполнителю и подтверждает целевое использование бюджетных ассигнований.
Какой бланк использовать
Соглашение между сторонами составляют как в утвержденных формах, так и в свободном виде с учетом особенностей конкретного госзаказа и отрасли функционирования организации-заказчика.
В случае же выполнения иных услуг, составление этого документа не является требованием действующего законодательства.
С другой стороны, многие бухгалтера и налоговики рассматривают акты выполненных работ в качестве первичной документации, требуя представить такой документ на каждую «закрытую» сделку. Тем не менее, далеко не всегда акт является первичным документом строгой формы, так как типовая форма акта выполненных работ установлена только для выполнения строительных работ (форма № КС-2).
Несмотря на то, что для сдачи налоговой отчетности, как правило, достаточно накладной, отсутствие этого важного документа может стать проблемой при налоговой проверке. Также следует помнить, что если договором такой документ предусмотрен, стороны обязаны его составить после выполнения установленного в договоре объема работ.
Письменным приложением к договору поставки, составляемым для определения качественных и количественных характеристик поставляемого товара, является спецификация к договору. Это инструмент идентификации товара, который планируется поставлять на протяжении действия договора.
Актуальность данного приложения особенно очевидна, если поставляемый товар будет меняться как по своему количеству, так и по качественным или видовым характеристикам. При больших количествах разных поставляемых товаров все их требуемые характеристики неудобно включать в сам текст договора ввиду существенного объема такой информации.
Поскольку унифицированная форма спецификации действующим законодательством не предусмотрена, стороны составляют ее в произвольной форме.
Заверять спецификацию с помощью печатей, сейчас строгой необходимости нет — проштамповывать ее нужно только в том случае, если применение штемпельных изделий прописано в нормативно-правовых актах организаций.
Спецификация оформляется в количестве двух идентичных по тексту и равнозначных по праву экземплярах – по одному для каждой заинтересованной стороны. После формирования и визирования информация о документе вносится в специальный журнал учета договоров.
Можно ли вносить изменения
К спецификации по закону применяются те же нормы и требования, которые устанавливаются к договорам (поскольку они являются их частью).
Это значит, что при необходимости, на любом этапе, готовую спецификацию при взаимном согласии сторон можно отредактировать.
Он подписывается как заказчиком, так и поставщиком и является завершающим этапом реализации государственного контракта. Один экземпляр остается в организации, исполняющей роль заказчика, другой передается исполнителю работ.
Составляют акт оказания услуг или выполненных работ и в том случае, если заказчик отказывается принимать работы, и когда работа выполнена не в полном объеме или не выполнена вовсе. В таких ситуациях в актуальном протоколе обязательно отражают обнаруженные нарушения, которые препятствуют приемке результатов госзаказчиком, и обозначают срок, в течение которого их придется устранить.
Документация служит существенным доказательством в судебных разбирательствах с исполнителем при наступлении спорных моментов по контракту, предметом которого являются нематериальные услуги, результат которых нельзя продемонстрировать, оценить или измерить.
Существует только перечень сведений, которые, как правило, указываются в данном документе:
- порядковый номер (как и для графика поставки товаров);
- название поставляемого товара (в соответствии с накладной);
- соответствие ГОСТу поставляемого товара;
- единицы измерения, точное количество;
- сумма договора (отдельно без НДС, затем сумма этого налога и сумма с НДС).
Часто стороны вписывают в отдельные графы конкретные условия поставки, если это необходимо, и требования к таре либо товарной упаковке.
О приложении спецификации к договору обязательно делают отметку в самом договоре поставке (в разделе «Порядок поставки»). Эта часть договора также должна быть подписана обеими сторонами, как и сам договор.
Законодательство не предусматривает единой формы акта выполненных работ по договору оказания услуг, поставки товара или выполнения работ, но в закупках по строительству или ремонту используется унифицированная форма № КС-2, номер по ОКУД 0322005. Этот бланк утвержден Постановлением Госкомстата РФ № 100 от 11.11.1999.
В последнее время контрольными органами в сфере закупок были выпущены методические рекомендации по использованию унифицированных форм. В них отражаются случаи нарушения условий договора, расчет штрафных санкций и суммы выплат с учетом удержания штрафных санкций.
Как разработать шаблон самостоятельно
Каждая организация-заказчик вправе самостоятельно решить, как должен выглядеть акт выполненных работ, разработать бланк и утвердить его в своих локальных документах.
В спецификации можно указывать ту же цену, что и в ТОРГ12.
Спецификации составляются при каждой перевозке, как и товарные накладные.
Тем самым, заключается договор, связанный с перевозкой конкретного груза.
Выводы
Наличие стороннего перевозчика важно для поставщиков. Последние должны удостовериться, что передают товары представителям перевозчиков, на законных основаниях наделённых соответствующими полномочиями.
Накладные и спецификации позволят точно определить, кто именно играет роль заказчика. Эти рекомендации составлены на основании законодательства, действующего сейчас в РФ.
Налоговые риски можно будет минимизировать только в том случае, если весь пакет документов оформлен правильно.
В результате выполнения работ или оказания услуг сторонами оформляется акт, который становится приложением к договору между заказчиком и исполнителем и его неотъемлемой частью. Как же правильно заполнить акт выполненных работ, разберем подробнее в статье.
Когда составляется и зачем нужен акт выполненных работ?
Приемочный акт является документом, подтверждающим фактическое исполнение нескольких моментов сделки:
- выполнение работ стороной «Исполнитель» (или «Подрядчик»);
- приемка работ представителем со стороны «Заказчик»;
- основание для оплаты заказчиком стоимости работ.
Оплата является обязательным условием завершения сделки после того, как подписан акт.