Как приспособиться к работе в openspace

Специфику работы объяснять не нужно — постоянные телефонные переговоры. Естественно, ни минуты тишины, но с этим можно как-то смириться. Больше всего раздражает то, что некоторые коллеги даже личные звонки предпочитают совершать прямо с рабочего места! Я все понимаю, заболел ребенок, нужно объяснить дорогу курьеру и так далее, но неужели нельзя выйти и поговорить по мобильному, например, в коридоре или в пустом конференц-зале?! Очень тяжело сосредоточиться на работе, когда с одной стороны — «захватывающий» рассказ о прошлых выходных, а с другой — беседа с оператором турагентства про лучшие отели Турции», — рассказывает наш пользователь Алексей.

Посмотрев на современный открытый офис (в особенности на тот, где трудится много молодых специалистов), можно найти довольно очевидное средство против назойливого шума — музыка в наушниках.

В части компаний оборудуют телефонную будку, в которой сотрудники могут поговорить по телефону, не мешая своим коллегам.

Располагать все зоны нужно так, чтобы сотрудники тратили мало времени, чтобы до них добраться.

Например, в главном помещении нельзя громко разговаривать по телефону и коллективно обсуждать что-либо, в обеденную комнату нельзя вносить свои ноутбуки, в переговорной нельзя обедать и слушать музыку.

Для общения в главном помещении персонал может использовать внутренний чат – это удобно как самим сотрудникам (не нужно будет кричать своему коллеге в другой конец комнаты), так и руководителям (уличить тех, кто занимается пустой болтовней и не работает).

Стоит ввести сигнал, который каждый сотрудник может подавать, когда он очень занят. Проще всего это сделать с помощью наушников: если они надеты на голову, значит коллегу лучше не трогать.
В некоторых компаниях используются usb-индикаторы на ноутбуках.

Неумолкающий мобильный. Уведомления о новых письмах. Неумолкающие мобильные коллег и уведомления об их входящих сообщениях.

Постоянные разговоры. Как вообще можно работать в этом месте?

Планировка офиса, называемая open space, изначально была разработана для укрепления командного духа и облегчения общения. Но в конечном итоге получилось место с высоким уровнем шума, полным отсутствием личного пространства и огромным количеством «цифровых» и «человеческих» раздражителей.

Несколько десятков психологических исследований доказали, что вреда от открытой планировки офиса все-таки больше, чем пользы: высокий уровень стресса, натянутые из-за постоянной раздраженности отношения с коллегами и общее снижение чувства удовлетворенности работой.

«Да у нас соседний отдел кроме как матом, никак не разговаривает.

Работодатели использовали и будут использовать офисы в данном формате, но чтобы создать сотрудникам комфортные и продуктивные для работы условия, нужно соблюдать несколько правил.

Как сделать Open Space комфортным для работы

Огромная комната с идентичными столами, стоящими в ряд на одинаковом расстоянии, подойдет для работы немногим людям, имеющим дар приспосабливаться к любым условиям без потерь своей продуктивности в работе.

Чаще всего обитатели open space жалуются на шум, возникающий, когда в помещении разговаривают сразу несколько человек (по данным Исследовательского центра Superjob.ru, это мешает 34% сотрудников), невозможность сосредоточиться (22%), постоянное движение за спиной (10%), отсутствие личного пространства (9%). Кроме того, работу осложняют температурные неудобства — кому-то из коллег постоянно холодно, кому-то жарко (7%), чрезмерный контроль со стороны начальства (4%).

Не любят открытый офис за «взгляды из-за плеча», невозможность заняться своими делами (по 5%).

Все это порой приводит отнюдь не к желанному для руководителей торжеству командного духа, а, напротив, к напряженности в отношениях между коллегами.

Самый демократичный офис «Как работать в таких условиях?» — нередко вопрошают сотрудники.

Это, конечно, расфокусирует и сбивает с толку всех сидящих в кабинете сотрудников. Ответственными за эту продуктивную атмосферу нужно сделать всех сотрудников, чтобы каждый имел право потребовать соблюдения этого правила…

6.

Действительно, одному жарко, другому холодно.

Тренинг проходил для группы сотрудников, представляющей большой юридический департамент в центральном офисе. Во время анализа корпоративных «поглотителей времени» самым популярным оказался…

конечно, Open Space! За месяц до тренинга сотрудников пересадили из отдельных двенадцати кабинетов в один большой Open Space, в котором разместились более 120 работников этого департамента.

Получив отдушину и возможность говорить, участники тренинга жаловались:

• «Мы можем работать только до начала рабочего дня и после его окончания».
• «В рабочее время у нас в Open Space происходит какой-то постоянный хаос, шум и гам».
• «А вы знаете, что мы сэкономили на площади кабинетов 10%, а срок согласования договоров у нас теперь на 30% увеличился?».

Вместо обеда я зашел в Open Space и сел с блокнотом в уголке, чтобы послушать и проанализировать ситуацию.

Если это очень ценный сотрудник, начальство должно решить эту проблему», — говорит специалист по подбору персонала кадрового центра «ЮНИТИ» Юрий Кондратьев.

Украшайте личное пространство самостоятельно

«Психологическая установка на то, что вы с командой и в команде коллег и единомышленников делаете одно дело, значительно облегчает восприятие «раздражителей» open space. А формирование личного, приватного пространства — в ваших руках.

Замените унылую серую клавиатуру на белоснежную с подсветкой, розовую и пр.
В изящной фоторамке разместите семейное фото или фото с веселого корпоратива. Посадите рядом с компьютером героя любимого комикса или аналог любимой игрушки вашего ребенка. Прикрепите стикеры с бодрящими цитатами классиков бизнеса или искусства.

Громкие звонки (рингтоны) на мобильных телефонах.

Казалось бы, это самый очевидный и отвлекающий «поглотитель времени». Тем не менее до сих пор он встречается в огромном количестве компаний.

А всего лишь нужно договориться о том, чтобы поставить телефон на виброзвонок при входе в кабинет или в Open Space.

Причем еще чаще этот «поглотитель времени» проявляется, когда сотрудник ушел, а мобильный телефон оставил на рабочем месте. Почему-то именно в эти моменты сотруднику начинают звонить его мама или жена, которые тут же снова перезванивают, дожидаясь ответа. Однако не всегда удобно брать телефон с собой. Поэтому можно договориться, что любой может выключить оставленный кем-то мобильный телефон.

Впрочем, иногда это считается слишком жестоким правилом, и оно подходит не каждой корпоративной культуре.

Несмотря на противоречивые мнения, польза в наушниках есть. Шум офиса снижает мотивацию, в числе прочего, еще и потому, что мы не можем его контролировать.

Поэтому музыка, которая нравится, может повысить мотивацию тем, что так мы держим ситуацию под контролем.

Личное пространство

Второй предмет жалоб — отсутствие личного пространства и конфиденциальности. Естественно, изначальный замысел дизайнеров был иным. Они хотели убрать стены в прямом и переносном смысле этого слова — возможность зрительного контакта должна стимулировать к более частым разговорам и появлению новых идей.

Замысел, конечно, несколько утопический. Ученые выяснили, что беседы между сотрудниками в открытом офисе действительно случаются часто, но они обычно короткие и поверхностные, потому что вокруг слишком много лишних ушей.