Как сшить скрепкой документы

Однако, есть несколько требований определенных инстанций, которыми регламентируется порядок прошивки определенных документов.

Так, в ГОСТе Р 7.0.8-2013 и Методических рекомендациях, утвержденных Росархивом, можно найти, как выполнять прошивку бумаг формата А4.

Некоторые из требований к оформлению отдельных типовых форм, утвержденные Министерством РФ по налогам и сборам в 2003 году, регламентируют оформление документации, необходимой при гос. регистрации ООО.

Самым легким и быстрым считают сшивку по схеме 2. К сожалению, она не надежна, поэтому используется намного реже, чем схема 3 и 4.

• Для сшивки нужно сложить бумаги в правильной последовательности. После чего отметить карандашом места для проколов.
• По готовым отверстиям дважды протягивается нить, после чего ее хвосты выводятся на тыльную сторону.

Сложите все листы в ровную стопку и сделайте по вертикали два или три отверстия, строго симметрично. Самым надежным считается сшивание особо важных документов через пять отверстий.

Расстояние между отверстиями должно равняться в идеале 3 см. Если у вас всего 2-3 листа, делайте их толстой иглой, но аккуратнее — дыроколом.

Для толстой стопки бумаг используйте шило или, на крайний случай, молоток и гвозди.

Теперь разложите все документы по порядку и пронумеруйте их.

2. Сшейте документы нитками или шпагатом. Иногда используют тонкую ленту для сшивания документов, но надежнее, чтобы не переделывать, взять все же суровые нитки. Прошивать документы нужно дважды, концы нити вывести на изнаночную сторону и связать крепким узлом.

Узел и оставшиеся хвостики должны быть такими, чтобы на них можно было наклеить листочек с подписью и печатями.

3.

При этом можно использовать как современный клей-карандаш, так и старый проверенный ПВА или канцелярский клей; 4.

Ручкой, ножницами и бумагой для отметки общего количества страниц.

Для сшива всегда используется только левый край документа, в зависимости от толщины документа делается два или три прокола, которые последовательно соединяются нитью или жгутом.

Если документ имеет большую толщину, то сначала он может просто сшиваться в несколько слоев, которые затем будут сшиты между собой. Главное условие, что бы начало и конец нитки или жгута, выходили с задней стороны документа.

После чего документ заверяется вашей подписью, и он полностью готов к сдаче.

И главное помнить и понимать, что любой, даже самый маленький недочет, допущенный вами при оформлении бумаг. Может сыграть с вами злую шутку — вам могут отказать в оформлении ИП.

Как сшить скрепкой документы

Такое складывание дает более экономичное расходование пространства, к тому же спереди очень хорошо видно, что и где хранится!

Преимущества подготовки:

• Процесс архивации почти не занимает у сотрудников время.
• Приучает изначально складывать документы аккуратно.
• Приложенные сверху реестры позволяют гл.бухгалтеру быстро принять-проверить документы, а сотрудникам быстро находить нужные документы внутри дела уже в течении текущего года.

Нумерация листов

Где сшить документы, в каком месте

https://www.youtube.com/watch?v=5si-YoCM9kg

Сшивка проводится только по левому краю. Именно с этой стороны по стандарту располагаются поля. Сшитые листы должны быть идеально расположены, без выступов.

• штатное расписание;
• отчеты (например, авансовый отчет);
• счет-фактуры;
• акты выполненных работ;
• кассовая книга;
• ведомости.

Также прошивать листы документации необходимо при подаче заявки на участие в тендере и в других случаях.

Видео — как сшивать дела перед сдачей в архив:

Нормативные акты

Нормативная база, которая сегодня регламентирует порядок прошивки документации, очень широка, однако, большинство из нормативных актов уже давно не обновлялись.

Так, основным актом, который регламентирует процесс прошивки документации, является приказ Министерства РФ по налогам и сборам от 18.04.2003, содержащий общие указания по заполнению отдельных видов бумаг, в том числе и их прошивке.

Кроме этого документа, можно выделить следующие нормативные акты:

• ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело.

Концы нитей должны остаться свободными – это очень важно. Клей допустимо использовать только канцелярский.

А возникшие проблемы придется решать предприятию, в том числе восстанавливать отчетность за конкретный период, платить штрафы, выявлять слабых членов команды.

Поэтому проще предупредить негативный расклад и выполнить организацию хранения внутренних и отчетных документов в надежной форме.

Для чего сшивать документы нитками

Во-первых, требование прописано на законодательном уровне. Как сшивать документы и зачем, регламентировано в постановлении Правительства РФ от 19.06.02 г.

Не понятно, как в этом случае оформить пакет. Нужно ли заверять каждый лист по отдельности, или поставить «копия верна» только на последнем листе подшивки.

Для этого необходимо расположить их по группам

• Проверяем, правильно ли проставлена нумерация
• Сшиваем
• Оформляем сопроводительную надпись.
• Готовим внутреннюю опись.
• Заверяем готовое дело

Для прошитого пакета документов допускается следующее:

• упустить этап систематизации документов
• распределить документы без нумерации
• возможна подача документов без заверительной надписи

Этап 1:

• Раскладываем бумаги так, как они должны располагаться в документе. Нумеруем каждую страницу цифрами в правом верхнем углу. Используем для этого простой карандаш.
• Делаем проколы.

  Если у нас документ составлен из нескольких листов, то прокол легко сделать иголкой с ниткой. Многостраничный документ прокалываем шилом или используем острый гвоздь.

Сшивку проводят дважды, по схеме 4. Одновременно сшивается вся папка вместе с обложкой. Ознакомьтесь с правилами правильной прошивки в инструкции.

Правило 7. Узелок и хвостики закрывают фиксатором размером 4 на 5 см или 4 на 6 см.
Длинна хвостиков не менее 5 см. Заверение фиксатора выполняется по стандартам ГОСТа. Ознакомьтесь с правилами и возможными ошибками.

Важно! При составлении папки, нумеровке листов, ошибки/исправления не желательны. Если пропущен лист, на нем допускается проставление номера с буквенным знаком.

Справедливости ради надо заметить, что далеко не все документы, составляемые в учреждениях и компаниях, подлежат сшиванию.

У каждого структурного подразделения есть ряд документов, оформление которых требует их соединения подобным способом.

Как правильно скрепить документы скрепкой

Казалось бы, зачем вообще сшивать документы, когда можно скрепить их степлером, скрепкой, сложить в файл или даже приклеить, не говоря уже о передаче бумаг электронным образом? Однако существует немало мест, куда вам придется нести именно прошитые с помощью нитки листы: в налоговую, в архив, суды и прочее. Это необходимо для повышения уровня безопасности: ведь незаметно заменить лист на правильно прошитых документах невозможно. В этом можно легко убедиться, просто посмотрев на сшитые документы.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте.

Они хранятся в электронном виде в электронных архивах специализированного оператора связи.

В частности, предприятия на упрощенке, вмененке или общей налоговой системе можно вести с помощью уже упомянутой онлайн-бухгалтерии, в которой есть всё, от самообновляемого бесплатного индивидуального календаря отчетности до обслуживания любого количества предприятий. Конечно, её можно считать альтернативой 1С и других бухгалтерским программам, но по сути, это качественный скачок в автоматизации труда бухгалтера.

Электронный архив создается сам, не нужно документы куда-то посылать, обновления форм отчетностей, порядка расчетов, формул и т.п.