Акты сверки обязательно подписывать руководителем
Самый простой и надёжный вариант — когда директор подписывает акт сверки взаимных расчетов, а бухгалтеру для подписи выдаётся на это доверенность от предприятия. После этого документ скрепляется печатью.
Некоторые юристы считают, что доверенность бухгалтеру не нужна, если соответствующая обязанность упомянута в должностной инструкции. Но это не является общепринятой позицией. Также существует точка зрения о том, что акт сверки достаточно подписать только бухгалтеру или только директору. Но это также принимается не всеми.
Упомянутые здесь разночтения возможны потому, что закон не определяет правила в этом случае. Кроме того, надо понимать, что документ можно рассматривать с различных точек зрения о том, кто подписывает акт сверки взаимных расчетов:
- Это сугубо бухгалтерский документ, предназначенный для того, чтобы откорректировать цифры в бухгалтериях двух фирм.
Вопрос: Кто вправе подписывать акты сверки взаиморасчетов в связи с вступлением в силу Федерального закона 06.12.2011 N 402-ФЗ О бухгалтерском учете»?
Ответ:Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Акт сверки взаиморасчетов подписывает руководитель либо представитель, действующий на основании выданной доверенности, в которой конкретно закреплены полномочия на то или иное действие.
Обоснование вывода:
Согласно ч. 4 ст. 9 от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ) формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.
Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом (п. 1 ст.
При разработке формы акта зачета требований следует использовать такие реквизиты (обязательны к заполнению):
- наименование документа;
- дату составления;
- место оформления;
- название организации, ответственной за составление акта (в полном виде);
- показатели хозяйственной операции – в натуральном и денежном выражении;
- ссылку на документацию, которая доказывает возникновение обстоятельства;
- данные об обстоятельствах;
- сумму взаимного зачета;
- данные лиц, которые ответственны за проведение операций;
- их подписи;
- печать организации, которая составляла акт.
Такой акт не всегда разрешено составлять.
Вместе с тем, подписание акта сверки может иметь определенные юридические последствия, например, может свидетельствовать о признании должником долга.
Поэтому отсутствие документов, подтверждающих приемку исполнения, не означает, что стороны не могут ссылаться на другие доказательства, подтверждающие фактическое исполнение, хотя бы закон или договор предписывал необходимость составления соответствующих документов. Такими доказательствами с учетом характера исполнения и обстоятельств спора могут выступать экспертное заключение, свидетельские показания и пр. Поэтому для взыскания долга недостаточно сослаться только на акт сверки, а необходимо представить также документы, подтверждающие исполнение обязательства или иным образом подтверждающие обоснованность предъявленного требования.
Грамотно проведённая и оформленная в соответствии с требованиями законодательства сверка взаимных расчётов поможет получить точные цифры на момент её проведения.
Что такое акт сверки взаимных расчетов
Акт сверки взаиморасчетов составляется в двух экземплярах и подписывается обеими сторонами процесса.
Этот документ применяется для отображения состояния расчётов на определённую дату и за определённый срок, который составляется двумя сторонами, которые являются их участниками.
Есть ситуации, когда акт сверки особенно необходим. Вот несколько примеров.
- Предположим, продавец хочет сделать условия предоставления товара коммерчески более привлекательными и соглашается на отсрочку платежа за свои товары.
- Иногда, на основании договора, услуги предоставляются регулярно и в большом количестве.
- по доходу;
- по выданному авансу;
- при недостаче;
- по принятому обязательству.
Нормативная база
Согласно письму Федеральной налоговой службы от 6 декабря 2010 года, акт сверки не относится к первичным учетным документам.
https://www.youtube.com/watch?v=D453iH18WxQ
Если должник подписывает акт, этим он подтверждает наличие задолженности – об этом говорится в статьях 195 и 196 Гражданского кодекса.
В соответствии с 53 статьей Гражданского кодекса, бухгалтер не считается лицом, которое имеет право действовать от лица предприятия без доверенности.
Федеральный закон № 129 «О бухгалтерском учете», принятый 21 ноября 1996 года, определяет реквизиты, которые необходимо указать в документе.
Кто может подписывать акт сверки ↑
Акт сверки составляется в двух экземплярах – для каждой стороны договора.
