24 способы контроля за использованием рабочего времени

Можно выявить самых дисциплинированных и самых недисциплинированных сотрудников.

Модуль «Контроль сетевой активности» собирает полную информацию о действиях пользователей в сети. При настройке программы все программные приложения и наиболее посещаемые сайты маркируются как продуктивные и непродуктивные, соответственно, собирается статистика продуктивности сотрудников на рабочих местах. Данные можно группировать по отделам и подразделениям. Можно вывести отчет о наиболее посещаемых сайтах, заблокировать посещение определенных сетевых ресурсов. Блокировки могут быть индивидуальные и групповые.

В комплексе StaffCop имеется модуль «Файловый контроль», который собирает информацию о работе сотрудников с файлами.

Табель включает ряд важных показателей, на основе которых рассчитывается заработная плата и учитывается занятость персонала:

• время прихода и ухода, больничные, опоздания, прогулы;
• число смен в сутки;
• переработка;
• командировки, повышение квалификации, учебные сессии;
• задействованность днем и ночью, в выходные, праздники;
• оплачиваемый отпуск и отпуск без сохранения заработной платы.

Это обязательное свидетельство заполняет уполномоченное лицо. Далее акт подписывают начальник подразделения, кадровик. И только после их ревизии передают в бухгалтерию. Алгоритм отработан, но не исключает затянутость по времени и человеческий фактор.

Как планировать рабочий день?

Спланировать предстоящий день накануне вечером – почти стопроцентная гарантия все успеть.

24 способы контроля за использованием рабочего времени

Использование и контроль рабочего времени

Организация оптимального использования рабочего времени ставит перед работодателем ряд серьезных управленческих задач:

• • во-первых, поскольку, согласно ТК РФ, работодатель обязан вести точный учет рабочего времени, в организации должна действовать система учета рабочего времени (с соответствующим документальным сопровождением);
• • во-вторых, работодатель, для того чтобы добиться высокого уровня эффективности труда, должен будет отслеживать потери рабочего времени и предпринимать меры по повышению качества использования рабочего времени;
• • в-третьих, для обеспечения высокой производительности труда в организации необходим постоянный мониторинг использования рабочего времени и контроль рабочего времени.

Рассмотрим эти задачи более подробно.

Итак, ч. 4 ст.

В сущности, словесный отчет всегда требует документального подтверждения. Однако не следует увлекаться отчетами, их составление не должно занимать существенную часть рабочего времени сотрудников. Да и руководителям сложно воспринимать многостраничные документы.
Здесь нужно руководствоваться принципом необходимости и достаточности.

Организации внедряют разнообразные дополнительные инструменты контроля, которые помогают видеть общую картину: «тайный покупатель», соревнования между подразделениями, прослушивание звонков, мотивационная доска, аттестация и пр.

О технических способах контроля сотрудников:

CRM-системы — распространенный вариант для организаций, который фиксирует распределение задач, их выполнение, совместную работу над проектами и пр.

Когда сотрудник уже всё зафиналил, мы к нему подходим и начинаем стучать по голове за то, что он всё сделал неправильно и нужно переделывать.

Это плохо, господа. Ведь так мы теряем время и деньги. Поэтому нужно обязательно помогать в начале и в процессе.

Всё остальное

Ещё контроль действий персонала можно разделить на гласный не гласный, это когда Вы либо говорите и делаете всё публично, либо делаете это в тайне от сотрудников.

Также он ещё делится на территориальный (на работе, в жизни, на отдыхе) и организационный (за отделом, за бригадой, за сотрудником).

Но чаще всего это и так понятно. Главное, что Вам нужно запомнить из теоретической основы, это форматы и время.

И подводя итог, можно точно сказать, что пока Вы не следите за работой персонала, они работают на 40-80% от максимальной мощности.

Тс работники, у которых рассогласование требований профессии и собственных качеств выражены наиболее сильно, в работе будут испытывать существенные трудности. Важно учитывать и такой момент, является ли работник «жаворонком» или «совой», его темперамент. Жаворонок (т. е. человек, для которого привычен и комфортен ранний подъем), скорее, будет работоспособен утром, тогда как во второй половине дня и особенно к концу дня такой работник будет малоэффективен.

