Как правильно расписываться за начальника
Росархива от 23.12.2009 № 76)
Не допускается подписывать документы с предлогом «За» или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с приказом о распределении обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия.
Из двух приведенных фрагментов можно сделать следующие выводы:
- проект документа может подписать работник, на которого должным образом «переложены» полномочия отсутствующего должностного лица;
- даже если в проект уже внесены должность и фамилия отсутствующего руководителя, подписывающий документ должен указать свои данные.
Как правильно расписываться за начальника
Как заместителю грамотно подписывать документы
«Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2012, N 8
Достаточно часто возникает ситуация, когда лицо, полномочное на подписание срочного документа, отсутствует. Его может не быть день, а может, и месяц. Как правильно заместителю оформлять свою подпись на документах (договорах, приказах, письмах и т.д.)? Будет ли разница в оформлении этого реквизита на разных видах документов?
Одним из самых «любимых» действий при передаче полномочий руководителя является использование слов-«паразитов». Они могут быть различными: «и. о.», «вр. и. о.», «за»; это могут быть штрихи над должностью и прочее.
При этом в самой подписи указание на «и.о» ставить не нужно, по правилам ГОСТа требуется только наименование должности, которая у сотрудника, временно взявшего на себя обязанности руководства, осталась прежней. Ее и нужно указать при визировании документа. Недопустимо также применение косой черты и употреблении предлога «за» перед подписью.
ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Документы, подписанные исполняющим обязанности с нарушением оформления данного реквизита (с буквами «и.о», слэша или предлога «за») невозможно заверить нотариально, они могут быть оспорены судебным порядком.
На месте директора — подпись исполняющего его обязанности
Если в бланке на месте, предназначенном для подписи, стоит должность директора, а подписывает и.о., то нужно зачеркнуть напечатанную фразу и вписать наименование реальной должности подписывающего.
Азбука бухгалтера. Косая черта
Сегодня речь пойдёт об одном явлении, которое большинство из вас видело, а кто-то, может быть, способствует тому, что оно продолжает жить. Нет ему названия, и нет ни единого прямого подтверждения в официальных документах, не было для него ГОСТа. А явление живет. Назовём его «косая черта перед должностью».
Практичес ки ничего. Есть отдельные следы.
Как правильно расписываться за начальника где ставить дробь фото
Росархива от 23.12.2009 № 76)
Не допускается подписывать документы с предлогом «За» или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с приказом о распределении обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия.
Из двух приведенных фрагментов можно сделать следующие выводы:
- проект документа может подписать работник, на которого должным образом «переложены» полномочия отсутствующего должностного лица;
- даже если в проект уже внесены должность и фамилия отсутствующего руководителя, подписывающий документ должен указать свои данные.
Договор подписал заместитель
Традиция ставить черту перед подписью заместителя существует уже давно. И так же давно она находится за рамками правового регулирования.
Еще в 1988 году Главархив СССР разъяснил, как быть, если отсутствует должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа.
В приказе от 25.05.88 № 33 архивное ведомство установило, что в подобной ситуации в документе необходимо указать фактическую должность лица, подписывающего документ, и его фамилию.
А вот располагать их требуется в порядке субординации.
ИОФ или ФИО?
Порядок размещения инициалов – перед или после фамилии – определен Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст и Унифицированной системой организационно-распорядительной документации «Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003».
Согласно этим нормативным актам, инициалы после фамилии ставятся в следующих случаях:
- при адресовании документа физическому лицу (например, Королевой А.П.);
- при декларировании или накладывании резолюции при указании исполнителя (например, «Поручение возлагается на Романова И.И.»).
Если подпись является реквизитом, то инициалы помещаются перед фамилией.
Например, если по доверенности будет подписана сделка, требующая заверения у нотариуса, то доверенность также должна быть нотариально удостоверена.
Договор подписали за директора.
Что докажет действительность сделки
Контрагент доказывает, что:
- договор подписали за директора путем фальсификации.
- договор вместо директора подписал человек, который не обладал полномочиями и действовал без доверенности или с недействительной доверенностью, либо
Суды принимают в качестве доказательства показания директора и результаты экспертизы почерка (постановления АС Московского округа от 23.03.15 по делу № А40-68442/11, ).
Суды считают сделку неуполномоченного лица заключенной в его собственных интересах ().
Но в ряде случаев суд не может так поступить, поскольку договор в силах исполнить только сам контрагент.
Несомненно, из всех перечисленных способов замещения отсутствующего руководителя оптимальным вариантом является штатное замещение. Истории известны случаи, когда внезапно попавший в больницу директор в течение нескольких дней физически не мог назначить заместителя, так как сначала лежал на операционном столе, а затем в реанимации. Штатный заместитель в таких редких, но крайне неприятных ситуациях включается автоматически.
И если для менеджеров среднего звена это не так актуально, то «топам» лучше подстраховаться.
Нюансы оформления замещения – это зона ответственности отдела кадров.
И приказ, и доверенность издаются единожды.
На время отсутствия руководителя может быть оформлен временный перевод на его должность другого работника. Перевод оформляется в соответствии со статьей 72.2 Трудового кодекса РФ. Стороны заключают письменное соглашение, и на срок до 1 года или до того дня, когда выйдет отсутствующий руководитель, за которым на время отсутствия сохраняется его рабочее место, должность занимает другой работник.
Кроме соглашения, оформляется приказ о временном переводе и доверенность.
С точки зрения трудового права это будет корректно. Но в случае временного перевода именно на должность единоличного исполнительного органа компании (которым обычно является генеральный директор) могут возникнуть дополнительные сложности.
Такой простой реквизит
В обычном порядке в оформлении реквизита «Подпись» нет совершенно ничего сложного – указания п. 3.22 ГОСТа Р 6.30-2003 весьма просты. Лицо, которое имеет полномочия подписывать данный документ:
- сначала указывает свою должность (от границы левого поля),
- ставит личный росчерк,
- затем – его расшифровку в виде инициалов и фамилии.
Если подписывается документ, изготовленный на бланке организации, то должность в подписи указывается кратко (без повторения в ней наименования организации, которое уже фигурирует вверху на бланке) – см. Пример 1. Если же подписывается иным способом изготовленный документ, то в должности необходимо указать наименование организации – см.