Образец приказа о направлении работника в командировку с оплатой гсм
Среди таких расходов находятся:
- суточные, которые сотрудник тратит на еду и другие нужды;
- проезд (траты на бензин);
- аренда жилья;
- прочие расходы.
Что касается размера суточных, то для работников государственных учреждение законом установлен свой максимум. Частные организации имеют право самостоятельно устанавливать сумму, но есть нюансы.
Максимальный размер суточных, который не облагается НДФЛ, в 2019 году составляет 700 рублей для поездок по России и 2, 5 тыс. рублей для загранкомандировок.
Остальные командировочные так же рассчитываются, исходя из бюджета организации.
Для получения аванса сотрудник обязан написать заявление с указанием необходимой суммы. Его подписывает руководитель, а затем передает в бухгалтерию. Деньги подчиненному перечисляются на банковскую карту или выдаются наличными.
- Данная структура в каждом случае определяется индивидуально, но в стандартной ситуации включает в себя следующие пункты:
- амортизация автомобиля;
- денежные средства, потраченные на оплату ГСМ;
- техническое обслуживание транспортного средства;
- внеплановые ремонтные работы (в случае возникновения необходимости).
Стандартной информацией, обязательной для отражения в приказе, являются следующие данные:
- название организации-работодателя;
- дата издания распоряжения;
- номер документа;
- инициалы сотрудника, его должность и другие контактные данные;
- сведения о месте командировки;
- цель поездки;
- продолжительность мероприятия;
- подписи ответственных лиц – руководителя предприятия и сотрудника.
Кроме распоряжения может оформляться служебная записка.
Так же работодатель может заключить с сотрудником договор аренды.
Наниматель обязан возместить расходы на проезд, то есть на бензин. Если командировка осуществлялась на личном авто, то возмещение происходит так же, как для поездки на авто организации.
Для того чтобы произвести списание ГСМ, работодателю потребуются чеки с заправочных станций. Расчет обязательно осуществляется в других документах, например, в путевом листе.
Справка: если в командировке было несколько работников, то путевой лист выписывается только на водителя.
Именно он обязан отчитываться по тратам на ГСМ, техобслуживание и т. д.
Работодатель имеет право продлить командировку.
Транспортные — сколько топлива выдали в самой компании
Остаток горючего при выезде
Пишем, сколько топлива было в баке до выезда
Остаток горючего при возвращении
То же самое, но после возвращения
Показание спидометра при возвращении в гараж
Пишем, сколько показывает одометр
Внизу бланка еще ставят штамп — «Предрейсовый медосмотр пройден» или «Водитель прошел медосмотр, к рейсу допущен». Имя и подпись врача, дата.
С обратной стороны путевого листа заполняем все поля, кроме Кода заказчика.
Это если компания оказывает кому-то услуги, например, курьерская фирма возит цветы и документы.
Внизу пишем, сколько пройдено за смену — складываем расстояния поездок. Расчет заработной платы заполнять не нужно.
Как составить свою форму
Любая компания может составить свою форму путевого листа.
Всю необходимую информацию вносит сам работник.
Служебная записка содержит основные сведения:
- название организации;
- сведения о работнике;
- место назначения;
- длительность поездки;
- информацию об автомобиле.
К служебной записке прикладывается путевой лист и другие бумаги, подтверждающие осуществление командировки. При отсутствии подобных документов удостоверить этот факт необходимо должностному лицу принимающей организации.
Для этого в документе делается соответствующая запись и подтверждается печатью и подписью.
Расходы
Практически все траты командированных работников подлежат возмещению работодателем (ст. 168 ТК РФ).
Путевой лист дает возможность подтвердить факт о том, что транспортное средство было использовано в служебных целях.
Также он позволяет вести учет относительно расчета расходов на бензин.
Форма путевого листа является законно утвержденной Постановлением Госкомстата РФ № 78, либо в учреждении ее могут разработать самостоятельно в виду особенностей самого предприятия.
В добавок водитель должен предъявить счета или кассовые чеки на покупку бензина во время поездки для списания денег из бюджета предприятия. Также желательно предоставить и другие документы, свидетельствующие о соблюдении маршрута командировки.
Теперь же данный реквизит стал одним из обязательных.
Нужно указывать точную информацию о владельце ТС. Юридические лица теперь указывают ОГРН, ИП — ОГРИП. Печать и штамп в заголовочной части — больше не обязательные реквизиты.
Унифицированные бланки уже разработаны и утверждены.
Компании же, которые их не используют, должны доработать свои документы на предмет соответствия новым требованиям.
Совет
Постоянные споры ведутся по поводу того, какие же компании должны соблюдать требования Минтранса – транспортные или же все организации, у которых есть автомобили. Мнение министерства однозначно.
В нормативном акте указаны нормы расхода топлива.
Для получения компенсации трудящийся должен предоставить руководству такие документы:
- заполненный соответствующим образом путевой лист;
- ксерокопия ПТС транспортного средства, использованного в поездке;
- чеки с АЗС, подтверждающие расходы на оплату топлива;
- авансовый отчет;
- служебная записка.
При нахождении в поездке у командированного сотрудника могут возникнуть непредвиденные обстоятельства, к примеру, поломка автомобиля, требующая срочного исправления.
Документ заполняется следующим образом.
Дальше внизу указывается порядковый номер распоряжения и дата, когда оно было составлено. Под ним затем этот приказ необходимо будет зарегистрировать в книге учета приказов по организации.
Сам документ выглядит как таблица.
В строках проставлены показатели, которые нужно отметить по каждому из работников. Данные по последним заносятся в столбцы. Строки в данной таблице не пронумерованы.
В первую строку записываются полные Ф.И.О.
сотрудников, которые направляются в командировку.
Как и при обычной служебной поездке, наниматель обязан компенсировать:
- траты на проезд (бензин и т. д.);
- дополнительные расходы (телефонную связь и т. д.).
Если подчиненный отправился в командировку с использованием собственного или служебного ТС в выходной или праздничный день, ему должны выплатить двойной среднедневной заработок.
Командировка сотрудника на личном автомобиле в 2019 году должна быть оформлена по всем правилам. Владельцу авто необходимо лишь предоставить документы, подтверждающие все понесенные расходы.
А работодатель в свою очередь обязан все возместить.
С 2015 года стало необязательным оформление служебного задания. Поэтому руководитель самостоятельно принимает решение о его необходимости.
Использование личного автомобиля в командировке — документы
Использование личного автомобиля в командировке предусматривает необходимость оформления определенных документов.
Согласно 749 Постановления Правительствак обязательным документам относятся следующие:
- Командировочное удостоверение;
- Записка об использовании транспорта;
- Документы на аренду жилья;
- Проездные документы;
- Отчет с указанием всех растрат.
При необходимости руководитель может оформить служебное задание.