Новичок, не владеющий твердо навыками трудовых операций, будет уставать существенно больше профессионала со стажем, темп снижения работоспособности будет у него существенно выше.
Соответственно, эффективность использования его рабочего времени будет ниже. Поэтому в организациях уделяется огромное внимание вопросам адаптации молодых сотрудников на рабочем месте.

Иными словами, данный способ организации работы персонала занимает немаловажное место в общем объеме работы организации.

Особую роль в управлении персоналом играет процесс организации режима рабочего времени, непосредственно влияющий на его производственное поведение.

При всем многообразии организаций, которые существуют в современном обществе, и видов деятельности, которыми они заняты, можно легко увидеть, что названные нами выше функции присутствуют в деятельности каждой из них. В работе с человеческими ресурсами каждая организация решает одни и те же основные задачи вне зависимости от специфики ее деятельности.

Во-первых, каждая организация привлекает необходимые для достижения ее целей человеческие ресурсы, т.е. сотрудников.

В локальных актах также должны быть предусмотрены порядок и сроки хранения видеозаписей, а также ответственные лица, имеющие доступ к системе видеонаблюдения.

Важно подчеркнуть, что если в результате опубликования фотографий или видеозаписи возникает реальная угроза жизни и здоровью гражданина либо ему наносятся моральные страдания, то на основании его мотивированного обращения распространение (демонстрация) данной информации должно быть прекращено[2].

Использование систем контроля часто производит, кроме всего прочего, определенный психологический эффект — само осознание того, что установлена система наблюдения, уже дисциплинирует работников. Однако нужно отметить, что введение тотальной системы контроля далеко нс всегда обеспечит максимальный рост производительности труда.

Учитывая этот факт, можно существенно усилить систему стимулирования труда, сделать ее привлекательной и, как стало модно выражаться, «гуманитарной».

Укажем на три возможности применения фактора свободного времени в качестве стимула к труду.

1. Предоставление дополнительного свободного времени.

Как метод стимулирования он применяется в России уже довольно широко. Реализуется посредством дифференциации (изменения) продолжительности основного и различного рода дополнительных отпусков, их дробления на части (предоставления, например, летом и зимой), сокращения рабочего периода, предоставления права работать неполный рабочий день или неполную рабочую неделю и т.д.

Такая форма привлекательна для семей, имеющих детей школьного возраста или детей-студентов.

Всё, что Вам необходимо, это усилить все дополнительным контролем.

5. Мотивационная доска

Отличный инструмент, который позволяет не только следить за сотрудниками и производить оценку персонала, но и увеличивать продажи почти без вложений.

Название этому инструменту – мотивационная доска. Это в прямом смысле слова, доска с отмеченными KPI, нормативами или планом продаж.

Каждый день (или в течение всего дня) на этой доске отмечается количество выполненных задач всем отделом или отдельным сотрудником.

Такая доска является прямым отражением деятельности в моменте.
Её видят как сотрудники, так и руководитель.

И реализовать её можно как сразу на компьютерах сотрудников (в рабочем пространстве), так и просто на двери в офисе.

6. Прослушивание телефонных звонков

У нас все разговоры с клиентами записываются.

Но если штат предприятия насчитывает не одну сотню человек, которые к тому же работают в филиалах или удаленно, справиться с такой задачей под силу только автоматике.

Кроме того, мониторинг работы персонала нужен не только для фиксации результативности труда отдельного работника, но и для обеспечения безопасности предприятия. Две задачи одновременно выполняют IT-решения для контроля производительности в течение рабочего времени. Автоматизированные системы фиксируют информацию, проводят анализ и формируют отчеты.

Стоимость внедрения автоматической программы мониторинга рабочего времени покрывается за счет минимизации затрат работодателя, связанных с отсутствием персонала на рабочем месте: прогулами, опозданиями, длительными перерывами.