Схема входящего документопотока

Чаще всего эту роль исполняет секретарьСогласующее лицоДолжностное лицо, которое рассматривает проект документа в рамках своей компетенции на предмет возможных ошибок, соответствия нормам и правилам и т. д.РуководительВсегда должностное лицо, которое имеет полномочия для рассмотрения документов, вынесения резолюции и назначения исполнителей, подписания документовИсполнитель заданияВыполняет задачу, поставленную по документу

Чем больше участников, тем больше у документа остановок, а значит тем длиннее его маршрут. Роли участников документооборота меняются на разных маршрутах. Один и тот же сотрудник может быть одновременно исполнителем и руководителем.

Например: «Квартальные отчеты об основной деятельности предприятия и капитальных вложениях». Планово-отчетные документы группируются в дела по номинальному. авторскому, предметно-вопросному и хронологическому признакам. Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел предприятия.

В дело должны помещаться документы, которые своей содержательной частью соответствуют заголовку дела.

Документы других систем контролируются соответствующими подразделениями или сотрудниками. Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших — с даты поступления. Типовые сроки исполнения документов устанавливаются актами высших органов государственной власти и управления, а также центральных функциональных и отраслевых органов управления.

Схема входящего документопотока

Большинство других систем обрабатывает только два события — Создание (Create) и Изменение (Change).

Дальше мы накладываем Условия, и проверяем значения полей связанных объектов.

И прописываем Условия срабатывания Обработчика и Действия, которые должны выполниться.

Flexbby Parametric предоставляет возможность сформировать неограниченное количество различных Действий, если что-то встречается нестандартное, то можно написать скрипт на Python и выполнить его, если произошло определенное Событие. О Событиях, которые обрабатывает Flexbby Parametric, и Действиях мы также напишем в отдельном посте.

Самое главное — как это выглядит в Карточке объекта.

Схема исходящего документопотока

В классическом представлении документооборот является теми информационными потоками, которыми, с одной стороны, организация взаимодействует с окружающей средой (государством, обществом, гражданами), с другой, – с помощью документооборота организация как единая централизованная сущность осуществляет внутреннее взаимодействие между ее исполнительными органами, структурными подразделениями и отдельными работниками.

Вся документация учреждения делится на три документопотока:

• – входящие (поступающие) документы;
• – исходящие (отправляемые) документы;
• – внутренние документы.

Каждый документопоток имеет свои особенности в составе, количестве,

обработке и движении.

Входящий документ – документ, поступивший в учреждение. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки.

Схема движения входящего и исходящего документопотока

Закрыть диалог при принятии данного решения Настраивает автоматическое закрытие диалога (окна) документа, когда принято решение.

Запомнить решение участника в случае повторного решения Позволяет запоминать решения.

В первую очередь следует уделить внимание федеральному законодательству: Наиболее важным нормативно-правовым документом, рассматривающим данным вопрос, является закон №125-ФЗ от 22. 10. 04 г.

Наиболее важными разделами, на которые следует в первую очередь ориентироваться кадровым работникам, являются следующие:

• основные положения, используемая терминология;
• хранение и учет документации;
• процедура комплектования;
• как осуществляется процедура доступа к всевозможным архивным документам;
• какая подразумевается ответственность за нарушение действующего на территории РФ законодательства.

Стоит придерживаться всех обозначенных в законодательстве правил, норм.

Согласующие лица. Должностные лица, которые просматривают проект документа на предмет возможных ошибок в рамках своей компетенции.

Руководитель. Должностное лицо, обладающее полномочиями для подписания документов. Обычно это кто-то из топ-менеджеров компании: генеральный директор (может подписывать абсолютное большинство документов) или должностное лицо, которому по доверенности передается право подписи определенных их видов.

Регистратор. Секретарь или работник канцелярии, который вносит входящий или подписанный руководителем документ в информационную базу данных, направляет его на исполнение согласно резолюции и, при необходимости, осуществляет контроль исполнения.

Исполнитель. Работник, назначенный руководством для выполнения задания по документу.

Документы бухгалтерского оформления предназначены для оформления бухгалтерских записей с целью дальнейшего использования в учетном процессе (расчет износа основных средств). Комбинированные документы сочетают в себе признаки распорядительных (разрешительных), оправдательных и документов бухгалтерского оформления (расходный кассовый ордер, расчетно-платежная ведомость на оплату труда).

• – По содержанию хозяйственных операций документы делятся на материальные, денежные и расчетные. Материальные документы служат для оформления операций по движению товарно-материальных ценностей (акт приемки-передачи основных средств).
  Денежные документы предназначены для оформления операций с наличными и безналичными денежными средствами предприятия (платежное требование-поручение).

Настраиваемые параметры Позволяют настроить набор полей различного типа, которые отображаются в Карточке документа.

Пример того, что мы видим в Карточке документа:

Как это выглядит в настройках. Список всех параметров.

Пример настройки одного параметра. Чуть ниже мы расскажем, как обрабатывать значения параметров при настройке бизнес логики процесса:

Обработчики (Event handlers) и Действия (Actions) – это, можно сказать, основа Flexbby Parametric.

Обработчики мониторят события, которые происходят в системе, и в зависимости от Условий производят определенные Действия.Создавать и расширять бизнес систему, используя концепцию Обработчиков (Event Handlers), как показывает наш опыт, гораздо проще.

Теперь настраиваем процесс Входящего документа:

Так выглядит настроенная схема процесса в системе. Цифры в скобках показывают сколько документов находится в данном Состоянии. Мы преднамеренно делам скриншоты из рабочего варианта внедряемой системы.
Красные квадратики показывают, что есть документы в Состояниях, из которых никуда нет перехода.

Система гибкая, и позволяет перенастраивать процессы, даже если по ним двигаются документы: бизнес администратор должен иметь возможность отследить документы, которые застряли, дальше он может сделать временные настройки, чтобы их запустить в исполняемый процесс, или, как вариант, вообще удалить из системы или заархивировать.

Основное в настройках — это настройка Ролей в Процессе и настройка Переходов.

Начнем с настройки Ролей. Мы уже определили Роли в глобальном справочнике в системе.

Документооборот: выстраиваем «под бухгалтерию»

В процессе движения документа выполняются определенные операции по его обработке. Это сокращает время прохождения и ускоряет документооборот организации в целом.

Образец графика документооборота для учетной политики в 2018 году

По отношению к управленческому объекту: Документооборот образуют потоки входящих (поступающих из других организаций), исходящих (отправляемых в другие организации) и внутренних (созданных и действующих в пределах организации) документов. Объем документооборота рассчитывается по формуле: Уд = SBX.

+ исх. + вн. за определенный период времени (обычно за год). При расчете объема документооборота учитываются только подлинники документов или их заверенные копии. Движение входящих документов Схема движения входящих документов Движение входящих документов показано на рис.