Выдача денежных средств в подотчет при наличии задолженности
- Выдача и возврат из подотчета средств, совершаемые в следующие друг за другом дни (как правило, это делается для того, чтобы скрыть излишек наличности в кассе при превышении установленного лимита).
О том, как определяется кассовый лимит, читайте в публикации«Как рассчитать лимит остатка кассы?».
- Выдача сумм на длительный срок (несколько месяцев, несколько лет).
- Выдача суммы, значительно превышающей среднемесячную величину расходов фирмы.
- Выдача суммы, существенно превышающей величину расходов, на осуществление которых она выдавалась.
- Направление сумм, выданных в подотчет, на нецелевое использование.
ВАЖНО! Единичное совершение таких операций ревизоры, возможно, оставят без внимания, поскольку их осуществление не запрещено.
- Также про подотчетные лица изменения 2019 говорят, что с 19.08.2017 г. получить наличные под отчет они могут, даже если не погасили задолженность по прошлому авансу.
- Подотчетные суммы можно переводить на банковские карты.
- С 19 августа 2017 году нужно обновить локальные акты о расчетах с подотчетными лицами.
- Ответственность
- Выдача денежных средств в подотчет при наличии задолженности
- Выдача денежных средств в подотчет при наличии задолженности за
- Кто теперь может формировать кассовую книгу
- Выдача денег в подотчет при наличии задолженности
- Оформление кассовой книги уполномоченным лицом
- Выдача денежных средств подотчет при наличии задолженности сотрудника по ранее выданным авансам
- Изменяем положение о ведении кассовых операций
Ответственность
Организациям и ИП важно соблюдать порядок ведения кассовых операций. Ведь за нарушение этого порядка грозит немаленький штраф (ч.
1 ст. 15.1 КоАП РФ):
- для организации — от 40 000 руб. до 50 000 руб.;
- для ее должностных лиц и ИП — от 4000 руб.
Выдача денежных средств в подотчет при наличии задолженности
Откуда она взялась?
Следует понимать, что процесс получения и расходования средств сотрудником-подотчетником включает 2 основные хозоперации:
- Получение от работодателя денег в подотчет на покупки, необходимые для осуществления его деятельности.
- Приобретение товаров, услуг у поставщика и совершение расчетов с ним.
И если первая операция, как мы выяснили, не предполагает законодательных ограничений по суммам, то вторая в части расчетов наличными (т. е. деньгами, выданными под отчет) строго регламентирована указанием Банка России «Об осуществлении наличных расчетов» от 07.10.2013 № 3073-У, устанавливающего предельную сумму для них. Согласно п. 6 данного документа, ограничение в сумме 100 000 руб.
Выдача денежных средств в подотчет при наличии задолженности за
При этом после утверждения авансового отчета он имеет право на получение излишне израсходованных им при покупках собственных денежных средств.
ВАЖНО! Правило 3 дней распространяется абсолютно на всех сотрудников фирмы, в т. ч. на руководителя. Даже если руководитель — единственный сотрудник.
Правильно заполнить авансовый отчет вам поможет этот материал.
А о том, как отразить авансовый отчет в бухучете, читайте в статье«Особенности авансовых отчетов в бухгалтерском учете».
Как видим, приведенные правила не содержат указания на то, какую сумму можно выдать в подотчет в 2019-2020 годах (ее предельные значения).
Лишь квитанцию от бумажного приходного ордера выдавайте, как и прежде, на руки.
При несоответствии вносимой суммы наличных денег сумме, указанной в электронном приходном ордере, кассир проставляет отметку о необходимости его переоформления и направляет приходный ордер главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии — руководителю) для его переоформления на фактически вносимую сумму денег.
При оформлении расходных ордеров в электронном виде теперь можно проставить в нем электронную подпись в получении денег.
Кто теперь может формировать кассовую книгу
Сведения о движении наличных отражайте в кассовой книге по форме № КО-4.
Выдача денег в подотчет при наличии задолженности
Теперь заявления на выдачу подотчетных сумм не требуется. Деньги сотруднику можно выдать из кассы, или перевести на его «зарплатную» карточку на основании распорядительного документа.
Центробанк не уточняет, что является таким документом. Соответственно, деньги можно выдавать на основании любого распоряжения руководства организации. Например, приказа директора о направлении сотрудника в командировку. При этом, как и раньше сотрудники смогут получать подотчетные деньги на основании своего заявления.
Поправки оставляют такую возможность.
Оформление кассовой книги уполномоченным лицом
Поправки вносятся в абз. 3 пп.4.6 Порядка ведения кассовых операций.
Выдача денежных средств подотчет при наличии задолженности сотрудника по ранее выданным авансам
А вот для командировочных расходов существуют особые условия авансового отчета. Согласно п. 26 Положения, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, сотрудник отчитаться по ним обязан в течение 3-х рабочих дней со дня возвращения.
Изменяем положение о ведении кассовых операций
Изменения по подотчетным суммам в 2019 году коснулись и документации.
Так как с 19 августа 2017 года порядок выдачи денег в подотчет изменился, предприятиям следует обновить положение о работе с подотчетными суммами.
Сотрудники могут получать подотчетные средства наличными в кассе предприятия. Также компания может перевести деньги на банковскую карту, в том числе на зарплатную карту работника (см.
Исходя из данной нормы, работодатель перед направлением сотрудников в служебную командировку обязан выдать им денежный аванс. Законодательством не предусмотрена возможность направления работников в служебную командировку за счет средств самого работника.
Государственные и муниципальные учреждения вправе, как это указано в п. 214 Инструкции N 157н, выдавать подотчетным лицам несколько подотчетных сумм при условии, что в день выдачи каждой из сумм не наступил срок представления авансового отчета по всем ранее выданным подотчетным суммам.
Если работник своевременно не представит авансовый отчет, а также не вернет ранее полученную под отчет сумму денежных средств, то у него образуется задолженность перед учреждением.
В соответствии со ст. 137 ТК РФ сумму невозвращенного аванса работодатель вправе удержать из заработной платы работника.
Правила работы в 2019 году
Законодательное реформирование положений бухгалтерского учета касательно выдачи денежных средств подотчет в бюджетных учреждениях началось еще в 2016 году. По Приказу Минфина от 01.07.2013 № 65н, произведен ряд поправок к указаниям о бюджетной классификации, изменяющий некоторые коды классификации операций сектора государственного управления (КОСГУ).
Таким образом, в регистрах бюджетного учета обновились аналитические счета, отражающие движение подотчетных сумм. Тогда же были включены и дополнения в Налоговый кодекс РФ.
В 2017 году ЦБ внес изменения в подотчет, приняв нормативно-правовой акт от 19.06.2017 № 4416-У, который внес существенные поправки к указаниям ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У.
Выдача денег под отчет в любой момент
Поправки внесены в пп.6.3 Порядка ведения кассовых операций. До внесения изменений выдача денег сотруднику, который не отчитался по предыдущему подотчету, была чревата наложением штрафа по ст. 15.1
КоАП РФ.
Подотчетное лицо обязано было не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который были выданы деньги под отчет, предъявить главному бухгалтеру авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Отчет проверялся в бухгалтерии и утверждался руководителем организации.
После этого производился окончательный расчет. При этом выдача новых денег под отчет была возможна исключительно при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной сумме.
Теперь такое правило упразднено. Наличие у сотрудника задолженности больше не является препятствием для выдачи под отчет новых денежных сумм.