Приказ о формировании комиссии по уничтожению документов

• избавиться от ненужных бумаг с помощью специального уничтожителя (офисного шредера, измельчителя бумаги и др.);
• сжечь (однако это может повлечь проблемы с пожарниками).

Первый способ может обернуться для фирмы значительными материальными расходами на оплату услуг по утилизации, а передачу документов придется оформлять приемо-сдаточным актом или накладной с указанием количества дел и их веса. Для обеспечения конфиденциальности потребуется отправить в спецорганизацию своего работника с целью контроля за процедурой уничтожения документов.

Во всех остальных случаях без оформления дополнительных документов также не обойтись — об этом поговорим в следующем разделе.

Оформляем факт уничтожения документов

Акт «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению» является не единственным документом, который требуется оформить в подобной ситуации.

Приказ о создании комиссии по уничтожению документов

Акт об уничтожении документов целесообразно представить на утверждение генеральному директору именно сейчас, несмотря на то, что вторая часть акта пока пустует.

Приказ о создании комиссии по уничтожению документов рк

Тем более именно он принимает решение об уничтожении и фиксирует это в грифе утверждения. Уничтожение документов – процесс необратимый. Вернуть бумаги после того, как их отдадут на переработку, невозможно.

Вторая часть акта: особенности оформления

В этой части указывается, как именно и на основании чего уничтожены документы.
Форма акта об уничтожении, утвержденная Правилами 2015, подразумевает, что уничтожением занимается подрядная организация. Поэтому во второй части указывается вес документов (их будут принимать по весу, а не по штукам единиц хранения), регистрационные данные договора, метод уничтожения.

Если организация уничтожает документы сама, запись будет выглядеть так, как показано в Примере 4.

Обратите внимание: документы уничтожались в присутствии должностных лиц – членов ЭК.

Приказ о создании комиссии по уничтожению документов не подлежащих хранению

Основных правил работы архивов организаций для определения сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями, ЭК организации вправе обратиться с запросом к специалистам архивного учреждения.

Только после того, как срок хранения будет определен, можно решать дальнейшую судьбу таких документов (уничтожить или продолжать хранить).

Законом не определены конкретные способы уничтожения документов с истекшим сроком хранения. Поскольку на момент составления акта эти документы уже не представляют для компании никакой ценности и, по сути, являются макулатурой, способ избавления от них возможен любой.

Приказ о создании экспертной комиссии по уничтожению документов

Он будет иметь следующий вид:

ООО «Япония»

4.11.2017 г. Москва

Приказ о формировании комиссии по уничтожению документов

С целью осуществления экспертизы ценности документов, поиска бумаг, срок хранения которых истек, с их последующим уничтожением,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1.

Сформировать комиссию со следующим составом участников:

Руководитель: Петров А.С. (гендиректор)Участники: Ларина Т.А. (главбух), Никольцев П.В. (руководитель отдела кадров), Зайцева П.П. (начальник юридического отдела), Сифонов О.О. (начальник службы ДОУ)

2. Председателю комиссии выполнить инвентаризацию документов.

3. Организовать уничтожение в срок с 5 ноября 2017 года по 1 декабря 2017 года. 4. Контроль над выполнением этого приказа оставляю за собой.

Гендиректор: (подпись) А.С.

Образец приказа о создании комиссии по уничтожению документов

Иногда перед уничтожением создается электронный архив путем сканирования документов.

При этом использование документов, выделенных к уничтожению, для хозяйственных нужд (например, на черновики) запрещено!

Если принято решение о полной утилизации, то проводятся работы по разброшюровке дел, извлечению скрепок и других видов крепежа. Например, если документы, скрепленные скобами, попадут в шредер, то они могут испортить аппарат.

Если вы проводите работу по уничтожению документов не первый год и у вас в архиве идеальный порядок, то удобно изымать дела из хранилища только после утверждения акта и сразу же складывать их в тару – мешки или коробки.
Но это возможно только при наличии «идеального архива», в котором не нужно просматривать каждое дело и определять срок его хранения на месте.

Итак, акт составлен.

Образец приказа о создании экспертной комиссии по уничтожению документов

Он так же располагается на жестком диске компьютера, хоть и размечен как свободное пространство. В данный момент у вас на жестком диске, вероятнее всего, еще хранятся электронные документы, удаленные вами пару лет назад.

Просто удивительно, что грамотный специалист в области IT может обнаружить на вашем компьютере!

Первое правило: обыкновенное удаление документа не работает.

Порядок уничтожения электронных документов такой: поверх места, где находился ваш файл, записывается случайный массив данных, так называемый «информационный мусор». Но даже спустя 4-5 циклов записи такого «мусора», все еще можно восстановить ваши документы по «магнитному эху».
Стандарт ведения гражданской документации предписывает 8 циклов такой перезаписи, а по стандарту Пентагона их должно быть 50.

Приказ о формировании комиссии по уничтожению документов

На нем члены ЭК согласуют описи и акт, после чего их утверждает генеральный директор.

■ Шаг 6: оформляем документы на хранение и уничтожение. Те дела и документы, которые остаются в организации, оформляются на хранение. Для тех, которые решено уничтожить, организуется процесс утилизации.

Процесс уничтожения документов

Уничтожение документов обычно производят одним из двух способов: путем сжигания либо измельчения.
Последнее – только при условии, что документы восстановить будет невозможно. Нельзя отправлять документы на ближайшую мусорную свалку, рвать на части или использовать в качестве черновиков.

Как правило, для уничтожения документов привлекают специальные организации.

Приказ о формировании комиссии по уничтожению документов не подлежащих хранению

Для любых документов (неважно, распорядительных, бухгалтерских или кадровых) существует единый порядок их уничтожения. Он заключается в следующем:

• Необходимо проверить, истек ли срок хранения документов, а также наличие документов, потерявших свое практическое значение.
• Экспертная комиссия (ЭК), состав которой утверждается руководителем компании, должна провести экспертизу ценности документов (оформляется протоколом заседания ЭК).
• Составляется акт на уничтожение документов, утверждаемый руководителем предприятия.
• Дела, отраженные в акте, уничтожаются, что оформляется отдельным документом.

О том, какими могут быть сроки хранения документов, читайте в статье «Срок хранения бухгалтерских документов в организации».

Одним актом здесь не обойтись, да и в одиночку избавиться от документов не получится.

Поэтому дата вывоза документов является следующей датой, которая проставляется на акте на основании совершившегося факта вывоза документов;

6 – после того как документы вывезены и уничтожены, архивариус обязан внести соответствующие записи в учетные документы архива (в описи), о чем делается следующая запись с проставлением даты внесения изменений (в нашем примере это 31.01.2011, т.е. в тот же день, когда были вывезены документы).

Дела, предназначенные для уничтожения, после утверждения актов хранятся в специально отведенном для них месте отдельно от документов с постоянными и временными сроками хранения.

Дела, подлежащие уничтожению, в дальнейшем передаются на утилизацию. Факт уничтожения документов оформляется следующим актом.