- показатели хозяйственной операции – в натуральном и денежном выражении;
- ссылку на документацию, которая доказывает возникновение обстоятельства;
- данные об обстоятельствах;
- сумму взаимного зачета;
- данные лиц, которые ответственны за проведение операций;
- их подписи;
- печать организации, которая составляла акт.
Такой акт не всегда разрешено составлять.
Акт сверки подписывает главный бухгалтер или директор
Это ситуации:
- когда обязательство касается пожизненного обеспечения людей;
- при возмещении убытков здоровью или имуществу;
- взыскание алиментов;
- когда истек срок исковой давности;
- контрагент был подвержен открытию дела о банкротстве;
- погашение задолженности.
Оформляется также в 2 экземплярах.
Таким образом, для того, чтобы подписание акта сверки главным бухгалтером от имени организации, в которой он работает, имело какие-либо юридические последствия, необходимо наличие у главного бухгалтера соответствующих полномочий, удостоверенных доверенностью, либо такие действия должны входить в его трудовые (служебные) обязанности. Напомним, что трудовые обязанности устанавливаются, прежде всего, на основании трудового договора (ст.
57 ТК РФ).
В любом случае акт сверки, подписанный только главным бухгалтером, даже в отсутствие у него специальных полномочий, может быть принят судом в качестве доказательства по конкретному спору.
В этом случае его подпись может быть основанием для прерывания срока исковой давности по этому долгу. Поэтому вполне реальна ситуация, когда такой должник не подписывает акт сверки взаимных расчетов, чтобы этот документ нельзя было использовать в суде. Однако, если акт был составлен грамотно, на основании имеющихся данных бухгалтерского учёта обеих фирм, он поможет бухгалтерам убедиться в правильности имеющихся у них данных по этим расчётам.
Существует процедура подписания, которая носит название одностороннего подписания.
В этом случае стороны занимаются проведением сверки не совместно, а по очереди. При этом сначала одна сторона вносит изменения в заранее подготовленный документ, затем передает его другой стороне. Её бухгалтерия выполняет сличение поданных цифр со своими данными.
Если всё совпадает, документ подписывается.
Но, правоприменительная практика такова, что акты сверки составляются.
При составлении акта сверки желательно руководствоваться требованиями, предъявляемыми к оформлению первичной документации бухгалтерского учета (статья 9 Закона «О бухгалтерском учете), невзирая на то, что акт сверки таковым не является.
В рассмотрении вопроса кому надлежит ставить подпись на акте сверки, мы будем отталкиваться от принципов корпоративного права закрепленных в Гражданском кодексе РФ:
- Права и обязанности юридического лица осуществляются его исполнительными органами согласно учредительным документам (статья 53), а также представителями уполномоченными на это доверенностью (статья 182).
- Исполнительный орган юридического лица — это руководитель (президент, директор, генеральный директор и т.д.).
Что будет, если акт подпишет неуполномоченное лицо
У рассматриваемого документа есть различные задачи:
- сверка бухгалтерских данных;
- доказательство в суде.
В первом случае если акт подпишет неуполномоченное лицо, он не будет основанием для урегулирования спорных вопросов. Если подпишет директор и главный бухгалтер, то это, безусловно, может быть основанием для проведения изменений в бухгалтерском учёте у обеих фирм.
Во втором случае могут рассматриваться два варианта:
- вопрос признания долга;
- прерывание срока исковой давности.
Если подписано неуполномоченными лицами, документ судом рассматриваться не будет.
Заключение
Проведение сверки не является обязательным. Если одна из сторон не желает этого делать, обычно принудить её нельзя.
Но тут есть одно исключение.
Определения
Чтобы правильно заполнить акт сверки, необходимо разбираться в основных понятиях.
Акт сверки Документ, отражающий расчеты нескольких организаций за определенный период.
Данные обеих сторон должны совпадать Акт взаимозачета Документ, составляемый при желании одной организации осуществить сверку требований на взаимных основаниях с предприятием-контрагентом Контрагент Одна из сторон соглашения Период исковой давности Срок, отведенный для защиты прав пострадавшего лица Доверенность (поручительство) Документ, выдаваемый одним лицом другому с целью выступать от его имени как представитель перед третьим лицом.
Кто подписывает акт сверки взаимных расчетов
Его вправе подписать уполномоченные лица (генеральный директор, директор либо президент организации).
Также имеет право подписывать представитель – в этом случае понадобится доверенность на него.