Как оформить недостачу документально

Основаниями могут стать такие события:

• пожар, стихийное бедствие;
• смена материально ответственного лица;
• перепродажа предприятия;
• хищение на производстве (или его подозрение).

Для этого необходимо обязательно издать внутри предприятия приказ с указанием даты инвентаризации, ответственных лиц, а также основания для данной проверки.

Что это такое недостача?

Для многих бухгалтеров термин «недостача» является страшным. Это понятно, так как подобное влечет за собой ряд негативных последствий, взысканий и наказаний. На самом же деле практически всегда пусть незначительная недостача, но она будет выявлена в процессе проведения инвентаризации.

Сама по себе недостача – это нехватка денежных средств, товаров, материалов.

А материально ответственный сотрудник расписывается в том, что комиссия проверила имущество в его присутствии и передала его ему на ответственное хранение и что к членам комиссии нет никаких претензий.

Такой порядок предусмотрен в пункте 2.10 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина от 13.06.1995 № 49.

Как оформить излишки или недостачи по результатам инвентаризации

Если в результате инвентаризации выявлены излишки или недостача, то оформите сличительную ведомость. Ее составьте только по тому имуществу, по которому есть отклонения от учетных данных.
При этом укажите только расхождения (излишек, недостача), выявленные при инвентаризации. Ведомость заполните вручную или на компьютере.

— наименование и количество списываемых МПЗ и их отличительные признаки (марка, тип, сорт, партия и т. п.);

— фактическая себестоимость списываемых ценностей;

— установленный срок хранения МПЗ;

— дата (месяц, год) поступления материальных ценностей;

— причина списания;

— информация о взыскании материального ущерба с виновных лиц;

— наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

— личные подписи ответственных лиц.

Акт утверждается руководителем организации или лицом, на это уполномоченным.

При проведении инвентаризации установлены следующие правила:

Сведения о фактическом наличии имущества вносят в инвентаризационную опись товарно-материальных ценностей (форма № ИНВ-3), которую подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица.

Как оформить недостачу документальное

Методических указаний по инвентаризации).

Если в результате инвентаризации выявлено, что фактическое количество МПЗ не совпадает с их количеством по данным бухгалтерского учета, бухгалтер должен составить сличительную ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей (форма № ИНВ-19). В ней он указывает расхождение между показателями, отраженными в бухгалтерском учете, и данными инвентаризации.

Инвентаризационные описи товарно-материальных ценностей (форма № ИНВ-3) и сличительные ведомости (форма № ИНВ-19) составляют в двух экземплярах: один — для бухгалтерии, другой — для материально ответственного лица (лиц).

Данные о результатах инвентаризации (установленных излишках, недостачах, порче имущества) обобщаются в ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией, по форме № ИНВ-26, утвержденной постановлением Госкомстата России от 27.03.2000 № 26.

Если сопоставима стоимость материалов, в отношении которых она допущена, то допустимо списание недостающих единиц и одновременное оприходование выявленного излишка.

Нехватку имущества или его порчу по причине природных или техногенных обстоятельств предприятие может списывать на убытки в любом объёме, но для этого необходимо иметь документ, подтверждающий факт воздействия чрезвычайных обстоятельств.

Это может быть:

• справка из городского «Водоканала»;
• пожарного управления;
• отделения МЧС.

В любом случае техногенная или природная катастрофа должны быть подтверждены организацией, которая устраняла последствия этого события.

В случае если есть все основания подозревать хищение или кражу, осуществлённые третьими лицами, следует обратиться в правоохранительные органы с заявлением о назначении официального расследования.

Такой порядок установлен в абзаце 2 пункта 5.1, пункте 5.5 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49, подпункте «а» пункта 28 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности, пункте 36 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 октября 2003 № 91н, и Инструкции к плану счетов.

Как учесть недостачи, найденные при инвентаризации

В бухучете недостачу, выявленную при проведении инвентаризации, отразите на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в корреспонденции со счетами учета имущества. Недостающие товарно-материальные ценности (материально-производственные запасы) отражайте по фактической себестоимости, которую определяйте по данным бухучета.

Основные средства – по остаточной стоимости.

Методических указаний, утвержденных приказом Минфина от 13.06.1995 № 49.2

Сличительные ведомости можно разработать самостоятельно. Или же проще воспользоваться формами, которые утверждены пунктом 1.2 постановления Госкомстата от 18.08.1998 № 88.
Такой вывод следует из части 4 статьи 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Подробности читайте в рекомендациях «Как учесть излишки, выявленные в ходе проведения инвентаризации» и «Как учесть недостачи, найденные при инвентаризации».

Как учесть излишки, выявленные в ходе проведения инвентаризации

В бухучете излишки, выявленные при проведении инвентаризации, отражайте на счете 91 «Прочие доходы и расходы» в корреспонденции со счетами учета имущества.

Имущество учитывайте по рыночной цене, то есть по стоимости, которая может быть получена в результате продажи этого имущества (п.

Пришла накладная, по ней выдали товарные единицы, но не занесли в книгу.

• Отсутствие оборудования, плохие условия учета.
• Непредвиденные факторы, которые привели к порче.
• Хищение.

Что делать

Стоит проводить расследование по указанным выше стандартам, то есть начать с получения объяснительных, затем выписать приказ. На его основании сделать либо списание в расходы, либо взыскание с виновного.

Это значительно упрощает всю складскую деятельность – поставки и отгрузки.

В связи с выявлением недостачи водяного счетчика марки «В123» вследствие утери его слесарем-сантехником ООО «Теплая компания» Семеновичем С.С. приказываю удержать из заработной платы Семеновича С.С. 10 000 (десять тысяч рублей)».

Если недостача возникла в результате естественной убыли, то текст приказа может быть следующим: «Бухгалтерии ООО «Теплая компания». В связи с выявлением недостачи в размере норм естественной убыли, утвержденных Приказом Минпромторга России от 01.03.2013 N 252, списать 1,5 т ананасов стоимостью 70 000 руб.

Унифицированной формы такого документа нет. Поэтому рекомендуем воспользоваться наиболее подходящей из унифицированных форм, дополнив ее необходимыми реквизитами, или утвердить собственный бланк акта. Так, за основу можно взять унифицированную форму № ОП-8 (утверждена постановлением № 132).

Обязательные реквизиты первичных учетных документов перечислены в пункте 2 статьи 9 Закона № 129-ФЗ.