Обязанности специалиста по кадрам за ведение графика отпусков

Полесска от 18.07.2017 № 12-23/2017, апелляционное определение ВС Республики Саха (Якутия) от 11.11.2015 по делу № 33-4270/15.

Чтобы зафиксировать, что работник ознакомился с графиком, можете включить в него отдельный столбец, приложить к графику лист ознакомления или использовать журнал ознакомления работников с документами работодателя. Какой из этих способов вам подходит, решайте по ситуации.

Раз уж будете знакомить работников с графиком, можете сразу уведомить их о времени начала отпуска, ч. 3 ст. 123 ТК. Так и документов меньше составлять придется, и крайнюю дату предупреждения работника об отпуске не пропустите.

Максимальный срок, за который работодатель вправе уведомить работника о времени начала отпуска, закон не называет. Формально можете это сделать в любое время, в том числе в конце года, когда знакомите с графиком.

Планировать отпуск по месяцам закон не запрещает. Однако если в графике укажете только месяц, позже придется договариваться о дате его начала. Самостоятельно определить день, когда работник уйдет в отпуск, вы не сможете.

Обязанности специалиста по кадрам за ведение графика отпусков

Важно, чтобы в график были включены все дни отпуска за год, на который он составляется, включая неиспользованные дни за текущий и предыдущий годы.

Для выяснения пожеланий самих сотрудников можно воспользоваться опросным листом (листом согласования сроков). В случае возникновения спорных ситуаций (когда одновременно на отпуск претендуют несколько сотрудников, либо отсутствие члена трудового коллектива в период активной работы предприятия может угрожать снижением необходимого уровня производства) окончательные сроки могут быть установлены администрацией. В этом случае необходимо письменное извещение или согласие сотрудника.

Для документального закрепления графика отпусков может применяться форма № Т-7, утвержденная Постановлением ГКС РФ №26 от 06.04.2001, однако с 1 января 2013 года ее использование не обязательно.

Так, объясните задачу сразу всем руководителям и ответьте на их вопросы.

Приказ о подготовке графика отпусков. СКАЧАТЬ

Так надо оформить. Раздайте начальникам отделов подобие графика.
Пусть заполнят в нем даты отпусков. Чтобы получить верную информацию, заранее укажите в форме необходимые сведения. Руководители будут вам благодарны, что оптимизировали процесс, а вам не придется после сводить информацию из разных форм.

Начальники подразделений с учетом ваших подсказок поговорят с подчиненными, учтут их взаимозаменяемость, особенности работы в разные месяцы 2019-го, общую нагрузку по отделу, его связь по работе с другими подразделениями и иные факторы, о которых вы в отделе кадров можете не знать.

Заранее объясните руководителям, как сдавать проект графика: принести вам на бумаге, направить по e-mail, выложить в папку.

Ответственность

Специалист по кадрам несет ответственность:

• За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
• За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
• За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция разработана в соответствии c:

• Трудовым Кодексом РФ, с учетом изменений и дополнений.
• Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 21.08.98 г.

В стаж работы, дающий право на ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, включается только фактически отработанное в соответствующих условиях время.

Мы видим, что существует целый ряд периодов, которые нужно вычитать из стажа работы, дающего право на ежегодный основной отпуск. Например, в приведенном образце заполнения личной карточки мы видим, что при отпуске за второй год работы из стажа было вычтено 5 дней, поскольку именно на такое количество была превышена норма в 14 дней отпуска без сохранения заработной платы.

Интересно также, на какие документы должен опираться сотрудник отдела кадров, если ему надо исключить из стажа периоды отсутствия работника на работе без уважительных причин, например, вследствие его отстранения от работы в случаях, предусмотренных ст.

ТК. Предположить, когда у него будет такой период, сотрудник вполне может в период, когда компания составляет график отпусков.

Отдельные категории не всегда знают, когда смогут использовать отпуск в следующем году. Они, скорее всего, будут использовать отпуск по заявлению.
Например, супруги военнослужащих могут использовать отпуск одновременно с отпуском супруга. Так как все работодатели составляют график одновременно, ваша работница может не знать вплоть до 17 декабря, когда запланировали отпуск ее супругу.

Они не имели льготу на момент составления графика, а в течение года получили ее и хотят воспользоваться.

— время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на прежней работе;

— период отстранения от работы работника, не прошедшего обязательный медицинский осмотр (обследование) не по своей вине;

— время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года.

В стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, не включаются:

— время отсутствия работника на работе без уважительных причин, в том числе вследствие его отстранения от работы в случаях, предусмотренных ст.

СКАЧАТЬ

Так надо оформить. В первую очередь укажите в графике отпуск, который сотрудник не использовал в предыдущий рабочий год. После планируйте отпуск сотрудника в следующем рабочем году.

Если у работника есть неиспользованные отпускные дни и за другие предыдущие годы, не планируйте их в графике, но укажите в графе «Примечание».

Сотрудник может написать заявление и потребовать предоставить все или часть неиспользованных дней отпуска за предыдущие рабоче годы. Как поступить в этом случае, закон не говорит. Мы советуем – не отказывайте работнику.
Компания грубо нарушила правила предоставления отпусков, поэтому в случае спора, проверяющие и суд будут на стороне работника, письмо Роструда от 01.03.2007 № 473-6-0. Более того, это в ваших интересах.

Вас за это не оштрафуют.

Независимо от того, сообщил вам внешний совместитель даты отпуска по основной работе или нет, будьте готовы предоставить ему отпуск по заявлению. По основному месту работы у сотрудника могут измениться обстоятельства, а доказывать необходимость переноса отпуска работник не обязан.

Поэтому предоставьте ему отпуск в даты, о которых он просит. Не забудьте их указать в графике, а также реквизиты заявления.

График отпусков на 2019-й с отпуском совместителя, фрагмент

Главное в статьеСкрыть«Изменили даты – график надо переутвердить»

Это правда? Нет. Вносить в утвержденный график изменения или переутверждать документ в течение года не надо.

Это важно. Утвержденный график не изменяйте, а ведите его в течение календарного года, то есть регистрируйте отклонения.

Осуществление контроля за их соблюдением;

Выявление возможных проблем в коллективе и причин «текучести» кадров;

Внесение изменений по данных о персонале в базу данных;

Работа с архивом.

Отметим, что кадровик, несмотря на обширный перечень своих обязанностей, в первую очередь занимается ведением документации в той или иной организации.

Это приказы, трудовые договоры, положения, заявления сотрудников, ведение воинского учета, пенсионного, льготного и т. д.

Задачи специалиста по кадрам

Задача кадровика — своевременно и правильно оформлять документы кадровой службы, по мере необходимости вносить в них изменения, проверять на соответствие актуальному законодательству.

В редких случаях могут возникнуть переработки. В основном, это стандартный график с фиксированными привычными выходными (субботой и воскресением), а так же нерабочими днями в государственные праздники. Чаще всего работа с 9:00 до 18:00, включающая в себя перерыв на обед;

Чтобы устроиться на работу кадровиком, не нужно получать какое-то дополнительное образование. Работать в отделе кадров может человек, получивший педагогическое, юридическое или экономическое образование;

Бумажная работа без особой подвижности. Работа не требует особых физических нагрузок. Это обычная работа в комфортном кабинете, в офисе с документацией, составление приказов, протоколов и служебных записок.

Минусы профессии кадровика

К негативным моментам следует отнести:

• Нахождение между сотрудниками и начальством.